Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 1: Die Digitale Personalakte

Die Verlängerung des Lockdowns und der Druck der Politik hat viele Unternehmen weiterhin dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Dadurch hat nun endlich das schon lang diskutierte, aber nie richtig angenommene Instrument der Modernisierung der Arbeitswelt richtig Schwung bekommen. Und dabei haben viele Vorgesetzte und Arbeitgeber das Arbeiten zu Hause in vielen Punkten positiv wahrgenommen und wollen nun “Work at home” als festen Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung im Unternehmen verankern. Doch um das bisher vielfach als schnelle Notlösung umgesetzte Verfahren in eine wirklich stabile und effiziente Arbeitsplatzgestaltung umzusetzen, fehlt vielen Unternehmen noch die notwendige digitale Unterstützung – und das leider vor allem im Personalbereich.

Im Recruiting wurden schon in der Vergangenheit viele Prozesse digitalisiert. Recruiter arbeiten bereits sehr häufig mit entsprechenden Recruiting-Systemen und haben damit ihre Prozesse – von der Stellenausschreibung bis zum Bewerbermanagementautomatisiert und sind bei der Abwicklung des Prozesses nicht mehr auf einen festen Arbeitsplatz im Büro angewiesen. Dies zeigt sich auch in den vielen Berichten, Webinaren, Artikeln, die sich mit dem Thema Digitalisierung der Personalarbeit beschäftigen. Leider vergessen die Meisten aber einen weiteren – nicht minder wichtigen – Bereich: Die Personaladministration. Denn auch in Lockdown-Zeiten muss die Gehaltsabrechnung erledigt, Arbeitsverträge, Gehaltsänderungen oder Kündigungen gemanagt und auch die Betriebsratsarbeit muss weiterhin erledigt werden. Um dies alles weiterhin auch im Home Office umzusetzen, gibt es für die tägliche Arbeit grundsätzlich drei Themen zu unterscheiden. Der unkomplizierte Zugriff auf Personaldokumente, die papierlose Abwicklung von Prozessen und eine schnelle und direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern. Doch wie können solche Lösungen für die tägliche Personalarbeit in der Praxis digital umgesetzt werden? Dies beschreibe ich in den nächsten Artikeln, heute beginnend mit dem Thema:

Der Zugriff auf Dokumente

In mehr als 70% der deutschen Unternehmen schlummert sie in Aktenschränken vor sich hin – die Personalakte. Für viele ein wohl gehütetes Geheimnis, dem manchmal auch negative Merkmale zugeordnet werden. Dabei ist sie für Personaler nichts anderes als ein täglich viel genutztes Arbeitsmittel und dennoch befürchten viele Mitarbeiter, dass hier geheime Informationen über jeden Einzelnen abgelegt werden. Diese Mythen über die Personalakten existieren schon genauso lange, wie es die Akten gibt und ich habe es selbst erlebt. Als ich vor 30 Jahren zum ersten Mal in der Personalabteilung arbeitete, habe ich mir sofort meine eigene Akte angeschaut – und war komplett enttäuscht. Da war nicht ein einziges Dokument abgelegt, das ich nicht kannte oder auch selbst hatte. Was für eine Enttäuschung! Im Laufe der Zeit habe ich dann gelernt, wie wichtig die Akte aber für eine professionelle Personalarbeit ist – denn es gab nur sehr wenig Personalvorgänge, in denen die Akte nicht gebraucht wurde. Dabei kamen unterschiedlichste Ausprägungen zum Vorschein – mal war es nach einem Vorgang eine reine Ablage eines Dokuments, mal war es wichtig für die Vorbereitung von Beurteilungen, Beförderungen und anderen Personalmaßnahmen und manchmal war sie auch wichtig für Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen oder Gerichtsprozesse. Natürlich hat sich im Laufe der letzten 30 Jahre vieles verändert, viele Informationen bekommt man aus IT-Systemen, die es zu der Zeit noch nicht gab. Damit hat der Zugriff auf die Personalakte zwar etwas abgenommen, aber nach wie vor ist sie das wichtigste Informationsmedium für eine kompetente Personalarbeit.

Die Personalakte ist keine Geheimniskrämerei sondern Grundlage für eine kompetente Personalarbeit!

