Digitaler HR-Prozess – nicht nur beim Recruiting!

Es vergeht zur Zeit kaum ein Tag, an dem nicht ein Beitrag oder eine Webpräsentation zum Thema „Digitalisierung von HR-Prozessen“ erscheint. Viele Blogger, Journalisten oder Anbieter sind jetzt auf den Zug aufgesprungen und nutzen die derzeitige Situation, in der massenweise Home Office Arbeitsplätze aufgebaut werden. Denn wer aus dem Home Office arbeiten will, benötigt auch die entsprechenden technischen Grundlagen. Die erste Hürde war für viele Unternehmen schon die Zahl an verfügbaren Laptops oder die Möglichkeit, sich per VPN ins Unternehmensnetzwerk einzubinden. Das konnte aber relativ schnell gelöst werden. Nun gibt es die zweite Herausforderung, denn was nützt das Home Office und die technische Ausrüstung, wenn der Prozess noch papierbehaftet abläuft und die Dokumente mit der Post ins Home Office geschickt werden müssen. Gerade für Personaler war es schwierig zu arbeiten, wenn die Personalakte im Büroschrank liegt oder die Unterschriftenmappe im Unternehmen weitergeleitet werden muss.

Beschäftigt man sich genauer mit den Beiträgen oder Webpräsentationen zur Digitalisierung von HR-Prozessen, so erkennt man sehr schnell einen klaren Themenschwerpunkt: Das Recruiting und die entsprechenden Recruitingsysteme stehen für die Autoren im Vordergrund. Das hat aus meiner Sicht mehrere nachvollziehbare Gründe:

HR-Prozess als Schwerpunkt im Recruiting

• Unternehmen wollen bereits bei den Bewerbern einen guten Eindruck eines modernen und digitalen Unternehmens hinterlassen
  
• Bewerber haben mittlerweile keine Lust mehr, eine Bewerbungsmappe zu erstellen, auszudrucken und an Unternehmen zu senden
  
• Soziale Netzwerke oder Jobbörsen können online eingebunden werden
  
• In den Recruitingprozess sind meist mehrere Personen involviert. Hier ermöglichen digitale Abläufe eine schnelle und unkomplizierte Einbindung und Abwicklung aller Prozessbeteiligten

Im Recruiting läuft es also schon mal ganz gut und hier gibt es genügend „Stoff“ für die Herausgeber der Fachlektüren und Blogs oder auch eine fast schon unüberschaubare Auswahl an Softwarelösungen. Ein großer Markt für alle und so verwundert es kaum, dass die meisten Medien oder bis hin zu Messen sich vor allem diesem Thema widmen!

Was ist mit dem Rest der Personalarbeit?

Doch wie geht es nach dem Bewerbermanagement weiter? Für die meisten ist hier Schluss und ab jetzt geht es in ganz normaler, historisch entwickelter Struktur weiter. Bleiben wir allein beim Beispiel des Recruitings und schauen uns mal den HR-Prozess an. Hat sich das Unternehmen für einen Bewerber entschieden, geht der komplette administrative HR-Prozess los. Es muss eine Betriebsratsmeldung erstellt, evtl. noch andere interne Genehmigungen eingeholt werden und dann geht es an den Arbeitsvertrag. Dieser wird mit paste & copy mit Word aus dem letzten Vertrag erstellt und mit anderen schriftlichen Unterlagen dem Bewerber zur Unterschrift geschickt. Kommt alles zurück, geht es weiter. Personalakte anlegen, Dokumente aus dem Bewerbersystem ausdrucken (z.B. den Lebenslauf oder Zeugnisse) und ab geht es mit dem ganzen Papierkram in die Akte. Das wars also mit der Digitalisierung. Na gut, manche Recruitingsysteme bieten mittlerweile schon die Vertragserstellung mit an, dies ist aber auch nur ein kleiner Tropfen auf einen sehr heißen Stein.

Ok, einige Unternehmen haben mittlerweile immerhin schon eine digitale Personalakte im Einsatz, auch wenn das aus meiner Erfahrung heraus erst ca. 20 – 30% der Unternehmen sind. Doch ist das schon das Aushängeschild für eine erfolgreiche Digitalisierung? Nein, natürlich nicht, aber jetzt sind einige findige Hersteller auf die Idee gekommen, in die Akte eine Dokumentenerstellung zu integrieren. Klar, es macht absolut Sinn, aus einer Digitalen Personalakte heraus eine Gehaltsänderung oder Versetzung zu schreiben oder sogar den Arbeitsvertrag zu generieren – oder doch nicht? Ich denke nicht, denn die Akte ist eine Akte, in dieser werden erledigte, unterschriebene Dokumente abgelegt, die nach gewissen Vorschriften sicher und vor fremden Zugriffen geschützt gespeichert werden müssen. Somit hat die Erstellung von Dokumenten doch einen ganz anderen Ursprung als die Personalakte.

