Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 4: Die Umsetzung

In den letzten drei Artikeln habe ich mich mit den Tools beschäftigt, die es den Mitarbeitern vor allem aus der administrativen Personalarbeit ermöglichen, ihre vielfältigen Aufgaben aus dem Home Office heraus zu bewältigen. Dabei habe ich die Themen “Dokumente”, “HR-Prozesse” und “Kommunikation” genauer beschrieben. In allen drei Bereichen bieten digitale Tools die Möglichkeit, dass alle Beteiligten an den einzelnen Themen ortsunabhängig arbeiten können, also egal, ob Mitarbeiter, Führungskräfte oder andere Beteiligte im Büro, im Home Office sitzen oder sich auf Geschäftsreise befinden. Es sind also alles Lösungen, die nicht nur die aktuelle Situation der Home Office Arbeitsplätze unterstützen, sondern auch in der weiteren Zukunft einen hohen Beitrag zur Effizienz von Personalprozessen liefern. Diese Tools sind also nicht nur eine Momentaufnahme, sondern bieten langfristig moderne Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu verbessern und die Qualität der Personalarbeit nachhaltig zu erhöhen.

Doch wie geht man nun dieses Projekt am besten an, wie unterscheiden sich Systeme und womit starten?

Best of breed oder One System for all?

Jeweils das Beste für ein Thema oder ein System für alles? Darüber gibt es viele Diskussionen, Vor- und Nachteile, Befindlichkeiten und Meinungen. Am Ende muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, welchen Weg es gehen will.

Best of BreedOne System for all
Für jedes einzelne Thema (z.B. Recruiting, Payroll, Learning, …) jeweils die beste LösungEin System, dass alles abbildet
Die jeweiligen Themen werden optimal abgebildetEinzelne Themen werden manchmal nur zu einem Teil abgedeckt
Der Anbieter hat in dem speziellen Thema in der Regel ein sehr hohes KnowHowAnbieter benötigt breites KnowHow über die gesamte Palette
Schnittstellenmanagement notwendigKeine Schnittstellen
Mehrere Oberflächen, User DesignEine einheitliche Oberfläche
User nutzen nur das System, das sie benötigenUser haben Zugriff auf das gesamte System, evtl. überfrachtete Oberflächen

Und jetzt? Aus meiner Erfahrung heraus ist es wieder mal die gesunde Mischung, die die optimale Lösung bietet. Dies bedeutet einen Best of Breed-Ansatz, aber auf überschaubarer Ebene, also nicht hunderte von einzelnen Lösungen sondern eine gesunde Mischung der Besten 4-5 Systeme – das sind auch Aufteilungen, wie wir sie als BEGIS immer wieder bei unseren Kunden antreffen. Wir finden hier häufig genau die 4-5 Themen bzw. Softwareblöcke vor.

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Org-Management
  • Zeitwirtschaft
  • Recruiting
  • Personalentwicklung mit E-Learning

Nicht selten folgen diese Systeme der Organisation im Unternehmen, die Recruiter nutzen ihr Recruiting-System, der HR-Service die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalentwickler Learning-Systeme und so weiter… Das funktioniert ganz gut, so lange die Systeme vorrangig innerhalb des HR-Bereichs genutzt werden. Jeder kennt sein System, seine Vor- und Nachteile und ist die jeweilige Oberfläche gewöhnt. Schwieriger wird es jetzt, wenn auch Führungskräfte und Mitarbeiter in die Prozesse einbezogen werden sollen und somit auch die einzelnen Systeme nutzen sollen. In der Regel sind diese User nicht gerade die Power-User, die tagtäglich mit den Systemen arbeiten und so kommen diese schnell an ihre Grenzen, wenn sie für jedes Thema ein anderes System mit unterschiedlicher Oberfläche und User-Führung anwenden müssen. Da blickt am Ende keiner mehr durch und die Systeme verlieren schnell an Akzeptanz. In der Regel sind die Systeme auch eher datengetrieben aufgebaut und weniger prozessgetrieben, was die Einbindung weiterer Prozessbeteiligter und die Nutzung für den Gelegenheits-User nicht gerade einfacher macht.


Ganz am Rande: Hier sehe ich derzeit auch ein großes Problem bei einem Großteil der HR-StartUps. Viele konzentrieren sich auf ganz spezielle Themen und haben sehr spannende Tools speziell für dieses Thema entwickelt, meistens auf Basis einer App. Tolle Lösungen, nur befürchte ich, dass gerade dies Granularität für viele Unternehmen ein Problem wird. Da gibt es Apps für Recruiting von “Blue Collars”, für das Recruiting per Video, für Mitarbeiterempfehlungen, für Mitarbeiterumfragen, für Kommunikation, für E-Learning, für Beurteilungen, für … Wer soll da noch durchblicken und genau wissen, für welches Thema er welches Tool oder welche App er nutzen soll – ganz zu schweigen von den unendlichen Schnittstellen.


