Home Office für Personaler – mit welchen Tools es besser klappt! Teil 2: Digitale Prozesse

In dieser mehrteiligen Artikelserie beschäftige ich mich mit digitalen Tools, die es auch Mitarbeitern aus der Personaladministration ermöglichen, Ihre Aufgaben vom Home Office wahrzunehmen. Der Teil 1 startete mit der Digitalen Personalakte als Grundlage, um jederzeit auf Dokumente der Mitarbeiter zuzugreifen, sie abzulegen oder auch Führungskräften und Mitarbeitern Dokumente zur Verfügung zu stellen. Denn gerade die Personalarbeit ist immer noch von vielen Dokumenten abhängig und bei einer Arbeit von zu Hause aus ist ein laufender Zugriff auf die Unterlagen der Mitarbeiter unerlässlich. Doch mit den Dokumenten allein ist es nicht getan, denn gerade die administrativen Aufgaben sind geprägt von dem Zusammenspiel von Personal, Führungskraft, Mitarbeiter, Mitbestimmungsgremien und je nach Unternehmensstruktur weiteren Bereichen. Dabei nehmen diese je nach Vorgang und Einzelschritt unterschiedliche Funktionen wahr – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Information ist alles dabei und jetzt kommen digitale Prozesse zum Einsatz.

Die Herausforderung

Dabei ist es notwendig, dass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar sind und es muss möglich sein, auch Monate später zu sehen, wer zum Beispiel eine Gehaltserhöhung genehmigt hat oder wann die Mitbestimmungsgremien zugestimmt haben. Genau aus diesen Gründen sind diese ganzen Vorgänge bisher stark papier- oder formulargetrieben und das hat schon bisher mehr schlecht als recht funktioniert. Solange alle im Büro sitzen, sind zumindest die Postwege klar, auch wenn nicht selten ein erheblicher Zeitverzug durch den Versand entsteht. Und immer häufiger werden Formulare gescannt, per Mail versandt, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt, per Mail … und so weiter und so weiter. Das hat dann zumindest den Postversand zeitlich reduziert, aber praktisch ist das sicherlich nicht. Ganz zu schweigen von der Sicherheit, wenn Personaldokumente unverschlüsselt per Mail verschickt werden und zum Beispiel beim Absender nicht klar ist, ob der Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat und plötzlich das Personaldokument bei einem falschen Empfänger landet.

Jetzt kommt auch noch das Home Office dazu, bei vielen Unternehmen derzeit in einem rotierenden Verfahren, so dass immer eine „Grundeinheit“ vor Ort im Büro ist. Woher weiß ich jetzt, an welche Adresse ich meine Anträge, Genehmigungen etc. sende? Sitzt der Ansprechpartner im Büro oder zu Hause? Soll ich ihm geschäftliche Post nach Hause senden und habe ich überhaupt die Adresse?

Die Lösung

Wie schön wäre es, wenn Sie auf den kompletten Formularverkehr verzichten können, wenn Sie Daten nur einmal pflegen müssen und alles nachvollziehbar und sicher abgewickelt wird? Ein Traum – nein, mit digitalen Prozessen für jedes Unternehmen umsetzbar. Doch was bedeutet dies nun konkret?

Basis von digitalen Prozessen sind sogenannte Workflow Management Systeme, also Systeme, die Ihnen ihre Arbeitsprozesse digital abbilden. Dabei bilden diese Systeme mit Ihrem HR-System eine Einheit, nutzen dessen Daten und verwenden aber auch Daten aus anderen Systemen – immer aktuell und in Echtzeit. Wie das genau funktioniert, möchte ich an zwei Beispielen beschreiben:

• Eine einfache Adressänderung eines Mitarbeiters
• Eine Versetzung

Beispiel: Adressänderung

Was kann an einer Adressänderung so schwierig sein? Naja, eigentlich nichts, wenn sie digital abläuft. Aber schauen wir uns mal beide Varianten an. Die Aufgabe besteht darin, dass ein Mitarbeiter umgezogen ist und seine neue Adresse nun dem Unternehmen mitteilen muss.

