Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 3: Kommunikation

Die Diskussion um das Home Office hat es offen gelegt – für viele ist ein sinnvolles Arbeiten von zu Hause aus nicht effizient zu erledigen, denn es fehlt an der notwendigen technischen Unterstützung. Ein Laptop und Handy sind schnell beschafft, aber sie allein genügen leider nicht. Daher gehe ich in dieser Artikelserie auf die speziellen Themen der Personaler ein, die im Home Office sitzen und vor allem beschäftige ich mich mit den Themen rund um die administrative Personalarbeit. In den ersten beiden Artikeln zu dieser Serie habe ich mich mit den Themen “Dokumente” und “Prozesse” auseinander gesetzt, in diesem geht es um die Kommunikation mit den Mitarbeitern im Unternehmen. Denn gerade die Personalabteilung besteht nicht nur aus dem Austausch von Prozessen und Genehmigungen, vielmehr spielt die Kommunikation zu und mit Mitarbeitern eine sehr wesentliche Rolle. Aus meiner Sicht gibt es dabei drei grundsätzliche Themen zu unterscheiden:

Information an Mitarbeiter

Informationen an Mitarbeiter erfolgen in Unternehmen häufig über unterschiedlichste Kanäle. “Offizielle” Themen werden über E-Mail, Intranetseiten oder manchmal sogar per Briefpost verteilt. Hier handelt es sich zum Beispiel um neue Betriebsvereinbarungen, neue Regelungen im Unternehmen, Anweisungen etc. “Inoffizielle” Themen, bzw. Themen, die den Unternehmensalltag betreffen, verteilen viele Unternehmen entweder auch über das Intranet oder eine eigene Hauszeitschrift, die in regelmäßigen Abständen noch klassisch gesetzt, gedruckt und versandt wird. Für viele ein wichtiger Baustein der Unternehmenskultur, zeigt die Hauszeitschrift doch meistens das Leben im Unternehmen und hat auch normalerweise keinen bindenden Charakter sondern dient der reinen Information. Früher gab es noch das “schwarze Brett“, doch dies stirbt immer mehr aus, gerade in immer größer werdenden Unternehmen die räumlich weit verteilt sind. Und zum Schluss nicht zu vergessen die Information über Führungskräfte, also nach dem Kaskadenmodell.

Heutige Methoden

Jede dieser Methoden hat Ihre Vor- und Nachteile, meistens wird auch ein Mix aus mehreren Methoden verwendet. Es gibt Unternehmen, bei denen nicht jeder Mitarbeiter eine Firmen-E-Mail-Adresse besitzt oder keinen Zugang zum Intranet hat, denken Sie nur an Produktionsunternehmen, die Baubranche, im Pflegebereich etc. Hier scheiden sowohl E-Mail als auch Intranet schon mal aus. Die gute alte Post hat auch mehr Nach- als Vorteile. Sicherlich kann hiermit sehr gezielt informiert werden, aber zum einen fallen mit der Post verhältnismäßig hohe Kosten für Druck, Kuvertierung und Porto an und sie ist für eilige Nachrichten nur bedingt geeignet. Da bleibt dann nur noch die Kommunikation über Führungskräfte übrig – aber sind Sie sich da sicher, dass alles wahrheitsgemäß und umfänglich weiter gegeben wird (egal ob bewusst oder unbewusst)? Die stille Post kennen wir ja alle …

Digitale Lösungen

Nutzen Sie Kommunikationsportale, mit deren Hilfe Sie jederzeit einen Artikel, Beitrag etc. veröffentlichen können, ähnlich wie ein Post bei facebook, LinkedIn oder XING. Hier haben Sie den Vorteil, dass Sie bei vielen Systemen die Möglichkeit haben, Informationen auch nur an bestimmte Mitarbeitergruppen (z.B. nur Werk A oder nur Kostenstelle xy) zu versenden und Sie können auch nachvollziehen, wer die Nachrichten gelesen hat. Mitarbeiter haben auch – wenn Sie dies wünschen – die Möglichkeit, diese Nachrichten zu kommentieren und Sie erhalten sofortiges Feedback zu der Information. Schnell, einfach, unkompliziert und für viele aus dem privaten Alltag gewohnt, da der Umgang mit solchen Tools mittlerweile selbstverständlich ist, man denke allein nur an die 32 Millionen facebook-Nutzer in Deutschland. Der Vorteil dieser Kommunikationsportale ist, dass sie auch außerhalb vom Unternehmensnetzwerk nutzbar sind. Die Mitarbeiter benötigen einen Internetzugang oder eine App auf dem Smartphone und fertig. Der Zugang kann auch über eine private E-Mail oder reine User-Daten erfolgen, womit Sie normalerweise wirklich fast jeden Mitarbeiter im Unternehmen erreichen.

Interessant wird ein solches Medium vor allem, wenn es zum Beispiel direkt von der Unternehmensleitung genutzt wird und hier schnell und direkt über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen informiert wird.

