Lernen aus der Erfahrung? Nein, zurück zur Normalität!

Das war’s dann wohl wieder …

… kaum sind die ersten Lockerungen aus dem Lockdown bekannt, denkt jeder an seinen nächsten Urlaub (mit dem Flieger oder Kreuzfahrtschiff) und die ersten Geschäftsreisen müssen auch sofort wieder sein – natürlich mit dem Flugzeug. Ganz stolz werden die noch leeren Parkplätze vorm Flughafen gepostet („Ich war Erster“ und natürlich mit den eigenen SUV im Vordergrund), die Anflüge auf den leeren Flughäfen fotografiert oder die neuen Urlaubspläne in die Karibik oder Südsee präsentiert. Und zum Glück planen die Fluggesellschaften als erstes Ihre Ferienbomber in weit entfernte Ziele …

Und im beruflichen Alltag: Hier wird auch schon diskutiert – wie bringen wir die Mitarbeiter zurück ins Büro und kommen zurück zur Normalität.

Die Entwicklung der letzten Monate

Zugegeben, das Herunterfahren unseres täglichen Lebens hat viele massiv getroffen. Im privaten wussten manche nicht, damit vernünftig. umzugehen. Da wurde Toilettenpapier oder Hefe gehortet, in der Angst, dass die ganze Versorgung zusammenbricht.

In der Schule haben wir die fehlende Innovation der letzten Jahre direkt erlebt. Online-Tools der Schule waren hoffnungslos überlastet, viele Lehrer – aber auch Schüler – mit der Situation überfordert und es hat sich gezeigt, dass doch noch nicht alle Haushalte über die technischen Möglichkeiten verfügen.

Im Business gab es ebenso mehrere Herausforderungen zu meistern – die technischen und die menschlichen Unwägbarkeiten. Im technischen Umfeld zeigte sich, welche Unternehmen sich in den letzten Jahren schon mit dem Thema der Digitalisierung beschäftigt (und dies auch frühzeitig umgesetzt) haben oder wer das Thema bisher nur sehr stiefmütterlich behandelt hat. Viele Firmen mussten plötzlich hunderte von Laptops oder Smartphones besorgen und auf die Schnelle VPN-Zugänge schalten. Dies alles, um die Mitarbeiter im Home Office irgendwie arbeitsfähig zu machen.

Im menschlichen mussten sie sich plötzlich damit befassen, Mitarbeiter oder Teams auf Distanz zu führen und Meetings nur noch virtuell abzuhandeln. Aber auch viele Projekte wurden plötzlich virtuell durchgeführt, so haben auch wir bei BEGIS unsere Projekte per Videomeeting oder anderen Techniken gestartet und durchgeführt.

All das war für viele vor einigen Monaten noch unvorstellbar – zu jedem Vertriebsgespräch, Projektmeeting oder Teambesprechung musste man persönlich erscheinen, egal, woher man kommt. Das war man seit Jahrzehnten so gewohnt und kein Mensch hat es in Frage gestellt.

Doch was sind die Folgen??

Und dennoch – sehr viele Themen werden erfolgreich fortgeführt, Projekte weiterhin gestemmt und die Meetings finden virtuell statt. Sehr schnell wurden die Menschen kreativ, haben virtuelle Kaffeepausen organisiert, um auch die zwischenmenschlichen Aspekte weiter zu erleben und am Abend hat man sich in „Partyräumen“ online getroffen. Natürlich ging das, zumindest aus unserer eigenen Erfahrung heraus, am Anfang zu Lasten der Effizienz von Prozessen. Abstimmungsprozesse wurden schwieriger, der „schnelle Zuruf“ funktionierte nicht mehr so einfach, aber mittlerweile hat sich das Home Office zu einer wahrlich machbaren Alternative entwickelt. Und ein weiterer Aspekt zeigt sich sehr deutlich: Je mehr digitale Prozesse ein Unternehmen im Einsatz hatte, um so leichter und einfacher erfolgte die Umstellung.

Aber es gab noch weitere Erfahrungen: Viele Schulen, Lehrer, aber auch Schüler haben mittlerweile gelernt, wie es funktionieren kann und die Möglichkeiten von Chatrooms oder Videomeetings zu schätzen gelernt. Und nach einigen Wochen haben es (zumindest bei uns in Bayern) die Schüler- oder Lernportale auch geschafft, ständig erreichbar zu sein.

Ein ganz großer Nutznießer ist zur Zeit (noch) die Umwelt. Fische in Venedig, Wale im Mittelmeer, erstmals seit Jahrzehnten sieht man in Indien den Himalaya und der Stickstoffdioxid-Ausstoß in China hat sich massiv verringert. Vieles davon eine Folge der Reduzierung von Reisen, mit dem Flugzeug, dem Auto oder anderen Verkehrsmitteln.