Beispiel: Versetzung

Doch schauen wir uns einmal einen Prozess an, der in unserem Beispiel von der Führungskraft gestartet wird – eine Versetzung für einen Mitarbeiter. Hier müssen ja mehrere Stellen involviert werden, im einfachsten Fall Vorgesetzter, Personal, Mitbestimmung, Mitarbeiter und es muss ein Versetzungsschreiben erstellt werden. Der folgende Prozess soll nur beispielhaft sein und ist sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Im Ergebnis

Diese beiden Beispiele zeigen grundsätzliche Möglichkeiten auf, die Themen sind fast unendlich. Gehaltsänderung, Eintritt, Arbeitszeitänderung, Kostenstellenwechsel, Überstundenausgleich, diverse Anträge, ja, sogar Zeugnisse sind auf diesem Weg möglich. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Schnellere Durchlaufzeiten
• Keine Dokumente in Papierform
• Keine Mehrfacheingabe von Daten
• Jederzeit auskunftsfähig über den Status des Prozesses
• Unabhängig vom Arbeitsort

Nachteile ???

Welche Systeme

Nun gibt es für die Einführung solcher Workflow Management Systeme unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Viele HR-Systeme bieten bereits die Möglichkeit, Prozesse abzubilden oder man nutzt ein eigenes Workflowsystem, das idealerweise direkt auf die Daten der HR-Systeme, wie Payroll, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement, etc. zugreifen kann. Hier gibt es dann noch Unterschiede, ob das Workflowsystem nur fest definierte Standardprozesse abbildet oder individuell angepasst werden kann.

	HR-System	Workflow Standard	Workflow individuell
Prozesse	Nur innerhalb des jeweiligen HR-Systems möglich. D.h. eventuell verschiedene Oberflächen für Zeit, Gehalt oder Bewerber	Verschiedene Systeme anbindbar, nur eine zentrale Oberfläche	Verschiedene Systeme anbindbar, nur eine zentrale Oberfläche
User	Jeder Mitarbeiter muss User im HR-System sein	Nur Workflow-User notwendig	Nur Workflow-User notwendig
Zugriff	In der Regel nur innerhalb des Unternehmensnetzwerkes	Auch im Internet verfügbar	Auch im Internet verfügbar
Anpassung	Nur innerhalb der Grenzen des jeweiligen HR-Systems	Sehr geringe Anpassung (von Corporate Identity bis zu individuellen Prozessschritten), da Standards übernommen werden	Komplett anpassbar, somit tiefe Integration in bestehende Portale möglich (Layout) und individuelle Prozesse abbildbar
Kosten	In der Regel hohe Kosten für User im HR-System (für alle Mitarbeiter)	Nur Kosten für Software und Betrieb	Nur Kosten für Software und Betrieb
App	App des HR-Systems muss genutzt werden, dadurch evtl. mehrere Apps je nach Thema	Standard-App	Individualisierbare Unternehmens-App mit spezifischem Layout und eigenen Inhalten
Systemwechsel HR-System	Workflows müssen neu eingerichtet werden	Schnittstelle zu HR-System muss neu definiert werden	Schnittstelle zu HR-System muss neu definiert werden

Vieles spricht für ein individuelles Workflowsystem, da Sie dieses wirklich spezifisch an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können. Beim Layout und der Gestaltung der Masken und vor allem bei der Gestaltung der einzelnen Prozessschritte und Beteiligten. Natürlich sind im Personalbereich viele Prozesse in Ihrer Grundstruktur bei jedem Unternehmen gleich, aber der Teufel steckt – wie so häufig – auch hier im Detail. Wir haben bei der BEGIS schon viele Workflow-Systeme für unsere Kunden umgesetzt – bisher war kein Prozess 1:1 bei allen Unternehmen standardisierbar.

Und sonst noch …

… ist die Sicherheit gegeben?

Die Sicherheitsdiskussion führen wir häufiger mit Kunden. Jetzt soll plötzlich jeder Mitarbeiter auf Personaldaten zugreifen, alles geht übers Internet und so weiter. Natürlich sprechen wir bei Personaldaten immer von besonders schützenswerten Daten, die einer erhöhten Sicherheit bedürfen. Aber hier gibt es mittlerweile viele Sicherungsmassnahmen, die teilweise in der „alten“ Papierform gar nicht möglich sind. Detaillierte Berechtigungskonzepte mit klaren Vertretungsregelungen, Zugriffe nur über https-Verbindungen, Anmeldungen mit einer 2-Faktor-Authentifizierung, um nur einige Beispiele zu nennen. Wir sind es im privaten Umfeld gewohnt, Bankgeschäfte, Versicherungen – mittlerweile auch Gesundheitsdaten – über das Internet zu regeln, warum nicht auch Daten aus einem Beschäftigungsverhältnis?