Aber auch für die “inoffiziellen” Themen kann ein solches Tool sehr gut genutzt werden. Denn sind wir mal ehrlich, ein Druck und Versand einer Zeitung ist wirklich nicht mehr zeitgemäß und die Artikel in einem News-System können ja auch entsprechend kategorisiert werden. Somit weiss auch der Leser sofort, ob es eine offizielle Nachricht ist oder “nur” eine inoffizielle Information.

Wir haben Kunden bei der BEGIS, die müssen schnell mehrere hundert Filialen erreichen. Dies stellte sie gerade in Zeiten der Pandemie vor eine fast unlösbare Aufgabe, vor allem, wenn es darum ging, neue Regelungen im Umgang mit der Situation schnell zu kommunizieren und umzusetzen. Vor Einsatz unseres Tools erfolgte die Information über mehrere Ebenen der Führungskräfte – da sind die Themen in unterschiedlichster Ausprägung bei den Mitarbeitern angekommen …

Kommunikation mit Mitarbeitern

Was ist nun der Unterschied zur Information? Bisher haben wir uns vor allem Themen angeschaut, die in eine Richtung funktioniert haben. Vom Unternehmen gehen Infos an den Mitarbeiter, doch es gibt gerade für die Personalarbeit immer wieder die Notwendigkeit, mit den Mitarbeitern direkt in beide Richtungen zu kommunizieren.

Heutige Methoden

Jetzt werden viele sagen, das ist doch kein Problem, wir haben ja Telefon und E-Mail, aber auch diese Medien funktionieren nicht immer. Denn auch hier haben wir das Problem, dass nicht jeder Mitarbeiter eine Unternehmens-E-Mail besitzt oder an einem Arbeitsplatz mit Telefon sitzt. Schauen Sie alleine wieder in Branchen wie die Baubranche, den Pflegebereich oder auch reine Produktionsunternehmen. Hier sind normalerweise nur die zentralen Bereiche mit E-Mail und Co. ausgestattet, der Rest aber leider nicht. In manchen Unternehmen wird dies mit zentralen Kommunikationsterminals in der Produktion abgefedert, zum Beispiel auf Baustellen oder in der mobilen Pflege ist aber auch dies nicht möglich.

Digitale Lösungen

Wer – wie ich ja auch – mit der Entstehung des Internet aufgewachsen ist, hat die E-Mail zu schätzen gelernt, denn sie ist schneller und unkomplizierter als die gute alte Post. Doch mittlerweile hat die E-Mail auch schon ausgedient und hier hilft wieder ein Blick auf das private Umfeld. Im Privaten haben Chat-Systeme wie Whatsapp, Telegram, Signal oder der Messenger von facebook der E-Mail schon längst den Rang abgelaufen. Jetzt könnte man sicherlich auch diese für die berufliche Kommunikation nutzen – und in vielen Bereichen wird das (leider) auch so getan. Doch hier kommen wir sofort in datenschutzrechtliche Probleme:

  • es werden berufliche und private Nachrichten in einem Tool gemischt
  • die Daten liegen auf Servern außerhalb Deutschlands bzw. Europa
  • ein Versand zum Beispiel von Dokumenten ist rechtlich extrem kritisch
  • interne Telefonbücher können nicht genutzt werden
Die Infoseite “Mitarbeiterkommunikation”

Doch auch hierfür gibt es professionelle Lösungen, die die Vorteile aus beiden Welten vereinen. Zum einen die Einfachheit der modernen Tools als auch die Sicherheit der Daten des Unternehmens. Möglich wird dies durch Kommunikationstools, die unternehmensintern auf zertifizierten Servern laufen und entweder online über einen Browser oder in einer eigenen Unternehmens-App den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise integriert diese Lösung sowohl die beiden Themen Information als auch Kommunikation, stellt Ihnen interne Adressbücher zur Verfügung und ist sowohl über den Desktop Rechner als auch eine App verfügbar. Somit können Sie sowohl 1:1 mit einzelnen Mitarbeitern als auch in Gruppenräumen chatten und sich austauschen oder auch Dokumente versenden. Wie so etwas grundsätzlich aussehen kann, finden Sie in einer schönen Übersicht auf der Info-Webseite mitarbeiterinfo.com.

