Ist die Cloud nur leichter Nebel oder richtig schlechtes Wetter ?

In der IT-Branche ist das Thema Cloud zur Zeit einer der wichtigsten Treiber des Geschäfts. Die Virtualisierung von Rechnern, das Verteilen von Speicherkapazitäten oder Rechnerleistung trägt heute wesentlich dazu bei, IT-Systeme bezahlbar zu machen und die Sicherheit gegen Datenausfälle zu erhöhen. Wer mehr zu den Themen lesen will, dem sei zum Beispiel der Artikel „Virtualisierung: Die revolutionärste Technologie seit dem Internet“ oder „Software-as-a-Service aus Anbietersicht: Chance oder Risiko?“ aus dem IT-Blog it-standpunkte.de empfohlen.

In der Personalwelt ist das Thema aber noch nicht angekommen. Die meisten Anbieter von Lösungen vermeiden bewusst das Wort „Cloud“, da dieses gerade bei Personalern einen extrem schlechten Ruf hat. Doch warum tun sich Personaler mit diesem Thema so schwer? Ist es eine richtige Vorsicht bezüglich des Datenschutzes oder Angst vor Erneuerungen bzw. Veränderungen.

Die Angst vor Veränderungen kann es eigentlich nicht sein, denn wenn man die ganzen Fachzeitschriften oder Interviews mit den führenden Köpfen der Personalbranche liest, dann steht der moderne Personaler als derjenige im Unternehmen, der Veränderungen vorantreibt, diese startet und moderiert und dass das Veränderungsmanagement eine seiner wichtigsten Aufgaben in der Zukunft ist. Also kann es das Thema nicht sein, denn Personaler sind ja bereits von ihrer Berufung her der Vorreiter für Veränderungen.

Dann kann es nur noch die Vorsicht bezüglich des Datenschutzes sein. Denn Personaldaten dürfen an keinem anderen Ort gespeichert werden als im Unternehmen selbst – so scheint es zumindest. Das ist auch der Grund, weshalb Bewerberportale nicht genutzt werden, Headhunter keine Lebensläufe speichern oder viele Personaler ihr gesamtes Leben öffentlich preisgeben. Sei es auf beruflicher Ebene in Communities wie XING oder LinkedIn oder privat auf Facebook, pinterest usw.. Hier weiss kein Mensch, wo die Daten gelagert sind, wer wann welche Daten unter Umständen verkauft und was alles von den verschiedensten „Geheimdiensten“, Wettbewerbern etc. mitgelesen wird. Bankdaten sind online zugängig, was das Christkind bringen soll, sieht man auf dem Wunschzettel von Amazon, in welcher Kneipe man welches Bier trinkt, zeigt Foursquare und wo (und mit wem) man in Urlaub ist, zeigen gepostete Bilder auf Instagram oder Flickr.

Klar, hier geht es um persönliche Daten und im Unternehmen geht es um die Daten der Mitarbeiter – und dass hier ein anderer Schutzgedanke angewendet werden muss, liegt auf der Hand. Denn bei Facebook und Co. entscheiden Sie über Ihre eigenen Daten und als Personalverantwortlicher haben Sie die Pflicht, die Daten Ihrer Mitarbeiter vor Missbrauch zu schützen.

Dennoch erschliesst sich mir nicht, wieso nach wie vor so viele Personaler ein Problem mit der „Wolke“ haben. Die Cloud ist kein schlechtes Wetter, das über Ihr Unternehmen hereinbricht, es kann Ihnen vielmehr helfen, Ihre Personalarbeit professionell zu unterstützen und dennoch Sicherheit zu gewährleisten. Man muss nur richtig damit umgehen. Was ist dabei zu beachten?

Private Cloud

IT-Anbieter sprechen gerne von der „Private Cloud“. Hierbei handelt es sich um eine Cloud-Lösung, der Nutzer weiss aber genau, wo seine Daten liegen – also nicht in einem undefinierbaren Raum zwischen Grönland und Australien, sondern in deutschen Rechenzentren und sie verlassen auch nicht den deutschen Raum.

Sicherer Zugriff

Die Verbindung zwischen Enduser und Rechenzentrum kann sicher gestaltet werden, sei es mit einer direkten Leitung oder über verschlüsselte Leitungen (z.B. VPN). Ob hier aufgrund der aktuellen Diskussionen um Spionage-Attacken die absolute Sicherheit gewährleistet ist – das wir niemand genau sagen können. Aber dann müsste man auch jeglichen eMail-Verkehr und das Telefonieren stoppen …

Zugriffsrechte

Bei einem Zugriff in der Cloud gelten die gleichen Zugriffsrechte wie bei einem Betrieb im Unternehmen. Nur weil das System bei einem fremden Rechenzentrum liegt, werden damit Berechtigungen nicht ausser Kraft gesetzt. Und der direkte Zugriff von Systemadministratoren im eigenen Unternehmen auf Datenbank-Ebene ist nicht mehr möglich. Der temporäre Zugriff für andere ist kurzfristig und problemlos gestaltbar, zum Beispiel können Sie bei einer digitalen Personalakte mit wenigen Klicks den Mitarbeiter auf seine Akte zugreifen lassen, egal wo er gerade ist. Machen Sie das mal mit einer Papierakte.

Kosten

Das ist einer der größten Vorteile der Cloud-Lösung. Bei einem Eigenbetrieb müssen Sie immer die komplette Infrastruktur für das System zur Verfügung stellen. Dies bedeutet, dass Sie hohe Investitionskosten tragen müssen. Nehmen wir hier noch einmal das Beispiel der digitalen Personalakte. Bei einem Eigenbetrieb benötigen Sie Server für die Software und ein Archivierungssystem, auf dem die Dokumente liegen. Diese Systeme brauchen Sie, egal wieviel Dokumente gespeichert werden. In einer Cloud-Lösung bezahlen Sie in der Regel nur das, was sie wirklich nutzen. Hier erfolgt beim Beispiel der digitalen Personalakte eine Abrechnung pro Akte und somit schwanken Ihre Kosten je nach wirklichen Bedarf.

Wenn man sich das alles zu Gemüte führt, kann ich nicht nachvollziehen, warum sich Personaler mit dieser neuen Technik so schwer tun. Die Cloud ist vielleicht ein leichter Nebel – man muss sich nun mal damit beschäftigen, um es sicher nutzen zu können. Sie ist aber wirklich kein Unwetter, das über Unternehmen hereinbricht. Man muss sich nur genau damit befassen und nicht alles Neue sofort verurteilen …

… und um beim Beispiel der Personalakte zu bleiben: Ich bin mir nicht sicher, ob die Papierakte, achtlos auf einem Schreibtisch liegen gelassen, wirklich sicherer ist!