Das Phänomen Digitale Personalakte – jeder kennt sie aber keiner nutzt sie – warum?

Was gibt es doch für tolle Studien im HR-Markt. Zuletzt habe ich eine Studie gelesen, dass bereits 80% der deutschen Unternehmen eine digitale Personalakte im Einsatz haben. Ich frage mich immer nur, wo diese Unternehmen sind. Wenn mich jemand fragt – und da bin ich mit vielen Marktbegleitern einig – so sind zurzeit bei maximal 25 – 30% der Unternehmen Lösungen im Einsatz, die sich wirklich eine digitale Personalakte nennen dürfen. Doch woher kommen diese Unterschiede und warum ist es so, dass nur so wenig Unternehmen die digitale Personalakte im Einsatz haben?

Die Studien

Portrait of a cute little boy sitting in library before books. Isolated over white background.

Lesen Sie doch einmal die ganzen Studien genauer, vor allem wenn es um die Zahl der Teilnehmer geht. Da werden selten über 500 Unternehmen befragt, häufig sind es so um die 200. Wir haben in Deutschland insgesamt ca. 3,4 Mio Unternehmen. Ok, da sind natürlich auch 3,1 Mio Unternehmen dabei, die weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigen. Es sind aber immer noch 372.599 Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern bzw. 78.989 Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern (Quelle: statista, September 2018). Nehmen wir einmal an, es haben sich 500 Unternehmen beteiligt, dann kommen wir auf 0,63% (von den 78.989) – und das ist dann die Basis für die Studien und ergibt eine belastbare Menge? Hinzu kommt, dass in der Regel größere Unternehmen befragt werden, weil die Studienersteller hier gute Kontakte haben und gerade diese großen Unternehmen haben häufiger digitale Lösungen im Einsatz. Wie heißt es doch so schön, traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast. 

Doch warum haben so viele Unternehmen noch keine digitale Aktenlösung im Einsatz. Da gibt es aus meiner Erfahrung ganz unterschiedliche Typen:

Die Zweifler

Habe ich den richtigen Anbieter, ist es die richtige Lösung, gibt es vielleicht etwas Besseres am Markt? – mit diesen Fragen beschäftigen sich tagtäglich die Zweifler. Sie zweifeln an allem und kommen so nie zu einer Entscheidung. Vor lauter Zweifel wird so lange diskutiert, bis sie auch die Anbieter zur Verzweiflung bringen. In den Monaten – teilweise Jahren – in denen sie diskutieren, könnten schon längst die Systeme eingeführt sein und die entsprechenden Einsparungen realisiert. Aber dann funktioniert deren Motto nicht: Drum prüfe (ewig), wer sich bindet, ob er nicht was Besseres findet.

Ok, die 100%-ige Sicherheit wird es nie geben. Da muss der Dienstleister zum Unternehmen und dessen Kultur passen und die Software muss das können, was das Unternehmen erwartet. Und dies alles zusammenbringen ist sicher nicht einfach.

Gerade die Passung zwischen Unternehmen und Anbieter dürfte ja für Personaler die kleinste Schwierigkeit sein. Das prüfen sie doch bei jedem Bewerber für eine offene Stelle und sie merken sehr schnell, wie der Dienstleister auf ihre Fragen eingeht, mit ihnen kommuniziert oder wie zuverlässig er bei Terminen ist.

Beim Produkt oder dessen Funktionalitäten sollte man sich vielleicht auch mal „nur“ mit 80 % oder 90 % zufriedengeben. Denn 90 % sofort bringen vielleicht mehr als 100 % nie. Wobei dies am häufigsten vorkommt, wenn das Unternehmen nur in reinen Funktionalitäten denkt und diese im Auswahlprozess „abhaken“ will. Nicht selten sehen sie bei einem Anbieter eine Funktion, die sie dann bei allen anderen auch sehen wollen und hinterfragen gar nicht die Sinnhaftigkeit einer Funktion. Diskutieren sie viel mehr ihre Aufgabenstellung und lassen sie den Anbieter seine Lösung auf Ihre Aufgabenstellung präsentieren. Das ist wesentlich zielführender und wichtiger, denn so finden sie das System, das zu ihren Herausforderungen passt. 

Die „Juristen“

Ja ok, die digitale Personalakte ist dank unserer Gesetzgebung immer noch nicht zu 200% rechtlich abgesichert. Da kann immer noch ein Richter bei einem Arbeitsgerichtsprozess das digitale Dokument nicht anerkennen.

Um jetzt juristisch einwandfrei zu arbeiten, wird in der Vorabdiskussion besprochen, die Papierdokumente nicht zu vernichten. Dies bedeutet in der Praxis, dass sie neben der digitalen Personalakte auch noch die meisten – oder im schlimmsten Fall alle – Papierdokumente im Original aufbewahren. Daraus folgt natürlich ein doppelter Aufwand, denn es fallen die Kosten für die digitale Lösung an und die Papierablage muss weiterhin komplett durchgeführt werden – und schon macht das ganze Projekt keinen Sinn mehr.