Spätestens jetzt wird jedem bewusst, wie schwierig eine Papier-Personalakte mit einem Home Office zu vereinbaren ist – nämlich gar nicht. Wie wollen Personaler zu Hause vernünftig arbeiten, wenn wichtige Unterlagen oder Informationen zu dem Mitarbeiter im Schrank im Büro stehen und der Zugriff somit nicht möglich ist. Nicht selten müssen nur deswegen Personaler ins Büro um in Akten zu recherchieren und Dokumente zu suchen oder abzulegen. Dabei kann man nur hoffen, dass niemand Dokumente kopiert und mit nach Hause nimmt, da er sie eventuell später nochmal braucht. Datenschutz lässt grüßen.

Ein weiteres Thema sind die berühmten Schattenakten – die es natürlich in keinem Unternehmen offiziell gibt. Schattenakten sind die Akten, die bei Vorgesetzten vor Ort noch existieren. Im besten Fall liegen dort nur Kopien von Unterlagen, die im Original auch in der “echten” Personalakte liegen, nicht selten horten hier Vorgesetzte auch Unterlagen im Original, die sie nie an die Personalabteilung weiter gegeben haben. Beides ist aus datenschutzrechtlichen Gründen mehr als bedenklich, denn zum einen ist bei den Vorgesetzten vor Ort eine sichere Ablage (wer hat z.B. Zugriff) nicht immer gewährleistet, zum anderen wird es für das Unternehmen dann auch schwierig, Mitarbeitern Einsichtsrecht in alle Dokumente zu geben, die von ihnen existieren.

Wie konkret kann hierbei eine digitale Personalakte helfen?

Eine digitale Personalakte kann diese Herausforderungen wirklich komplett meistern! Denn mit einer digitalen Akte schlagen sie mehrere Fliegen mit einer Klappe. Schauen wir uns die einzelnen Themen mal genauer an:

Der Zugriff

Mal davon abgesehen, dass der Zugriff auf die Digitale Personalakte nicht nur im Büro, sondern auch vom Home Office aus möglich ist, bietet eine Digitale Personalakte auch viele weitere Möglichkeiten, die mit einer Papierakte nicht so einfach umzusetzen ist. Natürlich kann gerade der Personaler einen kompletten Zugriff auf die Akte bekommen, aber auch hier gibt es schon weitere Möglichkeiten, im Sinne des Datenschutzes und der DSGVO zu handeln. So kann auf der einen Seite auch innerhalb der Personalabteilung unterschieden werden, für welche Themen ein Mitarbeiter zuständig ist: Muss zum Beispiel ein Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung wirklich Abmahnungen sehen oder die Beurteilung des Mitarbeiters kennen? Oder hat ein Personaler Zugriff auf das gesamte Unternehmen oder nur auf die Akten der Mitarbeiter, für die er auch zuständig ist?

Auch das Problem mit den Schattenakten kann mit der Digitalen Personalakte gelöst werden. Vorgesetzten kann über einen permanenten oder temporären User Zugriff auf Akten ihrer Mitarbeiter erteilt werden. Und natürlich legt man hier auch innerhalb der Akte wieder genau fest, welche Dokumente er sehen darf. Das können zum Beispiel nur Beurteilungen sein oder Dokumente, seit der Mitarbeiter bei dem Vorgesetzten ist. Somit hat der Vorgesetzte keine Notwendigkeit mehr, selbst Akten anzulegen.

Mitarbeiter haben jederzeit das Recht, Einsicht in Ihre Personalakte zu nehmen – das ist auch im Home Office und mit Papierakten nur sehr schwer und umständlich umzusetzen. Auch hier hilft die Digitale Personalakte, denn durch einen temporären Zugriff kann dem Mitarbeiter jederzeit die Einsicht in die Personalakte gewährt werden – ganz einfach mit ein paar Klicks und unabhängig von einem Büro.

Der Zugriff kann über ein ausgefeiltes Berechtigungswesen genau definiert werden – besser als bei Papierakten

Die Ablage

Doch auch die Ablage lässt sich mit der Digitalen Personalakte massiv vereinfachen oder automatisieren. Dokumente, die in einem Office-Tool erstellt werden, können online direkt abgelegt werden, ebenso E-Mails oder E-Mail-Anhänge. Idealerweise direkt per Drag & Drop direkt aus dem E-Mail-System heraus. Je nach System sind auch keine speziellen Scanner notwendig, somit kann jeder Scanner – auch im Home Office – angebunden und genutzt werden. Idealerweise erfolgen Ablagen entweder vollautomatisch direkt aus einem Workflow heraus oder per Import zum Beispiel die Gehaltsabrechnung aus dem Abrechnungssystem. Somit kann auch ein Großteil der Ablage direkt aus dem Home Office heraus erfolgen.

