Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 2: Digitale Prozesse

Vom papierbehafteten Vorgang …

In dieser mehrteiligen Artikelserie beschäftige ich mich mit digitalen Tools, die es auch Mitarbeitern aus der Personaladministration ermöglichen, Ihre Aufgaben vom Home Office wahrzunehmen. Der Teil 1 startete mit der Digitalen Personalakte als Grundlage, um jederzeit auf Dokumente der Mitarbeiter zuzugreifen, sie abzulegen oder auch Führungskräften und Mitarbeitern Dokumente zur Verfügung zu stellen. Denn gerade die Personalarbeit ist immer noch von vielen Dokumenten abhängig und bei einer Arbeit von zu Hause aus ist ein laufender Zugriff auf die Unterlagen der Mitarbeiter unerlässlich. Doch mit den Dokumenten allein ist es nicht getan, denn gerade die administrativen Aufgaben sind geprägt von dem Zusammenspiel von Personal, Führungskraft, Mitarbeiter, Mitbestimmungsgremien und je nach Unternehmensstruktur weiteren Bereichen. Dabei nehmen diese je nach Vorgang und Einzelschritt unterschiedliche Funktionen wahr – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Information ist alles dabei und jetzt kommen digitale Prozesse zum Einsatz.

Die Herausforderung

Dabei ist es notwendig, dass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar sind und es muss möglich sein, auch Monate später zu sehen, wer zum Beispiel eine Gehaltserhöhung genehmigt hat oder wann die Mitbestimmungsgremien zugestimmt haben. Genau aus diesen Gründen sind diese ganzen Vorgänge bisher stark papier- oder formulargetrieben und das hat schon bisher mehr schlecht als recht funktioniert. Solange alle im Büro sitzen, sind zumindest die Postwege klar, auch wenn nicht selten ein erheblicher Zeitverzug durch den Versand entsteht. Und immer häufiger werden Formulare gescannt, per Mail versandt, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt, per Mail … und so weiter und so weiter. Das hat dann zumindest den Postversand zeitlich reduziert, aber praktisch ist das sicherlich nicht. Ganz zu schweigen von der Sicherheit, wenn Personaldokumente unverschlüsselt per Mail verschickt werden und zum Beispiel beim Absender nicht klar ist, ob der Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat und plötzlich das Personaldokument bei einem falschen Empfänger landet.

Administrative Personalarbeit ist geprägt von der Zusammenarbeit verschiedenster Beteiligter und muss nachvollziehbar sein

Jetzt kommt auch noch das Home Office dazu, bei vielen Unternehmen derzeit in einem rotierenden Verfahren, so dass immer eine “Grundeinheit” vor Ort im Büro ist. Woher weiß ich jetzt, an welche Adresse ich meine Anträge, Genehmigungen etc. sende? Sitzt der Ansprechpartner im Büro oder zu Hause? Soll ich ihm geschäftliche Post nach Hause senden und habe ich überhaupt die Adresse?

Die Lösung

… zu digitalen Prozessen

Wie schön wäre es, wenn Sie auf den kompletten Formularverkehr verzichten können, wenn Sie Daten nur einmal pflegen müssen und alles nachvollziehbar und sicher abgewickelt wird? Ein Traum – nein, mit digitalen Prozessen für jedes Unternehmen umsetzbar. Doch was bedeutet dies nun konkret?

Basis von digitalen Prozessen sind sogenannte Workflow Management Systeme, also Systeme, die Ihnen ihre Arbeitsprozesse digital abbilden. Dabei bilden diese Systeme mit Ihrem HR-System eine Einheit, nutzen dessen Daten und verwenden aber auch Daten aus anderen Systemen – immer aktuell und in Echtzeit. Wie das genau funktioniert, möchte ich an zwei Beispielen beschreiben:

  • Eine einfache Adressänderung eines Mitarbeiters
  • Eine Versetzung

Beispiel: Adressänderung

Was kann an einer Adressänderung so schwierig sein? Naja, eigentlich nichts, wenn sie digital abläuft. Aber schauen wir uns mal beide Varianten an. Die Aufgabe besteht darin, dass ein Mitarbeiter umgezogen ist und seine neue Adresse nun dem Unternehmen mitteilen muss.

