Competence Book „HR Effizienz“ Teil 1

CB-HR-Effizienz-Cover-webPünktlich zu einer der wichtigsten HR-Messen, der Zukunft Personal in Köln wird unser Competence Book zum Thema HR Effizienz fertig. Ich freue mich, dass viele interessante Kompetenzträger breit sind, an diesem wichtigen Thema mit zu arbeiten.

Im Rahmen des Books wird auch ein Delphi-Roundtable erscheinen, ein paar Absätze daraus möchte ich heute hier schon mal vorab veröffentlichen.

Thema: Treiber in Richtung einer verbesserten HR-Effizienz? 

Fachkräftemangel, die zunehmende Komplexität des Bewerbermarktes und der Kostendruck sorgen dafür, dass selbst in gereiften Kernbereichen des HR-Managements heute ein gesteigerter Handlungsbedarf in Richtung einer höheren Effizienz besteht. 

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Treiber bzw. was sind für Sie die Top-5-Gründe dafür, die Effizienz im Personalmanagement steigern zu müssen? Wird das auch schon erkannt bzw. welchen Stellenwert hat die HR-Effizienz Ihrer Meinung nach in den Unternehmen bei der Geschäftsführung und den Personalmanagern? 

Das Thema Effizienz ist im HR-Bereich leider noch nicht überall angekommen. Zwar wird in vielen Personalabteilungen darüber diskutiert, dass die Kapazitäten nicht ausreichen, um sich den jüngsten Herausforderungen stellen zu können, aber die heutigen Möglichkeiten werden noch nicht vollkommen ausgeschöpft.

Und die allgemeine Diskussion um die Wahrnehmung bzw. Wertschöpfung des Personalbereichs im Unternehmen trägt auch noch dazu bei, dass der Personalbereich in eine Rolle gedrängt wird, die ihm nicht gerecht wird. Dabei stehen gerade Personalabteilungen heute massiv unter Druck. Sie wollen anerkannter Partner im Management sein und die anstehenden Themen wie Demographie oder der Fachkräftemangel machen die Arbeit des Personalers auch nicht einfacher, sondern stellen ihn immer wieder vor neue Herausforderungen.

Andererseits gibt es Diskussionen, ob man auf die Personalabteilung ganz verzichten kann und die strategischen Themen von den Führungskräften übernommen werden können. Wenn man dann noch sieht, dass die Personalabteilung nicht direkt in der Geschäftsführung im Sinne eines CHRO angesiedelt ist, sondern organisatorisch eher aufgehägt ist wie eine Abteilung (zum Beispiel der Einkauf), dann wird es schwierig, gleichzeitig dem Status des strategischen Partners gerecht zu werden. Hier hat es zum Beispiel die IT in den letzten Jahren hervorragend geschafft, ihren Status im Unternehmen zu verankern. Und gerade die IT ist ein Beispiel dafür, wie mit laufenden Effizienzverbesserungen, unterstützenden Tools oder Outsourcing eine schlanke Organisation aufgebaut werden kann, die über den CIO auch fest in der Unternehmensführung etabliert ist. Und sind wir doch mal ehrlich – die IT ist sicherlich ein wichtiger Faktor im Unternehmen und nicht mehr verzichtbar – aber wer kann denn wirklich einen entscheidenden Beitrag leisten? Wer kümmert sich um die wichtigste und künftig scheinbar auch knappe „Ressource“ – den Menschen und Mitarbeiter im Unternehmen?

Beim Management ist das Thema HR-Effizienz noch nicht auf den Top 5 der wichtigsten Themen. Das ist aber auch nachvollziehbar, denn ein Personalbereich macht ca. 2% der Unternehmenskosten aus. Selbst eine Kosteneinsparung von 10% in der Personalabteilung ergibt dadurch „nur“ eine Einsparung von 0,2% für das Unternehmen. Da ist es sicher nachvollziehbar, dass das Thema nicht in der obersten Priorität steht.