Ablage von Personaldokumenten ganz einfach auch von zu Hause aus

Vorteile auch außerhalb des Home Office

Das alles sind eigentlich schon genügend Gründe für eine schnelle Umsetzung, doch eine Digitale Personalakte hilft nicht nur bei der Umsetzung des Home Office, sondern hat natürlich auch noch viele weitere Vorteile, die sowohl im Home Office als auch im Büro sehr hilfreich sind.

Datenschutz und Sicherheit

Neben der erhöhten Sicherheit beim Zugriff auf Personalakten bietet die digitale Personalakte weitere Chancen im Zusammenhang mit Datenschutz und Sicherheit. Egal, ob sie die Akte im eigenen Rechenzentrum betreiben oder vorzugsweise eine extern gehostete Lösung nutzen, denn Rechenzentren erstellen laufende Datensicherungen, sind brandgeschützt und es kommt nur derjenige rein, der auch berechtigt ist. Die Dokumente liegen auf speziellen Systemen, so dass diese nicht verändert werden können und sämtliche Zugriffe, Ablagen, Löschungen etc. werden peinlichst genau protokolliert – machen Sie das einmal bei einer Papierakte. Die Umsetzung des Datenschutzes gemäß DSGVO ist bei der Papierakte auch nicht immer umsetzbar. Denn vernichten Sie heute aus den Papierakten Dokumente, die Sie nach einer gewissen Aufbewahrungszeit nicht mehr benötigen? Moderne digitale Aktensysteme ermöglichen automatische Löschszenarien, so dass vorher festgelegte Dokumente nach einer vorgegebenen Laufzeit automatisch aus dem System gelöscht werden – auf Wunsch auch mit einem 4-Augen-Prinzip. Und zu guter Letzt können Sie natürlich auch den Zugang zusätzlich absichern, indem für die Anmeldung neben User und Passwort auch eine 2-Faktor-Authentifizierung angewendet wird.

Datenschutz hat oberste Priorität!

Schnelligkeit

Digital schneller als mit der geliebten Papierakte? Ja – natürlich. Denn neben den manchmal langen Wegen zu Aktenschränken oder Ablagesystemen sparen Sie auch erheblichen Aufwand bei der Suche nach Dokumenten. Einfache Übersichten, logische Sortierungen, Filtermöglichkeiten verbessern die Suche nach Dokumenten. Und haben Sie einmal aus Versehen ein Dokument falsch abgelegt, finden Sie dieses in der Papierakte nur durch Zufall oder durch die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Einige digitale Systeme bieten eine Volltextsuche, dies bedeutet, dass Sie nach gewissen Textpassagen in den Dokumente suchen können – entweder innerhalb einer Akte oder über den gesamten Aktenbestand, kombinierbar mit weiteren Kriterien. Damit haben Sie auch eindeutig im “normalen” Büroalltag einen weiteren Nutzen von der digitalen Personalakte.

Dokumente für Mitarbeiter

Aktuelle Digitale Personalakten bieten Ihnen auch die Möglichkeit, einzelne Dokumente permanent dem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Ein praktisches Beispiel ist hierfür die Gehaltsabrechnung. Stellen Sie sich vor, Sie sparen sich den kompletten monatlichen Aufwand für Druck, Kuvertierung und Versand der Gehaltsabrechnungen. Einfach die Abrechnung automatisch als Datei in die Akte importieren und die Mitarbeiter haben nur genau auf diese Dokumente Zugriff – einfacher geht es nicht. Und wenn der Mitarbeiter einmal ein Dokument benötigt (z.B. seine letzte Beurteilung), schalten Sie ihm dieses mit wenigen Klicks frei. Das ist modernes Management von Dokumenten.