Doch betrachten wir das Thema mal pragmatisch: Überlegen Sie, mit wieviel Mitarbeitern sie einen Prozess führen – ich hoffe, nicht mit allzu vielen. Überlegen Sie weiterhin, wie oft sie in der Vergangenheit bei einem Prozess ein Originaldokument vorweisen mussten – in der Regel haben sie heute vor Gericht auch nur Kopien dabei. Jetzt müssen sie während des Prozesses auf einen Richter stoßen, der die digitale Kopie nicht anerkennt und der Mitarbeiter hat auch kein Original von dem Dokument. Genau deshalb verlieren sie den Prozess und sie bezahlen fünf- oder zehntausend Euro Abfindung, nur weil sie genau dieses eine Dokument nicht im Original vorlegen konnten. Das ist fast wie ein Sechser im Lotto. Rechnen Sie nun einmal die Einsparung dagegen, die sie durch den Einsatz einer digitalen Personalakte erzielen können, wenn sie keine Papierablage mehr machen. Die Einsparungen übersteigen die Kosten für den Verlust eines Prozesses in der Regel um ein Vielfaches – BINGO!

Die Zauderer

Das klappt doch sowieso nicht, so ein Dokument finde ich nie mehr, was ist, wenn das System nicht zur Verfügung steht, sollen doch erst andere im Unternehmen digitalisieren, ist das denn schon ausgereift?

Natürlich findet sich überall ein Haken und natürlich kann auch ein System mal nicht zur Verfügung stehen und natürlich kann ich auch digital ein Dokument falsch ablegen und auf Anhieb nicht finden. Aber ist denn bei der Papierakte alles sicher und unproblematisch und legen sie hier jedes Dokument immer richtig ab? Ist die Akte immer verfügbar oder hat genau die Akte, die sie gerade benötigen, ein Kollege bei sich und sie wissen nicht, wer sie hat?

Aber schauen wir uns das Beispiel der Verfügbarkeit genauer an: Gängige Regelungen garantieren eine Verfügbarkeit der Systeme von 98,5% – mindestens. Gehen wir mal vom unwahrscheinlichen Extremfall aus, es fällt wirklich jeden Tag 1,5% aus – das sind an einem Arbeitstag von 8 Stunden immerhin 7,2 Minuten. Da dauert es schon länger, sich einen frischen Kaffee zu holen. Ganz beiläufig: Was ist denn, wenn eine Papierakte gerade bei einem Kollegen liegt – wie hoch ist dann hier Ihre Verfügbarkeit, vor allem, wenn sie gar nicht wissen, bei wem sie liegt?

Systeme für digitale Personalakten sind mittlerweile seit mehr als 25 Jahren am Markt, bei vielen Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche im Einsatz und tausende Personaler arbeiten tagtäglich damit. Die digitale Personalakte hat mittlerweile eine hohe Marktreife und ist sicher nicht mehr in einer Beta-Version verfügbar. Was hindert sie also daran, das zu nutzen.

Die Sicherheitsfreaks

Das ist viel zu unsicher, wer hat alles Zugriff, wo liegen meine Daten, was passiert, wenn das Rechenzentrum zusammenbricht?

Wieso werden so viele bei diesem Thema plötzlich zu den absoluten Sicherheitsfreaks? Sie nutzen seit vielen Jahren Online-Banking, schließen Versicherungen im Netz ab oder teilen ihr ganzes Leben im Internet. Und wenn es um eine professionelle Lösung einer Firmensoftware geht, ist alles unsicher. Denn wenn man ein paar Grundregeln beachtet, ist bei einer digitalen Personalakte die Sicherheit höher als bei manchem Schrank, in dem heute Papierakten schlummern.

Oder können Sie bei Papierakten den Zugriff bis auf die einzelne Dokumentenart steuern, können Sie nachvollziehen, wer wann auf eine Akte zugegriffen hat. Und was, wenn es bei Ihnen (was hoffentlich nie passiert) brennt? Haben Sie eine Kopie Ihrer Papierakten in einem anderen Gebäude? Dies alles bietet ihnen aber eine digitale Lösung.

Nicht zu vergessen sind auch die vielbekannten „Schattenakten“, die es offiziell in keinem Unternehmen gibt, die aber bei vielen Führungskräften schlummern. Wer gewährleistet hier die Sicherheit der Dokumente vor unberechtigtem Zugriff? Die Schreibtischschublade? Viele Unternehmen führen die digitale Personalakte ein, um gerade diese Schattenakten zu vermeiden. Diese Akten entstehen meistens aus dem Bedürfnis der Führungskräfte, Informationen über ihre Mitarbeiter schnell zur Verfügung zu haben. Mit einem Zugriff auf die Personalakte werden die Schattenakten komplett sinnlos.

Zum Schluss: Nutzen Sie einen Anbieter, der seine Systeme in zertifizierten – hier vor allem die ISO 27001 – und vor allem deutschen Rechenzentren betreibt und lassen Sie ihren Datenschützer mit dem Anbieter sprechen – der stellt in der Regel die richtigen Fragen. Und dann ist die digitale Akte sogar sicherer als jeder Aktenschrank im Büro.  