Thema: Status quo und Optimierungspotenziale der HR-Effizienz? 

Der Handlungsdruck in Richtung HR-Effizienz und auch das Potenzial wird sicherlich in den einzelnen Branchen oder Unternehmenssegmenten verschieden sein. 

Wie bewerten Sie generell die den heutigen Stand der Effizienz im Personalmanagement in deutschen Unternehmen auf einer Skala von 1 bis noch 10 (mit 1 Effizienz gering, 10 Effizienz sehr hoch)? Wie hoch schätzen Sie das Optimierungspotenzial in % ein? In welchen Branchen / Segmenten sind wir bereits gut aufgestellt und in welchen nicht? Gibt es Unternehmen, die unter besonderem Druck stehen? 

Aus meiner Erfahrung heraus gibt es keine speziellen Branchen / Segmente, die sich mit dem Thema vorrangig beschäftigen. Sicherlich haben IT-Unternehmen eine höhere Affinität zu Workflow-Lösungen oder digitalen Archivierungssystemen. Bei den meisten Unternehmen sind die Potenziale aber bei weitem noch nicht ausgeschöpft bzw. es wurde noch nicht einmal damit begonnen. Dabei sind durch die Ausschöpfung aller Möglichkeiten gerade im administrativen Bereich der Personalarbeit Einsparungen bis zu 50% möglich. Wenn Personalabteilungen nun in der Lage sind, diese Einsparungen in das Recruiting oder die Mitarbeiterentwicklung zu investieren, dann kann sich der Bereich wirklich zum strategischen Partner entwickeln.

Thema Handlungsfelder / Hindernisse HR-Effizienz? 

Für eine verbesserte HR-Effizienz können Unternehmen auf einen ganzen Blumenstrauß an möglichen Maßnahmen zurückgreifen u.a. Fokussierung, Outsourcing, schlankere Prozesse, Digitalisierung, Digitale Akte, Prozessautomatisierung, … 

In welchen Handlungsfeldern bzw. mit welchen Maßnahmen können in Ihrem Umfeld die größten Optimierung für eine bessere HR-Effizienz erschlossen werden? Welche Hindernisse stehen dieser Optimierung Ihrer Meinung nach noch im Wege (z.B. fehlendes Topmanagement-Commitment, kein Budget, eigene Kompetenzen, …)? 

Die Personalabteilungen sollten hier in mehreren Schritten vorgehen. Angefangen mit einer Unterstützung durch professionelle Beratungshäuser, um im ersten Schritt ihre eigene Strategie, Struktur und Prozesse zu definieren. Darauf aufbauend müssen dann die weiteren Aktionen geplant und umgesetzt werden. Ob dies der ganze Strauß an Maßnahmen ist oder nur einzelne Themen, ist abhängig von vielen firmenindividuellen Vorausetzungen. Ein Unternehmen, das bisher in keinem Bereich Erfahrungen mit Outsourcing gemacht hat, sollte vielleicht nicht unbedingt mit dem Personalbereich starten. Andererseits macht es wenig Sinn, MSS-Szenarien einzuführen, wenn ein Großteil der Mitarbeiter keinen Zugriff auf ein Intranet hat. Und zu guter Letzt sollten alle Maßnahmen auch im Nachhinein auf den Prüfstand gestellt werden, ob das erhoffte Ergebnis wirklich erreicht wurde.

Leider sind diese Themen in der Regel mit Investitionen verbunden. Auch wenn diese sich häufig sehr schnell amortisieren, so investieren Unternehmen lieber Geld in neue Produktionsanlagen oder mehr Marketing und Vertrieb. Vor allem, da der HR-Bereich im Top-Management nicht direkt vertreten ist, befinden wir uns hier in einem Teufelskreis. Zum einen benötigt der Personalbereich diese Investitionen dringend, um seiner Aufgabe als strategischer Partner gerecht zu werden, auf der anderen Seite wird er derzeit nicht als derjenige erlebt und hat keine Lobby in der obersten Unternehmensführung.

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