HR-Software aus der Cloud: Angst-Thema oder Mut beweisen?

Die beiden HR-Experten Thomas Zuliani und Thomas Eggert haben sich zusammengefunden, um eines der aktuell spannendsten Themen in der Branche zu besprechen: HR-Software aus der Cloud. Lesen Sie exklusiv bei noch-ein-HR-Blog.de Teil 2 des Interviews. Teil 1 finden Sie übrigens bei Benefit, dem Blog mit ♥ für HR.

Herr Eggert, was sind aus Ihren Erfahrungswerten die Branchen, die den größten Mut beweisen, was die Einführung solcher Methoden angeht? Die großen Konzerne oder doch eher die KMUs?

Thomas Eggert: Das kann ich so konkret gar nicht beantworten. Wir haben derzeit Kunden von 100 bis zu mehreren 10.000 Mitarbeitern, von Krankenhäusern, Sozialeinrichtungen über Banken, Produktionsunternehmen bis hin zu Bauunternehmen oder Lebensmittelmärkten. Auch bei den Entscheidern finde ich alle Generationen und Hintergründe bzw. Vorerfahrungen. Der „Mut“ liegt viel mehr bei den handelnden Personen. Sitzt hier ein Personal-Manager, der das Thema Digitalisierung auch für seinen Bereich erkannt hat und beweist er persönlich den Mut, das Thema auch bei internen Widerständen durchsetzt. Da hilft oftmals auch eine generelle Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, wobei es viele Personaler auch immer wieder schaffen, sich diesen Strategien mit Parolen oder Horrorszenarien zu widersetzen.

Wer aber einmal damit begonnen hat – und viele beginnen mit der digitalen Personalakte als ersten Schritt – hat in der Regel „Blut geleckt“ und sucht ganz schnell nach weiteren Lösungen, das HR-Geschäft bei sich im Unternehmen weiter zu digitalisieren. Denn wer einmal erlebt hat, wie einfach damit Dokumente abgelegt und vor allem wieder gefunden werden oder wie schnell Zugriffe erteilt werden können, der will mehr davon.

“ES GIBT KEINEN GRUND FÜR PERSONALER AN DER PAPIERAKTE FESTZUHALTEN.” – THOMAS ZULIANI, BENEFIT GMBH & CO. KG

Dann nochmal an Sie beide, Herr Eggert und Herr Zuliani: Was glauben Sie sind die Gründe für den Mut die Digitalisierung im Bereich HR voranzutreiben?

Thomas Eggert: Da gibt es mehrere Voraussetzungen, die Unternehmen dazu bringen. Personaler bekommen immer mehr Druck, die Digitalisierung voran zu treiben. Häufig werden sie als Treiber der Digitalisierung im Unternehmen gesehen und da wird es unglaubwürdig, selbst die Prozesse papierbehaftet durchzuführen. Es ist immer schwierig, Wein zu beten und selbst Wasser zu trinken. So kommen Personaler in die Pflicht, in Ihrem Bereich auch nach Digitalisierungsmöglichkeiten zu suchen. Der schnellste und sicherlich auch einfachste Bereich ist hierbei zum Beispiel die digitale Personalakte. Klar abgegrenzt, schnell und einfach eingeführt und sehr schnell amortisiert. Da aber in der Regel die IT-Kapazitäten im Unternehmen sehr rar sind und andere Anwendungen in der Regel Vorgang haben, beginnen sich Personaler auch mit Cloud-Lösungen zu beschäftigen – die Vorteile werden dabei immer mehr erkannt.

Es gibt aber auch immer mehr Verantwortliche, für die bedeutet das gar keinen Mut. Für die ist es selbstverständlich, Prozesse zu digitalisieren und Cloud-Lösungen zu nutzen – und das werden zum Glück immer mehr!

Thomas Zuliani: Die Digitalisierung von Prozessen ist im Personalbereich deutlich weniger fortgeschritten als in anderen Bereichen. Das ist schwer zu verstehen, da viele Personaler unter ineffizenten Prozessen leiden. Die Daten sind an unterschiedlichsten Orten. Das Erstellen von Reports wird dann sehr mühsam. Ineffiziente, händische Prozess – zum Beispiel im Recruiting und auch in der Personalbeurteilung/-entwicklung – sind vor allem eines: Enorme Zeitfresser ohne Mehrwert. Sie verhindern, dass der Personaler sich den wichtigen Aufgaben widmen kann – zum Beispiel dem Aufbau einer stimmigen Arbeitgebermarke oder eines kontinuierlichen Talent Managments.

Zurzeit ist vieles in Bewegung in der Branche und ich bin mir sicher, dass der HR-Dornröschenschlaf zu Ende geht. Das hat nicht nur mit technologischen Entwicklungen zu tun, sondern auch mit veränderten Ansprüchen nachrückender Generationen. Der Trend ist klar: schlankere, schnellere und effizientere Prozesse, datengetriebene Personalarbeit. Die Königsdisziplin ist dann, auf der Basis von Daten prediktive Modelle zu entwickeln und daraus Maßnahmen abzuleiten. Daten schlagen das Bauchgefühl. Das müssen viele Personaler noch lernen.

Herr Zuliani, warum sollten Unternehmen auf eine digitale Personalakte setzen?

Thomas Zuliani: Zwei Gründe stehen im Vordergrund: Rechtssicherheit der Dokumentation und – für mich der entscheidende Faktor – eine dramatisch gesteigerte Effizienz administrativer Prozesse. Auch die Transparenz wird verbessert. Ich sehe keinen Grund, an der Papierakte festzuhalten.

 

Die digitale Personalakte ist schon lange ein Thema. Wie weit sind Personalabteilungen in Deutschland, was die Digitalisierung betrifft?

