6 Gründe, warum HR selbst jetzt endlich digital werden muss

In meinem letzten Artikel habe ich über 6 Gründe geschrieben, warum HR selbst nicht digital wird. Dies alles waren Themen aus der Praxis, die wir bei der BEGIS als Spezialist für digitale Prozesse in Personalabteilungen leider immer wieder hören. Doch es gibt auch eine Vielzahl von Gründen, warum gerade HR selbst als Vorreiter der Digitalisierung antreten muss. Hier einmal sechs Gründe, die mir am meisten auf dem Herzen liegen, die Liste kann aber sicherlich wieder beliebig erweitert werden.

Vorbild sein

vorbildIch selbst bin 1984 zum ersten Mal in eine Personalabteilung als Mitarbeiter der Mitarbeiterbetreuung gekommen. Einer unserer Grundsätze war es, dass alles was wir im Personalbereich tun oder auch als Regeln vorgeben, wir selbst auch als Vorbild vorleben. Diese Vorbildfunktion hat sich durch alle Bereiche durchgezogen. Egal ob es darum ging, die Regularien bei Themen wie Gehaltseinstufungen, Beurteilungen, Führungsgrundsätzen etc. einzuhalten oder auch als organisatorisches Vorbild beim Regeln und Einhalten von Prozessen, Strukturen usw. zu sein. Denn wer für alle anderen Prozesse und Regeln vorgibt, soll sich natürlich auch selbst daran halten – und am Ende war es auch so. Alle anderen Bereiche und Abteilungen haben in vielen Themen erst einmal geprüft, wie wir damit umgehen um dann selbst ihre internen Themen anzugehen.

Freiräume schaffen

Wenn ein Bereich noch viel mit Formularen und Dokumenten zu tun hat, dann sind es die Personaler. Und das nicht nur, weil sie selbst so papierverliebt sind, sondern auch deshalb, weil unser Gesetzgeber und andere notwendigen Partner immer noch papiergestützte Prozesse abbilden. Dies beginnt bei so einfachen Themen wie Bescheinigungen für Ämter oder Behörden, geht weiter über Urkunden und Zeugnisse und hört bei Gerichtsprozessen auf. Wie heißt es doch so schön – „Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare.“ – und wenn das für einen Bereich zutrifft, dann ist das der Personalbereich. Und wir wissen alle, wenn uns etwas aufhält oder zeitraubend ist, dann sind es formular- und vor allem papiergebundene Prozesse. Dabei können moderne Personalabteilungen heute durch den Einsatz digitaler Systeme wie zum Beispiel einem Workflowsystem wie EDIB® Workflow bis zu 30% ihrer administrativen Aufwände einsparen – und so den Freiraum schaffen, um sich um die wesentlichen Personalthemen zu kümmern.

Keimzelle sein

Der einzige Bereich im Unternehmen, der Fakt seiner Bestimmung wirklich mit allen anderen Bereichen im Unternehmen zu tun hat, ist nun einmal der Personalbereich. Ob in den administrativen Bereichen für alle Mitarbeiter Arbeitsverträge oder die Gehaltsabrechnung erstellt wird oder für alle Mitarbeiter Beurteilungs- oder Personalentwicklungssysteme entwickelt werden, jeder Mitarbeiter spürt die Aufgaben und Prozesse von HR. Da ist es doch eigentlich logisch, dass ein Unternehmen, das neue Formen der Arbeit einführen will, gerade hier beginnt. Denn wenn alle positiv erfahren, wie nützlich digitale Systeme sind, werden sie es auch selbst bei sich umsetzen. Und warum soll HR nicht einmal Erster sein?

Einfach sein

HR ist sicher zwangsläufig nicht bekannt dafür, einfache und unkomplizierte Prozesse im Unternehmen abzubilden. Und das liegt nicht immer nur an HR allein. Schuld sind auch viele Gesetze, Vorschriften, Betriebsvereinbarungen, etc. etc. Doch es gibt auch mehr als genug Prozesse, bei denen es sich HR selbst schwer macht. Da werden Genehmigungen immer noch in Papierform eingeholt, eMails ausgedruckt und abgelegt, Listen manuell geführt und abgelegt. Dabei kann die Welt so einfach sein. Ein Mitarbeiter gibt in einem Portal seinen Urlaubswunsch ein, dieser geht automatisch an seinen Vorgesetzten und nach dessen Freigabe im Workflow wird der Urlaub im System eingetragen. Also kein Versenden von Urlaubsanträgen, keine zentrale Eingabe der „Zettel“ in ein System, keine Übertragungsfehler, keine … Doch auch komplexere Themen bilden wir heute in Systemen ab, der Antrag auf Gehaltserhöhung vom Vorgesetzten, die automatische Weiterleitung an Betriebsrat, Personalabteilung und wen man sonst noch braucht. Die automatische Erstellung von Gehaltserhöhungsschreiben und dessen Ablage in der Personalakte – ohne vorher drucken und scannen zu müssen. Die Welt kann doch so einfach sein. Und das ist keine Zukunftsmusik für das Jahr 2050 oder nur bei Großunternehmen möglich, das setzen wir als BEGIS heute bereits bei vielen mittelständischen Unternehmen um.