Der klassische Weg

Der Mitarbeiter füllt ein Formular aus uns sendet dieses seinem Vorgesetzten (er soll auch darüber informiert werden). Dieser zeichnet das Formular ab und sendet es an die Personalabteilung. Die Personalabteilung arbeitet nun eine Checkliste ab, zum Beispiel:

  • Eingabe der Daten ins HR-System
  • Überprüfung, ob der Mitarbeiter einen Firmenwagen hat und evtl. manuelle Veränderung der Versteuerung Fahrt Wohnung-Arbeitsstätte
  • Überprüfung, ob der Mitarbeiter eine Ballungsraumzulage erhält und evtl. manuelle Änderung im HR-System
  • Information an weitere Stellen im Unternehmen, die die Adressänderung wissen müssen
  • Eingaben in andere Systeme im Unternehmen
  • ….
  • Ablage des Formulars in der Personalakte des Mitarbeiters

Ein Prozess, der mehrere Tage dauert und viele manuelle Tätigkeiten mit sich bringt – leider.

Der digitale Weg

Der Mitarbeiter meldet sich in einem Portal oder einer Unternehmens-App auf dem Smartphone an und kann sofort seine heutige Adresse aufrufen. Diese ändert er und sendet die Änderung ab. Nun übernimmt alles weitere der Workflow:

  • Automatische Info z.B. per Mail an den Vorgesetzten, dass der Mitarbeiter umgezogen ist
  • Schreiben der neuen Adresse ins HR-System durch den Workflow
  • Automatische Überprüfung, ob für den Mitarbeiter noch weitere Änderungen notwendig sind und nur im Bedarfsfall Info an Personalabteilung (z.B. wegen Firmenwagen)
  • Automatischer Verteiler der Daten an andere Systeme, die diese Informationen benötigen

Fertig. Der Prozess dauert wenige Sekunden, die Daten werden nur einmal eingegeben und die Fehler werden massiv reduziert. Und alles passiert online, es spielt also keine Rolle, wo der Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Personaler gerade sitzt – im Büro, im Home Office oder auf Dienstreise.

Prozesse die jeden Mitarbeiter persönlich betreffen können

Beispiel: Versetzung

Doch schauen wir uns einmal einen Prozess an, der in unserem Beispiel von der Führungskraft gestartet wird – eine Versetzung für einen Mitarbeiter. Hier müssen ja mehrere Stellen involviert werden, im einfachsten Fall Vorgesetzter, Personal, Mitbestimmung, Mitarbeiter und es muss ein Versetzungsschreiben erstellt werden. Der folgende Prozess soll nur beispielhaft sein und ist sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Der klassische Weg

  • Vorgesetzter informiert HR Business Partner mit einem Formular (HR BP) über die Versetzung mit Angabe der notwendigen Daten (Datum, Kostenstelle, Gehaltsänderung, etc).
  • HR BP sucht weitere Daten über den Mitarbeiter und genehmigt Versetzung
  • HR BP erstellt Formular für Mitbestimmung (z.B. nach § 99 BetrVG) und sendet dieses an das Gremium
  • Mitbestimmungsgremium unterschreibt (oder widerspricht) und sendet Formular zurück
  • HR Business Partner füllt Versetzungsformular aus und sendet dieses mit der Genehmigung der Mitbestimmung an HR Administration
  • HR Administration prüft Daten und erstellt Versetzungsschreiben, idealerweise mit einem Vertragstool, häufig leider per Word
  • Versetzungsschreiben geht zweifach per Post an Mitarbeiter zur Unterschrift
  • Mitarbeiter unterschreibt und sendet beide Exemplare an den Vorgesetzten
  • Vorgesetzter unterschreibt und sendet ein Exemplar an den Mitarbeiter und ein Exemplar an HR Administration
  • HR Administration gibt Daten ins System ein
  • HR Administration legt Versetzungsschreiben, Versetzungsantrag, die Genehmigung der Mitbestimmung händisch in der Personalakte ab
  • HR Administration informiert gemäß einer Checkliste weitere Stellen im Hause über die Versetzung (postalisch, per Mail, …)