Jetzt geht’s (endlich) wieder los

Nun versuchen alle, wieder zurück zur „Normalität“ zu kommen. Die Wirtschaft wird wieder hochgefahren, der Einzelhandel öffnet und die Gastronomie darf endlich auch wieder seine Tore öffnen, wenn auch nur mit begrenzter Kapazität. Das ist auch gut so, denn die letzten Wochen haben viele Firmen, aber vor allem viele Selbstständige an ihre wirtschaftlichen Grenzen gebracht, für manche kommen die Öffnungen leider zu spät.

Die Öffnung ist gut und wichtig, aber wieso versuchen wir denn jetzt wieder mit aller Gewalt, alles wieder „zurück auf normal“ zu drehen? Wiese denken wir denn nicht einmal darüber nach, ob es nicht auch gute Seiten gegeben hat, die wir auch künftig nutzen sollten. Wieso lernen wir nicht aus den Erfahrungen dieser hoffentlich einmaligen Situation? Die meisten Firmen beschäftigen sich nur damit, wie sie ihre Mitarbeiter so schnell wie möglich zurück ins Büro holen, Und natürlich haben die Berater schon wieder ein neues Betätigungsfeld gefunden – es werden schon die ersten Seminare angeboten, um Mitarbeiter mit Teambuilding-Maßnahmen wieder ins Office zu integrieren.

Ich glaube, wir sollten uns viel mehr damit beschäftigen die Situation genauer zu analysieren und bisherige Arbeitsformen in Frage zu stellen. In den letzten Jahren wurde viel über neue Arbeitsformen unter dem Stichwort „New Work“ diskutiert. Ein Teil der Diskussion war das Home Office und die Digitalisierung wurde von vielen gefordert. Doch wenn wir jetzt zurück zur „Normalität“ gehen, haben wir nichts aus den letzten Wochen gelernt. Anstatt die Mitarbeiter einfach zurück ins Büro zu holen, sollten wir uns doch lieber Gedanken machen, was lief gut und was kann verbessert werden. Welche Digitalisierungsstrategie benötige ich, um ein flexibles (räumlich und zeitlich) Arbeit zu ermöglichen. Wenn wir diese Themen in den Unternehmen ernsthaft diskutieren, wird dies auch langfristig einen massiven Schub für die neue Gestaltung von Arbeitsplätzen -und formen und die Digitalisierung von Prozessen ergeben.

Lassen Sie uns lieber Gedanken machen, ob das nächste Meeting wirklich persönlich sein muss, ob bei jedem Projektmeeting alle vor Ort sein müssen oder wirklich jede Veranstaltung oder Messe sein muss – die in der Regel sowieso nur der Selbstbeweihräucherung einzelner Speaker, Spitzenwriter oder Influenzer dienen.

Prüfen Sie lieber, ob Sie die Kosten zur Rückführung der Mitarbeiter in ihr Unternehmen nicht für andere Themen nutzen. Verwenden SIe die Budgets für die Umstellung auf digitale Prozesse und nutzen Sie die entsprechenden Tools und Software dafür. Denn das Schöne ist, dass am Markt bereits sehr vieles vorhanden ist, Sie müssen es nur nutzen und endlich einmal umsetzen. Dann klappt’s auch mit dem Home Office.

Lösungen für die Personalarbeit

Gerade bei den administrativen Personalprozessen standen viele Unternehmen vor schier unlösbaren Problemen. Aus dem Home Office ist das Arbeiten extrem schwierig. Kein Zugriff auf Unterlagen, wie zum Beispiel die Personalakte, keine Möglichkeiten Anträge online zu stellen und auch online freizugeben oder Schwierigkeiten die richtigen Informationen schnell und einfach an die Mitarbeiter zu bringen. Ich kenne Firmen, da mussten Personaler extra ins Büro fahren, um die Gehaltsabrechnung zu drucken, kuvertieren und versenden – das Papier muss ja irgendwie zum Mitarbeiter.

Anders hingegen erging es vielen Kunden von uns. Die digitale Personalakte ermöglicht den Zugriff auf Personaldokumente, Workflows erlauben Anträge online zu starten und zu genehmigen, unsere Chat- oder Newssysteme stellen die schnelle Kommunikation sicher und die digitale Ablage dient der Übermittlung der Gehaltsabrechnung oder anderer Personaldokumente – und das Ganze auch mobil auf dem Smartphone. Es kann ganz einfach sein – ein Kunde von uns hat mir dazu erzählt: „Wenn wir eure Tools nicht im Einsatz gehabt hätten, wäre das Chaos ausgebrochen“. Wenn Sie jetzt wissen wollen, wie das geht – melden Sie sich gerne bei mir direkt!

Fazit

Bitte nicht blind zurück zur Normalität, prüfen Sie, wo auch positive Aspekte in der Krise liegen und nutzen Sie den derzeitigen Schwung der Veränderung und Digitalisierung. Lassen Sie uns aus den letzten Wochen lernen und die entsprechenden Maßnahmen mit digitalen Akten, Workflows und Kommunikationstools umsetzen – Unternehmensstrukturen, Mitarbeiter und die Umwelt werden es uns langfristig danken!

Dann kann auch der SUV in der Garage bleiben …