Früh übt sich, wer eine Krise meistern will …

… oder wie digitale Personalprozesse jetzt wirklich helfen und warum viele Unternehmen schon in den Basics nicht dafür gerüstet sind.

Da ist sie nun – die Krise. Schneller und mit größeren Auswirkungen, als wir es uns je vorgestellt haben. Wer hat schon vor 2 Monaten über einen kompletten „Lockdown“ nachgedacht – heute steht er direkt vor unserer Tür, bei mir hier in Bayern hat er schon voll eingeschlagen. Irgendwie ist die ganze Situation schon sehr spooky – wer hätte den schon erwartet, dass wir einmal ein Versammlungsverbot bekommen oder sämtliche sozialen Kontakte stoppen werden – zumindest die Offline-Kontakte. Und jetzt kommt sie, die große Bewährungsprobe – sowohl im sozialen wie auch im beruflichen Umfeld.

Soziale Auswirkungen

Auf die sozialen Themen, die gerade in diesem Land ablaufen, will ich hier gar nicht groß eingehen. Ich persönlich halte das Thema „Hamsterkäufe“ für leider typisch deutsch. Viele denken jetzt erst einmal an sich und dann an Andere. Und fast noch schlimmer sind die, die sich jetzt auf Kosten der gefährdeten Gruppen lustig machen. Ein schönes Beispiel hat uns ARD / ZDF mit einem mehr als geschmacklosen „Satire-Video“ gezeigt. Fast noch geschmackloser sind aus meiner Ansicht aber die, die dieses Video dann auch noch verbreiten, nur um mehr Aufmerksamkeit in den sozialen Medien zu bekommen.

Auswirkungen für Personaler

Doch was passiert jetzt gerade im beruflichen Umfeld und vor allem im Personalbereich? Eine der ersten Maßnahmen war ja, die Kontakte zu anderen Menschen einzudämmen – und mit ihr der Ruf nach Home-Office. Gerade das Thema mit den sozialen Kontakten ist für viele Personaler schwierig, denn gerade das ist ja ihr täglich Brot. Egal ob als Recruiter oder Business Partner oder wie immer wir sie nennen wollen. Da müssen Bewerbergespräche geführt, mit Mitarbeitern ihre persönliche Situation besprochen oder einfach auch mal ein Mensch beruhigt werden. Verteufelt werden jetzt plötzlich die offenen Raumkonzepte, die uns New Work beschert hat, gepriesen sind die, die ein Einzelbüro haben – kein Kontakt – keine Gefahr. Doch reine Einzelbüros gibt es (außer noch in vielen Chefetagen) sowieso nicht mehr, also ist die nächste Rettung das Home Office. Und jetzt erleben wir, dass wir nach wie vor weit weg von mobilem Arbeiten und der Digitalisierung sind.

Wie komme ich zu der Behauptung? Nun, ich kenne durch meine jahrelange Tätigkeit viele Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche und will hier einmal an ein paar kleinen Beispielen aufzeigen, wie wenig wir doch für das digitale Arbeiten gerüstet sind. Und das spannende ist für mich, das die, die in der Vergangenheit die großen Vorbilder für New Work waren, sich jetzt am schwersten damit tun. Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit die Regierung vorgeschoben, die Home Office nicht mit Gesetzen vereinfacht oder dass es einfach in „ihrem“ Unternehmen nicht geht, denn sie sind ja ganz anders als alle anderen. Doch es gibt einige ganz simple, hausgemachte Gründe, warum sich viele derzeit so schwer tun:

Home Office – die Hürden

Home Office bedeutet ja nicht nur, zu Hause zu sitzen, sondern vor allem von zu Hause aus zu arbeiten. Dazu bedarf es einiger „einfacher“ technischer Voraussetzungen. Laptops sind in diesen Tagen schon Mangelware, da viele Firmen erst jetzt auf die Idee gekommen sind, dass die Mitarbeiter für Home Office oder mobiles Arbeiten die entsprechende Hardware benötigen. Hatten Sie jetzt Glück, in den letzten Tagen doch noch an irgendwelche überteuerten Auslaufmodelle zu kommen, erscheint die nächste Hürde. Viele Firmen sind gar nicht vorbereitet, PC’s von „extern“ auf ihre Firmennetzwerke oder Softwaresysteme zuzulassen. Das war bisher nur wenigen Privilegierten Mitarbeitern ermöglicht – und jetzt auf die Schnelle mehrere Laptops konfigurieren und Zugänge schaffen oder User-Lizenzen beschaffen ist gar nicht so einfach. Ist diese Hürde dann endlich gemeistert, kommt schon die Nächste – die Kommunikation. Denn noch halten die meisten Unternehmen an stationären Telefonen fest – und so müssen neben den Laptops jetzt auch mal schnell Smartphones beschafft werden. Denn jahrelang war auch das Smartphone ein Privileg von Führungskräften, Vertrieblern oder Spezialisten.