Ok, eine einfache Versetzung, mindestens 12 Schritte, 3 Dokumente und 10 Tage Durchlaufzeit. Dabei wurden die Daten in mehrere Formulare eingegeben und während des Prozesses wusste niemand genau, wer gerade was macht bzw. wo der Vorgang gerade schlummert. Und das Ganze soll jetzt auch im Home Office funktionieren? Ich kenne Unternehmen, da fahren zur Zeit Personaler durch die Gegend, um Unterschriften von den Beteiligten im Home Office einzuholen.

Der digitale Weg

  • Vorgesetzter ruft in einem Online-Portal oder der Unternehmens-App den Mitarbeiter auf und bekommt die notwendigen bisherigen Daten
  • Er gibt neue Stelle, Datum etc. über eine Maske ein, idealerweise mit Dropdown-Felder oder einfachen Auswahlboxen und gibt diesen Schritt frei
  • Das System kennt den zuständigen HR Business Partner und informiert diesen über den Versetzungsantrag z.B. per E-Mail. Dieser ruft die Versetzung auf und klickt auf einen Button zur Genehmigung (oder widerspricht)
  • Nun erstellt das System automatisch eine Meldung für die Mitbestimmung (z.B. nach § 99 BetrVG)
  • Das Mitbestimmungsgremium genehmigt (oder widerspricht) online per Klick (auch mit Bemerkungen)
  • Bei Genehmigung erstellt das System automatisch das Versetzungsschreiben auf Basis der individuellen Unternehmsvorlagen und Daten
  • Der Mitarbeiter wird informiert, dass er sein Versetzungsschreiben online unterschreiben kann (per digitaler Signatur, mit einem Unterschriften-Pad oder auch mit dem Finger auf dem Bildschirm seines Smartphones)
  • Der Vorgesetzte wird informiert, dass der Mitarbeiter unterschrieben hat und unterschriebt nun auch das Dokument online
  • Damit ist die Versetzung erledigt, das Dokument wird automatisch in der Digitalen Personalakte abgelegt und die Daten ins HR System übertragen oder auch andere Stellen digital informiert

Somit wurden die Daten nur 1x vom Vorgesetzten am Anfang eingegeben. Kein einziges Dokument wird gedruckt und die Durchlaufzeit beträgt nur ein paar Minuten. Auf Wunsch können zu jeder Zeit andere Stellen informiert werden oder Daten an andere Systeme geschickt werden. Und es ist jederzeit bekannt, wer gerade welchen Arbeitsschritt vornehmen muss. Komfortabler geht es wirklich nicht und alles auch im Home Office machbar.

Im Ergebnis

Diese beiden Beispiele zeigen grundsätzliche Möglichkeiten auf, die Themen sind fast unendlich. Gehaltsänderung, Eintritt, Arbeitszeitänderung, Kostenstellenwechsel, Überstundenausgleich, diverse Anträge, ja, sogar Zeugnisse sind auf diesem Weg möglich. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Keine Dokumente in Papierform
  • Keine Mehrfacheingabe von Daten
  • Jederzeit auskunftsfähig über den Status des Prozesses
  • Unabhängig vom Arbeitsort

Nachteile ???

Welche Systeme

Nun gibt es für die Einführung solcher Workflow Management Systeme unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Viele HR-Systeme bieten bereits die Möglichkeit, Prozesse abzubilden oder man nutzt ein eigenes Workflowsystem, das idealerweise direkt auf die Daten der HR-Systeme, wie Payroll, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement, etc. zugreifen kann. Hier gibt es dann noch Unterschiede, ob das Workflowsystem nur fest definierte Standardprozesse abbildet oder individuell angepasst werden kann.