Mitarbeiter sind nicht digital

Gerade in Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Mitarbeitern, die nicht täglich an einem PC sitzen, kommt das Argument sehr häufig. „Unsere Mitarbeiter nutzen das nicht„, „es hat nicht jeder (zu Hause) einen PC mit Internet“ und so weiter. Dem ist aber nicht so – in Deutschland besitzt derzeit jeder Bürger 1,33 Smartphones, 71% surfen täglich im Internet und mehr als 65% der 20 bis 65-jährigen nutzen bereits Online-Banking. Oder kennen Sie persönlich noch jemanden ohne Smartphone? Die Frage ist vielmehr, wie leicht und einfach mache ich es dem Mitarbeiter? Klare Zugangswege – idealerweise über eine App – einfaches User Interface und logische, einfach designte Prozesse und schon steht einer flächendeckenden Nutzung nichts mehr im Weg.

Wir hatten diese Prozesse bei einer Arbeiterwohlfahrt mit 3.800 Mitarbeitern aus allen Bereichen eingeführt – von der Pflege über Kindergarten bis zu Altenheimen. Innerhalb einer Woche waren bereits 50% der Mitarbeiter online und konnten das System rund um die Uhr nutzen. Übrigens – das Unternehmen erreichte mit dieser Lösung beim Deutschen Personalwirtschaftspreis 2020 der Fachzeitschrift Personalwirtschaft den 2. Platz in der Kategorie „Digital“.

Was die Presse darüber berichtete, finden Sie in dem Kundenbericht „AWO Oberbayern: Gemeinnützige Digitalisierung“, den Sie auf der Homepage der BEGIS kostenfrei lesen können. Ebenso finden Sie hier einen Kundenbericht der Firma Hieber’s Frische Center, die ebenfalls alle Personalprozesse für 12 EDEKA-Märkte über Workflows steuert.

Die Einführung

Das ist jetzt aber ein Riesen-Projekt, das schaffen wir nicht! Nun gut, umfangreiche Workflows sind nicht ein einer Woche designt, umgesetzt, getestet und eingeführt. Dennoch muss man irgendwann damit beginnen, denn die fertigen digitalen Prozesse bieten so viele Vorteile, dass jeder Tag später ein Tag zu spät ist. Stellen Sie nicht alle Prozesse auf einmal um, beginnen Sie vielmehr mit einfachen Prozessen, die einen schnellen Erfolg bringen. Prozesse mit wenig Stufen, die schnell eingeführt sind und mit denen alle Mitarbeiter an das System herangeführt werden. Idealerweise haben Sie bereits vorher eine Digitale Personalakte eingeführt, damit Dokumente aus den Workflows heraus auch automatisch abgelegt werden können und nicht noch einmal ausgedruckt werden müssen.

Fazit

Wenn Sie die komplette Personaladministration auch ins Home Office bringen wollen, geht an digitalen Prozessen nichts vorbei. Sie verringern die Fehlerquote und sind wesentlich schneller und effizienter in den Prozessen. Und der Prozess läuft komplett ortsunabhängig, egal ob Sie im Büro, im Home Office oder auf Geschäftsreise sind. So schaffen Sie auch Mehrwerte für Ihre Mitarbeiter und präsentieren sich als moderner Arbeitgeber.

Im Teil 3 beschäftige ich mich mit dem Thema der modernen Mitarbeiterkommunikation. Und wenn Sie sich digitale Personalprozesse einmal live anschauen wollen – hier können Sie direkt online einen Termin mit mir buchen, ich zeige Ihnen gerne einmal die vielfach eingesetzte und bewährte Lösung der BEGIS und wir können über Ihre direkten Fragen und Themen sprechen. Kein öffentliches Webinar sondern ein individueller und persönlicher Termin mit mir.

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Teil 1: Die Digitale Personalakte
Teil 2: Digitale Prozesse
Teil 3: Mitarbeiterkommunikation
Teil 4: Die Umsetzung