Nun gehen wir mal davon aus, die ersten Hürden – Laptop und Handy – sind gemeistert und die Mitarbeiter wollen endlich von zu Hause aus arbeiten. Was nützt mir jetzt aber der modernste Laptop und das neueste Telefon, wenn der Urlaubsantrag immer noch per Papier erstellt wird oder die Betriebsratsmeldung per Formular und interner Hauspost verschickt wird? Ganz genau – nichts! Hier müssen auf die Schnelle Lösungen gefunden werden, um die Eingangspost zu scannen und dann per Mail zu versenden. Gut gerüstet sind jetzt hingegen die Firmen, die bereits vor Jahren den richtigen Weg gegangen sind und Ihre Prozesse voll umfänglich digitalisiert haben. Wir helfen seit vielen Jahren unseren Kunden genau mit diesen Lösungen und diese können sich nun gerade in den administrativen Personalprozessen zurücklehnen und alle notwendigen Aufgaben auch aus dem Home Office erledigen. Hier kann auch der Payroll Spezialist von zu Hause arbeiten, da er alle Infos digital bekommt oder durch eine digitale Personalakte sämtliche Unterlagen im Zugriff hat. Wie das geht? Schau’n Sie doch mal bei BEGIS vorbei …

Wer ist Schuld?

Diese ganzen Beispiele kann ich jetzt beliebig erweitern. Auch mittlerweile gängige Themen wie zum Beispiel Videokonferenzen oder Collaboration-Tools stellen für viele eine Herausforderung dar. Denn bisher hatten höchstens Vertriebler oder Projektmanager Zugang zu solchen Tools. Und ob dann die Bandbreite bei den Mitarbeitern zu Hause reicht – wenn das Kind nebenher Netflix schauen will – ist auch nicht sicher. Vor allem auf ländlichen Gebieten hier in Bayern – aber ich glaube, die gibt es auch in anderen Bundesländern.

Wir sehen also, es liegt nicht nur an den Gesetzen oder Regularien, dass Home Office nicht funktioniert. Vielfach wurde dies als Grund vorgeschoben und man hat erst einmal abgewartet – bis auf einige, leider zu wenige, die schon frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt haben. Wer also in der Vergangenheit auch mal mutig war und einen anderen Weg gegangen ist, hat jetzt sicherlich einige Vorteile. Und ganz findige Berater haben natürlich auch schon die ersten Geschäftsmodelle ins Leben gerufen – Online-Coaching, Online-Vertrieb, Online …

Ganz nebenbei …

… ist mein 15-jähriger Sohn natürlich auch betroffen und muss jetzt zu Hause lernen und arbeiten. Bei uns ist es zum Glück kein Problem, wir haben die entsprechenden Strukturen zu Hause (Hardware, Bandbreite, einen Vater, der sich ganz gut damit auskennt). Aber das Online-Schulsystem hat jetzt mehrere Probleme. Da gibt es Lehrer, die wissen nicht, wie es zu bedienen ist (war ja bisher auch nicht notwendig), da ist das System zur Zeit nicht verfügbar, denn es erfolgen zu viele Zugriffe auf einmal und am Ende werden Schüler per eMail gebeten, die Infos auch an andere Kinder weiterzugeben, die kein eMail oder Internet zu Hause haben. Wobei das Mail an die Eltern geht, die es den Kindern weitersenden sollen – schöne digitale Welt!

Die Hilfe aus der Krise

Ob uns genau das alles aus der Krise hilft – ich befürchte nicht, denn wir werden jetzt in der nächsten Zeit massivere Einschnitte, vor allem in unserem privaten Umfeld, erleben. Ich bin aber fest davon überzeugt, dass wir es gemeinsam schaffen können und wir danach gestärkt wieder neue Themen gemeinsam angehen können. Hoffentlich dann mit etwas mehr Mut zu Neuem und nicht nur mit dem Blick auf Kosten / Nutzen und Gewinnmaximierung. Denn diese Punkte haben in der Vergangheit auch viele Neuerungen ausgebremst. Vielleicht ist so ein „Shut Down“ auch mal hilfreich, unser ständiges „Schneller, höher, weiter“ zu überdenken.

Bleiben Sie gesund!