Die nächste Stufe der Evolution sind nun Systeme, die eine reine Dokumentenerstellung ermöglichen und die Hersteller bieten sie – sehr medienwirksam – als digitale Prozesse an. Sie können damit immerhin ein Dokument an verschiedene Beteiligte „schubsen“ und dieses Dokument abstimmen, genehmigen oder auch – idealerweise digital – signieren lassen. Doch auch diese Lösung stellt nur einen kleinen Teil des Prozesses dar. Sicherlich – ich spare mir die Eingabe von einigen Stammdaten für das Dokument und kann immer wieder auf vorgegebene Textbausteine zugreifen, doch dies ist eigentlich der geringste Anteil. Aber ich spare mir endlich die gute alte Schreibmaschine ein …

Der HR-Prozess entscheidet, nicht das Dokument

Vielmehr muss man den Fokus auf den gesamten Prozess legen. Denn dabei ist die Erstellung des notwendigen Dokuments – wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag – fast nur ein „Abfallprodukt“; es geht um wesentlich mehr. Wie wäre es, wenn nach der Entscheidung für einen Kandidaten die vorhandenen Daten bereits in ein Workflow-System automatisch übernommen werden. Nun erhält der Bewerber einen Einladungslink zur Erfassung seines Personalbogens, den er online von zu Hause aus über eine Weboberfläche ergänzen kann. Hat er dies erledigt, können diese Daten im Rahmen des digitalen Prozesses von der Führungskraft oder Personalabteilung um weitere Daten, wie Eintrittsdatum, Gehalt, Kostenstelle etc. ergänzt werden. Jetzt wird vom Personalbereich über das System die Genehmigung von der Arbeitnehmervertretung oder anderen Gremien eingeholt. Sind alle Genehmigungen vorhanden, generiert das System den notwendigen Arbeitsvertrag, natürlich unter Berücksichtigung der individuellen Angaben des Bewerbers. Nach Unterschrift landet der Vertrag in der digitalen Personalakte, der Mitarbeiter bekommt ein Exemplar per Mail und die gesamten Eintrittsdaten werden dem Payroll-System übertragen.

Mit einer solchen Lösung kann der gesamte Eintrittsprozess schnell und einfach erfolgen, Daten müssen nur einmal erfasst werden und es wird nur das wirklich notwendige Dokument – der Arbeitsvertrag – erstellt. Es geht also nach dem Recruiting auch digital weiter. Kein Papierantrag zur Einstellung oder Betriebsratsmeldung via Formular, kein Ausdrucken der Bewerberunterlagen. Laufende Transparenz über den Prozessfortschritt und automatische Erinnerungen sind weitere Themen, von denen ein Unternehmen mit Workflows profitiert.

Das Beispiel – auch im Mittelstand

Um solche Themen umzusetzen, darf der Fokus aber nicht auf den Dokumenten liegen, sondern auf dem gesamten HR-Prozess. Ein weiterer Vorteil – Mitarbeiter erkennen auch nach dem Recruiting, dass sie in einem fortschrittlichen und digital aufgestellten Unternehmen gelandet sind.

Bisher waren solche Systeme vor allem Großunternehmen vorbehalten. Vielleicht ist das auch der Grund, warum immer die gleichen Referenten oder Speaker zu diesem Thema auftreten. Es sind immer die SAP’s, Daimler’s, Telekom’s dieser HR-Welt, die zeigen, wie digital sie sind – und sei es auch nur mit einer einfachen App, mit deren Hilfe die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnung sehen.

Wie so eine Lösung in der Praxis aussieht, hat dieses Jahr die AWO Oberbayern vorgemacht. Ein „Unternehmen“ mit immerhin 3.800 Mitarbeitern und ca. 140 Einrichtungen in ganz Oberbayern. Mit der Lösung EDIB der BEGIS hat die AWO nicht nur die HR-Prozesse zwischen den Einrichtungen und der Zentrale in München neu gestaltet. Mitarbeiter können über die individuelle App auch selbst Daten pflegen, nach offenen Stellen recherchieren oder auch ihre Gehaltsabrechnung online einsehen. Und viele HR-Prozesse, vom Eintritt bis zum Austritt werden digital abgewickelt, Dokumente automatisch erstellt und in der digitalen Personalakte abgelegt. Gleichzeitig wurde die Kommunikation von Neuigkeiten im Unternehmen auch mit der Lösung optimiert. Nicht umsonst wurde die AWO mit diesem Projekt für den Deutschen Personalwirtschaftspreis 2020 in der Kategorie „HR Digital“ nominiert und gehört somit zu den drei besten Unternehmen bei der Digitalisierung von HR Prozessen.