Versand von Dokumenten

Auch der Versand von Dokumenten ist eine bestimmte Art der Kommunikation, ein schönes Beispiel ist die monatliche Gehaltsabrechnung, die in einem Großteil der Unternehmen immer noch in Papierform versendet wird. Schauen wir uns gerade dieses Beispiel einmal genauer an:

Heutige Methode

Monat für Monat das Gleiche – Unternehmen kommunizieren ihren Mitarbeitern die aktuelle Gehaltsabrechnung und das meistens mit einem sehr aufwändigem Prozess. Da wird nach dem “Abrechnungslauf” eine Druckdatei erstellt, diese muss nun so (heimlich) gedruckt werden, dass niemand beim Druck das Ergebnis lesen kann, danach geht’s zur Kuvertierung. Die Kuvertierung übernehmen dabei nicht selten Personaler, damit auch jederzeit der Datenschutz gewährleistet ist. Nun noch frankieren und zur Post bringen oder in die interne Verteilung geben. Und dann gibt es die Ausnahmen – unterschiedliche Versandadressen, manche wollen es nicht intern sondern an eine Privatadresse und stellen Sie sich den Super-Gau vor, wenn einmal eine Gehaltsabrechnung falsch sortiert wurde und der AZUBI die Gehaltsabrechnung der Geschäftsführung bekommt.

Wenn man dies alles zusammenrechnet, kommen Sie schnell einmal auf Kosten von mindestens 1,50 EURO pro ausgedruckter und verschickter Gehaltsabrechnung – und das jeden Monat für alle Mitarbeiter. Hohe Kosten, aufwändige Prozesse, lange Laufzeiten – das muss heutzutage wirklich nicht mehr sein.

Neue Tools

Infografik “Payroll Portal”

Wer erhält heute noch seine Kontoauszüge der Bank per Post oder bekommt Versicherungsunterlagen noch im Original zugesandt? Diese Branchen haben es uns vorgemacht – es geht auch ohne Papier und dennoch unter Einhaltung des Datenschutzes. Und in der Regel auch noch kostengünstiger als bisher.

Drucken Sie die Gehaltsabrechnungen nicht mehr aus, sondern lassen Sie die Druckdaten direkt in ein Portal für Ihre Mitarbeiter einlesen. Dies kann jeden Monat vollautomatisch erfolgen und das empfangende System legt die Abrechnung bei jedem Mitarbeiter direkt in seinem persönlichen Postfach ab. Nun kann der Mitarbeiter über einen gesicherten Zugang jederzeit auf seine Abrechnungen zugreifen, diese downloaden, drucken oder im Archiv liegen lassen. Und das ohne zeitliche Verzögerung, sicher auf deutschen Servern und kostengünstiger als bisher. Das funktioniert natürlich auch mit anderen Dokumenten, wie Zeitnachweisen, der Lohnsteuerbescheinigung oder anderen Schriftstücken.

Ganz nebenbei hilft das auch unserer Umwelt, denn durch den Wegfall des Ausdruckes spart man Holz für die Papierherstellung, Energie, CO2 etc. ein. Und da kommt bei Unternehmen schnell man eine Menge zusammen.

Gegenüberstellung

Heutige MethodeNeue Tools
AbrechnungslaufAbrechnungslauf
Druck der GehaltsabrechnungÜbertragung der Datei
Kuvertierung
Versand oder Verteilung
Mitarbeiter hat ZugriffMitarbeiter hat Zugriff
Mehrere TageEinige Minuten
Gegenüberstellung der Systeme
Die Infoseite “Payroll-Portal”

Solche Systeme finden Sie manchmal als integriertes Modul in Ihrer Software oder idealerweise als eigenständige Lösung. Diese eigenständigen Lösungen haben den Vorteil, dass Sie ohne Probleme aus dem Internet verfügbar sind und keine weitere Verbindung in das Unternehmensnetzwerk notwendig ist. Der Zugang für die Mitarbeiter kann dabei über verschiedenste Sicherheitsfeatures, wie eine 2-Faktor-Authentifizierung zusätzlich abgesichert werden. Ein weitere, detaillierte Beschreibung über Funktionsweisen solcher Lösungen finden Sie auf der Info-Webseite payroll-portal.de .

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, die Information von Mitarbeitern oder Kommunikation mit Mitarbeitern erheblich zu verbessern. Dabei spielen neben geringeren Kosten vor allem Themen wie die schnellere und gezieltere Kommunikation mit Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen die entscheidende Rolle. Idealerweise sind diese Tools auch über eine unternehmensinterne App nutzbar, so dass Mitarbeiter zum einen alles in einer App nutzen können, zum anderen aber private und geschäftliche Themen weiterhin klar abgetrennt sind.

Der Aufwand zur Einführung hält sich absolut im Rahmen, häufig können Sie die Tools bereits nach wenigen Wochen Projektlaufzeit produktiv nutzen.

Präsentieren Sie sich Ihren Mitarbeitern als modernes, fortschrittliches Unternehmen, dass alle technischen Möglichkeiten zum Vorteil der Mitarbeiter nutzt.


Teil 1: Die Digitale Personalakte
Teil 2: Digitale Prozesse
Teil 3: Mitarbeiterkommunikation
Teil 4: Die Umsetzung

Thomas Eggert

Schon seit fast 30 Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Meine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Weiterhin beschäftige ich mich mit der Effizienz in modernen Personalabteilungen. Ich bin heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und engagiere mich bei der Aktion gegen Populismus als Gesellschafter der dump beer UG.

3 thoughts on “Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 3: Kommunikation

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.