Die Sparer

Das ist viel zu teuer, wir haben die Kosten nicht im Griff, die Einführung wird ein unüberschaubares Projekt, das lohnt sich alles nicht.

Weit gefehlt, denn wir haben bereits vor einigen Jahren aufgezeigt, dass sich die Einführung einer digitalen Personalakte in der Regel nach 1 ½ Jahren bereits voll armotisiert hat. Wer das genau nachvollziehen will, findet die Berechnung als Whitepaper auf der Homepage der BEGIS unter https://begis.de/roi . Dies trifft auch – oder vor allem – auf Cloud-Lösungen zu. Hier ist normalerweise alles enthalten, was für einen geregelten Betrieb notwendig ist – die Hardware, Software inkl. der Updates, Support und das spezielle Archivsystem, das die revisionssichere Ablage der Dokumente gewährleistet. Neben den geringeren Kosten als bei Selbstbetrieb „On Premise“ müssen Sie sich um nichts kümmern. Der Dienstleister garantiert Ihnen den Zugriff mit Servicezeiten und muss sich damit befassen, dass alles läuft. Einfacher kann es nicht gehen.

Dabei ist ein weiterer großer Vorteil die Abrechnung nach dem „Strompreis-Prinzip“. Dies bedeutet, dass Sie jeden Monat auch wirklich nur die Akten bezahlen, die im System hinterlegt sind. Bei einem On Premise-Betrieb steht die Hardware immer da, egal ob Sie 1.000 oder 900 Akten im System haben.

Viele Anbieter, darunter auch die BEGIS, bieten die Einführung der digitalen Personalakte mittlerweile zu pauschalierten Kosten an. Dadurch bleibt die Gesamthöhe eines Projekts überschaubar. Mengen bezogen wird normalerweise die Digitalisierung der Papierakten abgerechnet. Fragen Sie hier Ihren Anbieter, ein professioneller Dienstleister kann Ihnen mit Erfahrungswerten aushelfen.

Die Widersacher

Oh ja, man muss alle anderen erst davon überzeugen, um die digitale Akte einzuführen: Der Betriebsrat spielt nicht mit, die Personaler wollen nichts Neues, die Geschäftsführung will kein Geld ausgeben und die Mitarbeiter machen sich Sorgen um ihre Daten. Die IT hat keine Zeit und der Datenschützer ist sowieso dagegen. Und das alles erscheint für viele eine unüberwindbare Hürde.

Dabei haben wir in den letzten Jahren ganz andere Erfahrungen gemacht. Wie? Ganz einfach: Indem wir Vorgehensweisen nutzen, die gerade Personaler immer wieder predigen. Offener Umgang mit den Themen, frühzeitige Einbindung der Betroffenen und eine klare, direkte Kommunikation. Betriebsräte sind nicht mehr die „Technikgegner“, wenn sie merken, dass man fürsorglich mit dem Thema umgeht, viele Personaler freuen sich auf etwas Neues, wenn es Ihnen hilft und die Geschäftsführung kann mit entsprechenden Budgetanträgen und Kosten-/Nutzen-Rechnungen überzeugt werden. Mitarbeiter sind es aus dem privaten Umfeld immer mehr gewöhnt, dass ihre Daten elektronisch verarbeitet werden (man denke allein an das Online-Banking) und haben auch einen direkten Nutzen, wenn Sie zum Beispiel durch die digitale Personalakte auch ihre Gehaltsabrechnung online bekommen. Die IT wird bei Cloud- oder SaaS-Lösungen kaum benötigt und Datenschützer sind nicht gegen alles, man muss ihnen nur vernünftige und sichere Lösungen präsentieren.

Auch hier hilft es, den Dienstleister mit ins Boot zu nehmen. Nicht selten präsentieren wir als BEGIS vor Betriebsräten, machen Audits mit Datenschützern im Rechenzentrum oder zeigen Personalern den Nutzen in der täglichen Arbeit.

Wer sind Sie? – Am besten der vorsichtig Mutige

Normalerweise keiner von den vorgenannten. Aber in jedem von uns steckt sicherlich ein Teil der Charaktere. Je nach Typ von dem einen etwas mehr oder etwas weniger. Aber egal, wie Ihre Ausprägung ist, es ist sicherlich wichtig, alle Themen zu berücksichtigen und abzuwägen. Denn in allen Bedenkenträgern stecken wichtige Themen, die Sie bei der Entscheidung zur und Auswahl einer digitalen Personalakte berücksichtigen müssen – das ist der vorsichtige. Beweisen Sie aber auch den Mut, neue Wege zu gehen und auch gegen den ein oder anderen Bedenkenträger die Digitalisierung der Personalarbeit voranzutreiben.

Sie werden es nicht bereuen!

Thomas Eggert

Schon seit fast 30 Jahren beschäftige ich mich mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Meine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Weiterhin beschäftige ich mich mit der Effizienz in modernen Personalabteilungen. Ich bin heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und engagiere mich bei der Aktion gegen Populismus als Gesellschafter der dump beer UG.

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