Kostenersparnis

Kostenersparnis mit der digitalen Personalakte? Da kommen doch erst einmal hohe und unkalkulierbare Kosten für Einrichtung und Digitalisierung der Papierakten auf mich zu und dann fallen noch laufende Kosten für das System an! Ja, die Einführung der Akte ist erst einmal mit Kosten verbunden. Erfahrene Dienstleister bieten aber die Einführung der Akte zu klar kalkulierbaren Pauschalen an und am Ende rechnet sich eine Digitale Personalakte auch finanziell. Wir haben dazu bei der BEGIS ein neutrales Whitepaper zur ROI-Berechnung der digitalen Personalakte erstellt. Hier werden sehr detailliert Einsparungen aufgezeigt und mögliche Kosten gegengerechnet. Das Ganze an mehreren konkreten, praktischen Kundenbeispielen aufgezeigt. Das Whitepaper finden Sie jederzeit kostenfrei auf der Homepage der BEGIS.

Und sonst noch …

… sind Digitale Personalaktensysteme natürlich mit allen Personalsystemen kombinierbar, egal ob mit DATEV, fidelis.Personal, LOGA, PAISY, SAP, SuccessFactors oder anderen Systemen und egal, ob diese bei Ihnen im Rechenzentrum laufen oder in einer Cloud betrieben werden. Sie müssen keine Daten doppelt pflegen, denn die Personalsysteme sind in der Lage, die Stammdaten der Mitarbeiter an die Akte zu übergeben. Also einfach einen Mitarbeiter im HR-System anlegen und schon steht eine Akte für ihn zur Verfügung. Professionelle Anbieter – wie auch wir bei BEGIS – bieten auch eine Integration in SAP, SuccessFactors, fidelis.Personal oder auch andere Systeme in unterschiedlicher Tiefe an. Klären Sie diesen Punkt beim Gespräch mit Ihrem Anbieter.

Die Einführung

Das Ganze klingt jetzt nach einer optimalen Lösung, aber von heute auf morgen löst es die Probleme nicht – denn die Einführung ist doch ein aufwändiges Projekt! Nein, heutzutage nicht mehr.

Bei der Einführung des Systems begleiten Sie professionelle Dienstleister von der ersten Installation über die Testphase und die Produktivphase. Seien Sie vorsichtig bei Versprechungen, dass so ein Projekt nur 3 Tage dauert, es müssen aber auch nicht 6 Monate sein. Wir haben bei BEGIS in den letzten Jahren viel Erfahrung bei der Einführung einer Digitalen Personalakte gesammelt und wir kalkulieren in der Regel ca. 2 Monate vom Projektauftakt bis hin zur Produktivsetzung Ihres individuellen Systems. Danach müssen noch Ihre Papierakten digitalisiert werden – professionelle Dienstleister bieten Ihnen aber auch diese Dienstleistung aus einer Hand und ohne Aufwand von Ihrer Seite. Summa summarum eigentlich ein einfaches Projekt und auch vom Home Office aus durchführbar.

Fazit

Was hindert Sie also, jetzt eine Digitale Personalakte einzuführen? Eigentlich nicht viel – denn auch während des Lockdowns kann eine Einführung erfolgen und der Nutzen ist auf Dauer wirklich unschlagbar. Eine gute Beschreibung zur Digitalen Personalakte, dem Projektablauf und auch zu den Vor- und Nachteilen finden Sie auf der Homepage “Die Personalakte”. Also legen Sie lieber heute als morgen los und starten Sie ihr Projekt. Es ist einfacher und kostengünstiger als Sie glauben und Sie haben auch nach dem Lockdown ein hervorragendes Hilfsmittel zur Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben.

Im Teil 2 beschäftige ich mich mit dem Thema der papierlosen Prozesse in der Personalarbeit – bald hier auf meinem Blog. Und wenn Sie sich so eine Digitale Personalakte einmal live anschauen wollen – hier können Sie direkt online einen Termin mit mir buchen, ich zeige Ihnen gerne einmal die vielfach eingesetzte und bewährte Lösung der BEGIS und wir können über Ihre direkten Fragen und Themen sprechen. Kein öffentliches Webinar sondern ein individueller und persönlicher Termin mit mir.


Teil 1: Die Digitale Personalakte
Teil 2: Digitale Prozesse
Teil 3: Mitarbeiterkommunikation
Teil 4: Die Umsetzung

Thomas Eggert

Schon seit fast 30 Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Meine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Weiterhin beschäftige ich mich mit der Effizienz in modernen Personalabteilungen. Ich bin heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und engagiere mich bei der Aktion gegen Populismus als Gesellschafter der dump beer UG.

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