Thomas Eggert: Ich habe in meinem Blog schon öfters dazu geschrieben – da gibt es noch viel Nachholbedarf. Und obwohl zum Beispiel die digitale Personalakte schon seit vielen Jahren ein bewährtes Produkt ist, haben aus meiner Erfahrung heraus erst ca. 10 – 20 % der Unternehmen eine digitale Lösung im Einsatz. Personalabteilungen beschäftigen sich aus meiner Sicht viel zu viel mit den „weichen“ Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung und viel zu wenig mit den „harten“ Fakten wie Prozesse und Tools. Schauen Sie sich doch einfach mal die ganzen Diskussionsforen, Veranstaltungen, Summits, Messen an. Da geht es doch nur um die weichen Themen oder das Hype-Thema New Work, aber sie finden nirgends einen Kongress, der sich mit dem Thema Personalprozesse oder Tools für die Digitalisierung der Personalarbeit beschäftigt. Auch auf den Messen werden diese Themen in der Außendarstellung nur stiefmütterlich behandelt. Oder haben Sie schon einen Award für die besten Personalprozesse gesehen oder ein Interview mit einem Personaler gehört, der seinen Bereich prozessual optimal aufgestellt hat und alle Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt?  – ich nicht! Da sind Darstellungen der neuesten Recruiting – Methoden oder der neuen Arbeitsplätze mit Spielecken und Schlafplätzen viel mehr gefragt.

Thomas Zuliani: Ich sehe das natürlich etwas anders als Herr Eggert. Für mich sind „weiche“ Themen wie Employer Branding, Ressourcing, Personalentwicklung und Talent Management Kernaufgaben der Personalabteilungen. Hier kann der größte Mehrwert für den Arbeitgeber geschaffen werden. Schlanke adminstrative Prozesse sind aber eine Voraussetzung, die dem Personaler die Möglichkeit geben, sich den wichtigen Themen zu widmen. Nicht mehr und nicht weniger. Einig bin ich mit Herrn Eggert, dass das Potenzial groß ist – insbesondere bei KMUs. Die „big Corporates“ sind meistens einen Schritt weiter.

“DIE SICHERHEIT BEI DER DIGITALEN VARIANTE EINER PERSONALAKTE IST VIEL HÖHER [ALS BEI DER PAPIERVARIANTE]” – THOMAS EGGERT, BEGIS GMBH

Jetzt mal eine etwas kritische Frage, Herr Eggert: Was bedeutet es, wenn Daten trotz aller technischen Vorkehrungen verloren gehen? Wer trägt hierfür die Verantwortung?

Zum Glück ist so etwas bisher in meiner Vergangenheit noch nie passiert, denn gerade die technischen Vorkehrungen bieten wesentlich mehr Sicherheit als die bisherigen Methoden. Bleiben wir beim Beispiel der Personalakte. Wenn die Akten aus dem unverschlossenen Schrank verschwinden – was ist dann? Wenn es im Büro brennt – die Akten sind nur noch Asche! Der Personaler lässt eine Akte auf dem Schreibtisch liegen und geht in die Mittagspause – wer alles kann sie lesen? Eine Akte wird einem Vorgesetzten geschickt – was passiert auf dem Postweg und wer weiß, was der Vorgesetzte alles kopiert? Das ist nur eine kleine Auswahl an „Datenlecks“ bei den altbewährten Methoden. Bei digitalen Personalakten werden Zugriffe genau über Rollen vergeben, wird jeder Zugriff genau protokolliert, sind keine Kopien möglich und es erfolgen laufende Datensicherungen. Diese Datensicherung werden an einem anderen Ort aufbewahrt, so dass selbst bei einer „Vernichtung“ des Rechenzentrums die Daten vorhanden sind. Wenn man sich allein diese einzelnen Themen vor Augen führt, wird schnell klar, dass die Sicherheit bei einer digitalen Variante um ein vielfaches höher ist. Letztendlich hat aber das Unternehmen die Verantwortung für die Daten der Mitarbeiter, handelt aber das Unternehmen sorgsam und verantwortungsbewusst, sind der Digitalisierung und der Cloud-Lösung keine Grenzen gesetzt.

Herr Eggert, jetzt haben Sie unsere Employer Branding Software-Lösung Benefit kennengelernt. Inwiefern kann aus Ihrer Sicht Benefit für Unternehmen leisten, wenn es um die Digitalisierung von HR geht?

Thomas Eggert: Grundsätzlich glaube ich, dass viele Unternehmen heutzutage ein Problem haben: Mit wenig Arbeitsaufwand erfolgreich Mitarbeiter zu finden, langfristig an das Unternehmen zu binden und zeitgleich dafür zu sorgen, dass sich hieraus die Fachkräfte entwickeln, die das Unternehmen braucht. Ich denke, dass die Lösung von Benefit Unternehmen hier helfen kann. Mitarbeiterbindung, Kommunikation und die Schaffung einer Employer Brand können mit einem Tool erledigt werden – und die so freigesetzten Ressourcen in der Personalabteilung können in andere wichtige Prozesse wie Unternehmensstrategie und Co. gesteckt werden.

Herr Eggert, Herr Zuliani – vielen dank für das Interview!

Das Interview führte Jamie Ellrich.

Und das ist Thomas Zuliani, HR-Experte für Benefit

Thomas Zuliani, 1961 in Zürich geboren, ist seit über 30 Jahren im Personalwesen tätig. Seine Stationen reichen dabei vom Personalleiter des öffentlich rechtlichen Schweizer Fernsehens über Direktor Bereich Human Resources bei der Sony Deutschland GmbH. Heute berät er die Kunden des HR Tech Start-Ups Benefit in Wuppertal in allen Fragen des HR-Managements.