Transparent sein

Wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte Aufgaben oder Anträge an die Personalabteilung geben, verschwinden diese meist in einem schwarzen Loch. Kein Mensch kann dann noch nachvollziehen, ob das schon bearbeitet wurde oder ob sich überhaupt jemand darum kümmert. Auch hier schaffen die digitalen Prozesse eine neue Transparenz der Zusammenarbeit. Denn warum soll der Antragsteller nicht sehen, wer das gerade bearbeitet, wie weit der Stand des Themas ist und auch die Möglichkeit haben, beim entsprechenden Bearbeiter nachzufragen und vor allem zu wissen, wer sich denn gerade darum kümmert. Das ist doch eine ganz neue Form der Zusammenarbeit, denn das Wort sagt es schon – zusammen arbeiten. Ich weiß, das ist für viele Abteilungen ein Novum, doch wer einen guten Job macht, hat doch nichts zu befürchten, oder?

Kosten sparen

In vielen Verhandlungen muss sich HR als der große Kostensenker positionieren, sei es in individuellen Gehaltsverhandlungen oder bei gesamtheitlichen Tarifverträgen. Da geht es häufig darum, die Kosten nicht explodieren zu lassen und gleichzeitig eine gerechte Entlohnung sicher zu stellen. Doch nicht selten steht der Bereich HR unter Beschuss, dass er selbst zu viel Kosten verursacht, zu viele Mitarbeiter beschäftigt, zu kompliziert ist. Dabei können schon mit der Einführung der digitalen Personalakte Prozesse vereinfacht und vor allem Kosten eingespart werden. Wie sich das rechnet, haben wir in unserem Whitepaper zum ROI einer digitalen Personalakte aufgezeigt und auch hier im Blog veröffentlicht. Hier erklären wir, wie sich der Einsatz von digitalen Personalakten wie zum Beispiel unserem System EDIB® Akte innerhalb von wenigen Monaten auch wirklich rechnet. Und wenn wir bei Präsentationen zeigen, wie innerhalb von wenigen Minuten mit Hilfe von EDIB® Dokumente komplexe Dokumente (vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis) erstellt, verteilt und automatisch abgelegt werden können, dann ernten wir in der Regel blankes Staunen.

Umweltschutz

Wieso kommt jetzt noch ein siebter Punkt, wenn in der Überschrift sechs stehen? Doch, ich kann zählen, aber dieser Aspekt erscheint für mich außerhalb des Rankings, da er eigentlich nichts mit Prozessen, Einsparungen etc. zu tun hat, aber für mich doch ein wesentlicher Aspekt bei der Betrachtung der Digitalisierung ist. Jetzt werden sich manche denken, womit kommt er denn jetzt um die Ecke? Ich habe mir mal den Spaß gemacht, das Belegvolumen zu berechnen. Wir digitalisieren bei der BEGIS für ca. 170 Kunden ca. 5.000.000 Belege pro Jahr. Das habe ich hochgerechnet – allein zur Herstellung für 5.000.000 Blatt Papier werden jährlich 75.000 kg Holz, 1.250.000 Liter Wasser, 27.500 kg CO2 und 250.000 Kilowattstunden Energie verbraucht. Selbst wenn wir mit digitalen Prozessen nur 1/4 des Papiervolumens in allen Personalabteilungen einsparen – ich möchte lieber nicht weiter rechnen, wie viele Wälder dafür nicht abgeholzt werden. Und das ist nun das Schizophrene an der Sache – Unternehmen setzen sich für Umweltschutz ein, aber genau dieser Faktor wird leider oft genug übersehen. Sicher mag es für das einzelne Unternehmen nur ein kleiner Beitrag sein, aber auch hier macht es wie so häufig die Masse …

Mein Fazit daraus – es gibt keine wirklichen Gründe, warum nicht HR als einer der ersten Bereiche hier das Heft in die Hand nimmt und endlich mal den anderen Bereichen vormacht, wie es gehen kann – versucht es!