HR-SystemWorkflow StandardWorkflow individuell
ProzesseNur innerhalb des jeweiligen HR-Systems möglich. D.h. eventuell verschiedene Oberflächen für Zeit, Gehalt oder BewerberVerschiedene Systeme anbindbar, nur eine zentrale OberflächeVerschiedene Systeme anbindbar, nur eine zentrale Oberfläche
UserJeder Mitarbeiter muss User im HR-System seinNur Workflow-User notwendigNur Workflow-User notwendig
ZugriffIn der Regel nur innerhalb des UnternehmensnetzwerkesAuch im Internet verfügbar Auch im Internet verfügbar
AnpassungNur innerhalb der Grenzen des jeweiligen HR-SystemsSehr geringe Anpassung (von Corporate Identity bis zu individuellen Prozessschritten), da Standards übernommen werden Komplett anpassbar, somit tiefe Integration in bestehende Portale möglich (Layout) und individuelle Prozesse abbildbar
KostenIn der Regel hohe Kosten für User im HR-System (für alle Mitarbeiter)Nur Kosten für Software und BetriebNur Kosten für Software und Betrieb
AppApp des HR-Systems muss genutzt werden, dadurch evtl. mehrere Apps je nach ThemaStandard-AppIndividualisierbare Unternehmens-App mit spezifischem Layout und eigenen Inhalten
Systemwechsel HR-SystemWorkflows müssen neu eingerichtet werdenSchnittstelle zu HR-System muss neu definiert werdenSchnittstelle zu HR-System muss neu definiert werden
Gegenüberstellung der Systemvarianten
hr-prozess
Infografik “Workflow”

Vieles spricht für ein individuelles Workflowsystem, da Sie dieses wirklich spezifisch an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können. Beim Layout und der Gestaltung der Masken und vor allem bei der Gestaltung der einzelnen Prozessschritte und Beteiligten. Natürlich sind im Personalbereich viele Prozesse in Ihrer Grundstruktur bei jedem Unternehmen gleich, aber der Teufel steckt – wie so häufig – auch hier im Detail. Wir haben bei der BEGIS schon viele Workflow-Systeme für unsere Kunden umgesetzt – bisher war kein Prozess 1:1 bei allen Unternehmen standardisierbar.

Und sonst noch …

… ist die Sicherheit gegeben?

Die Sicherheitsdiskussion führen wir häufiger mit Kunden. Jetzt soll plötzlich jeder Mitarbeiter auf Personaldaten zugreifen, alles geht übers Internet und so weiter. Natürlich sprechen wir bei Personaldaten immer von besonders schützenswerten Daten, die einer erhöhten Sicherheit bedürfen. Aber hier gibt es mittlerweile viele Sicherungsmassnahmen, die teilweise in der “alten” Papierform gar nicht möglich sind. Detaillierte Berechtigungskonzepte mit klaren Vertretungsregelungen, Zugriffe nur über https-Verbindungen, Anmeldungen mit einer 2-Faktor-Authentifizierung, um nur einige Beispiele zu nennen. Wir sind es im privaten Umfeld gewohnt, Bankgeschäfte, Versicherungen – mittlerweile auch Gesundheitsdaten – über das Internet zu regeln, warum nicht auch Daten aus einem Beschäftigungsverhältnis?

Bankgeschäfte sind schon lange online, warum nicht auch Personalprozesse?

Mitarbeiter sind nicht digital

Gerade in Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Mitarbeitern, die nicht täglich an einem PC sitzen, kommt das Argument sehr häufig. “Unsere Mitarbeiter nutzen das nicht“, “es hat nicht jeder (zu Hause) einen PC mit Internet” und so weiter. Dem ist aber nicht so – in Deutschland besitzt derzeit jeder Bürger 1,33 Smartphones, 71% surfen täglich im Internet und mehr als 65% der 20 bis 65-jährigen nutzen bereits Online-Banking. Oder kennen Sie persönlich noch jemanden ohne Smartphone? Die Frage ist vielmehr, wie leicht und einfach mache ich es dem Mitarbeiter? Klare Zugangswege – idealerweise über eine App – einfaches User Interface und logische, einfach designte Prozesse und schon steht einer flächendeckenden Nutzung nichts mehr im Weg.