Doch wie bringen sie nun Systeme an Mitarbeiter oder Führungskräfte, die diese gerne nutzen und nicht nur verwirren?

Hier bietet sich nun neben den bestehenden Systemen eine weitere Lösung nach dem Best of Breed-Ansatz an. Mit reinen Tools für Prozesse und Kommunikation können Sie eine Oberfläche entwickeln, die genau auf Ihre eigenen Abläufe zugeschnitten ist und auch im Layout genau Ihren Anforderungen entspricht. Das System holt sich dabei die notwendigen Daten aus den jeweiligen Subsystemen (z.B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung), benutzt diese im Rahmen der Prozesse und übergibt veränderte Daten an das Ursprungssystem zurück. Somit nutzen Führungskräfte, Mitarbeiter, die Mitbestimmung etc. nur diese eine Oberfläche und bekommen im besten Fall gar nicht mit, ob die Informationen zum Beispiel aus der Payroll oder der Zeitwirtschaft kommen. Das muss den Enduser auch nicht interessieren, denn er bekommt ein Portal, das ihn Schritt für Schritt durch den einzelnen Prozess führt. Über dieses Portal bekommt er aber auch seine Dokumente, erfährt Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder chattet mit Kollegen. Idealerweise spielt es dabei keine Rolle, ob er an einem Rechner im Büro oder unterwegs am Laptop sitzt oder er alles über eine zentrale App steuert.

Die Reihenfolge

Wenn wir uns nun einmal die drei Themen – Ablage, Prozesse, Kommunikation – aus den vorhergegangenen Artikeln anschauen, macht es Sinn, mit der Digitalen Personalakte vor den Prozessen zu beginnen. Zum einen ist ein Aktenprojekt einfach und schnell umzusetzen, zum anderen macht es wenig Sinn, digitale Prozesse einzuführen und dann im Workflow erzeugte Dokumente auszudrucken und in Ordner abzulegen. Alles andere kann parallel erfolgen, dies sollten Sie eher abhängig von freien Kapazitäten machen oder wie schnell das System auch Einsparungen liefert oder eine hohe Akzeptanz bekommt.

On Premise / Cloud

Cloud computing, technology connectivity concept

Eine ewige Diskussion seit es die Möglichkeiten gibt, mit vielen Vor- und Nachteilen auf beiden Seiten. On Premise hat den Vorteil, dass alle Systeme bei Ihnen im Unternehmen liegen und verfügbar sind. Ob es allerdings Sinn macht, für jedes System die entsprechenden Spezialisten vorzuhalten und wie der Datenschutz zum Beispiel auf Administrator-Ebene gewährleistet ist, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Die Diskussion kommt aber vor allem hoch, wenn einmal etwas nicht läuft. Dann beginnt das Ping-Pong-Spiel. Der Anbieter schiebt es auf den Kunden, der Kunde auf den Anbieter – eine Diskussion, in der in der Regel beide verlieren.

Doch auch die Cloud hat ihre Herausforderungen. Auf jeden Fall sollten Sie ein reines Cloud-System genau prüfen. Wo liegen wirklich die Daten (Deutschland, Europa, Weltweit) und macht es wirklich Sinn, sich ein System mit vielen anderen Kunden zu teilen? Denken Sie auch hier an den Datenschutz oder wenn es wirklich um individuelle Anpassungen geht. Viel mehr Sinn macht hier eine ASP- oder SaaS-Lösung, bei der Sie zum einen genau wissen, wo Ihre Systeme und Daten liegen und bei der die Kunden ihre individuellen Systemlandschaften nutzen können. Somit vereinbaren Sie aus beiden Varianten das Beste – die individuelle Lösung für ihr Unternehmen, optimale Datensicherheit und die Gewissheit, dass der Anbieter Ihnen immer ein optimiertes System zur Verfügung stellt.

Fazit

Das A&O bleibt aber – beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer administrativen Personalprozesse. Denn mit digitalen Prozessen ermöglichen Sie nicht nur ein vernünftigen Arbeiten aus dem Home Office, Sie profitieren von effizienten Prozessen, klaren Abläufen und einer hohen Prozesssicherheit. Und wenn Sie Fragen dazu haben – sprechen Sie mich gerne an, wir haben bei BEGIS in den letzten Jahren viele Kunden bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie im Personalbereich unterstützt.


Teil 1: Die Digitale Personalakte
Teil 2: Digitale Prozesse
Teil 3: Mitarbeiterkommunikation
Teil 4: Die Umsetzung

Thomas Eggert

Schon seit fast 30 Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Meine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Weiterhin beschäftige ich mich mit der Effizienz in modernen Personalabteilungen. Ich bin heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und engagiere mich bei der Aktion gegen Populismus als Gesellschafter der dump beer UG.

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