Wir hatten diese Prozesse bei einer Arbeiterwohlfahrt mit 3.800 Mitarbeitern aus allen Bereichen eingeführt – von der Pflege über Kindergarten bis zu Altenheimen. Innerhalb einer Woche waren bereits 50% der Mitarbeiter online und konnten das System rund um die Uhr nutzen. Übrigens – das Unternehmen erreichte mit dieser Lösung beim Deutschen Personalwirtschaftspreis 2020 der Fachzeitschrift Personalwirtschaft den 2. Platz in der Kategorie “Digital”.

Das “DPP-Macher” Video der AWO Oberbayern zum Deutschen Personalwirtschaftspreis 2020 der Personalwirtschaft

Was die Presse darüber berichtete, finden Sie in dem Kundenbericht “AWO Oberbayern: Gemeinnützige Digitalisierung”, den Sie auf der Homepage der BEGIS kostenfrei lesen können. Ebenso finden Sie hier einen Kundenbericht der Firma Hieber’s Frische Center, die ebenfalls alle Personalprozesse für 12 EDEKA-Märkte über Workflows steuert.

AWO Oberbayern

Hieber’s Frische Center

Die Einführung

Das ist jetzt aber ein Riesen-Projekt, das schaffen wir nicht! Nun gut, umfangreiche Workflows sind nicht ein einer Woche designt, umgesetzt, getestet und eingeführt. Dennoch muss man irgendwann damit beginnen, denn die fertigen digitalen Prozesse bieten so viele Vorteile, dass jeder Tag später ein Tag zu spät ist. Stellen Sie nicht alle Prozesse auf einmal um, beginnen Sie vielmehr mit einfachen Prozessen, die einen schnellen Erfolg bringen. Prozesse mit wenig Stufen, die schnell eingeführt sind und mit denen alle Mitarbeiter an das System herangeführt werden. Idealerweise haben Sie bereits vorher eine Digitale Personalakte eingeführt, damit Dokumente aus den Workflows heraus auch automatisch abgelegt werden können und nicht noch einmal ausgedruckt werden müssen.

Fazit

Wenn Sie die komplette Personaladministration auch ins Home Office bringen wollen, geht an digitalen Prozessen nichts vorbei. Sie verringern die Fehlerquote und sind wesentlich schneller und effizienter in den Prozessen. Und der Prozess läuft komplett ortsunabhängig, egal ob Sie im Büro, im Home Office oder auf Geschäftsreise sind. So schaffen Sie auch Mehrwerte für Ihre Mitarbeiter und präsentieren sich als moderner Arbeitgeber.

Im Teil 3 beschäftige ich mich mit dem Thema der modernen Mitarbeiterkommunikation. Und wenn Sie sich digitale Personalprozesse einmal live anschauen wollen – hier können Sie direkt online einen Termin mit mir buchen, ich zeige Ihnen gerne einmal die vielfach eingesetzte und bewährte Lösung der BEGIS und wir können über Ihre direkten Fragen und Themen sprechen. Kein öffentliches Webinar sondern ein individueller und persönlicher Termin mit mir.


Teil 1: Die Digitale Personalakte
Teil 2: Digitale Prozesse
Teil 3: Mitarbeiterkommunikation
Teil 4: Die Umsetzung

Thomas Eggert

Schon seit fast 30 Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Meine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Weiterhin beschäftige ich mich mit der Effizienz in modernen Personalabteilungen. Ich bin heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und engagiere mich bei der Aktion gegen Populismus als Gesellschafter der dump beer UG.

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