Eines der großen aktuellen Themen ist die Digitalisierung der Wirtschaft und die Veränderung der Arbeitswelt unter dem Stichwort New Work oder arbeiten 4.0. HR sieht sich selbst oder wird auch von anderen als derjenige im Unternehmen gesehen, der diesen Wandel der Arbeitswelt im Unternehmen treibt oder zumindest moderiert. Da soll HR sich um die Work-Life-Balance kümmern, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle aufstellen und auch noch die richtigen Mitarbeiter einstellen, die zu allem passen. Teilweise wird sogar von einer historischen Wende gesprochen.

Doch das sagt uns schon die Kindererziehung – es ist immer schwierig, den Kindern etwas beizubringen und selbst genau das Gegenteil zu tun. Ich selbst habe immer wieder Diskussionen mit meinem 10-jährigen Sohn, warum ich manchmal stundenlang am PC sitze und er darf nur eine fest begrenzte Zeit am Tag (ja, wir begrenzen das wirklich. Ich glaube, ein 10-jähriger soll noch etwas anderes kennen, als nur Facebook, Youtube oder Clash of Clans). Doch zurück zum HR-Geschäft – wie sollen Personaler im Unternehmen des Wandel begleiten, wenn sie selbst noch kiloweise Papier bewegen und zu Personalgesprächen ganze Aktenordner oder Personalakten mitschleppen. Und auch eine neue Organisation, die viel Kompetenz an die Führungskräfte gibt, funktioniert nur effizient, wenn die Führungskräfte direkt über Workflows und Online-Systeme mit der Personalabteilung kommunizieren können. Formulare ausfüllen war einfach gestern!

Aber warum tut sich HR mit dem Thema der eigenen Digitalisierung so schwer? Dazu habe ich in meinem langjährigen Erfahrungsschatz gesucht und folgende 6 Gründe gefunden:

Da muss ich (HR) den Betriebsrat fragen

Richtig, wir sprechen über Personaldaten und Datenschutz – und da brauche ich nun mal eine Vereinbarung mit den Arbeitnehmervertretungen. So will es das Gesetz und so ist es auch gut. Na und ? – ist nicht das gerade die große Domäne der Personaler, genau diese Verhandlungen im Sinne des Unternehmens und Mitarbeiters zu führen? Wenn es um Millionenbeträge bei Abbaumassnahmen oder Altersvorsorge geht, dann stehen Personaler ihren Mann (oder natürlich auch ihre Frau). Aber bei Themen, die die eigene Organisation betreffen, haben sie plötzlich Bedenken? Und dabei kann die Betriebsratsarbeit wesentlich einfacher und schneller gehen, wenn diese in die Arbeitsprozesse per Workflow mit eingebunden werden oder Zugriff auf Personalakten in bestimmten Situationen bekommen.

Und die Lösung? Nutzt eure Netzwerke!

Personaler sind Profis darin, persönliche Netzwerke aufzubauen und zu pflegen – und da finden sie keine Kollegen im Netzwerk, die so etwas schon einmal gemacht haben und Muster-Betriebsvereinbarungen zur Verfügung stellen können? Und wenn sie sich den richtigen Dienstleister suchen, dann kann auch dieser dabei unterstützen. Auch bin ich nach wie vor der Meinung, dass dieses Thema auch positiv „verkauft“ werden kann, da es beiden Seiten hilft und wenn man sorgfältig mit den Daten umgeht, auch sicherer ist.

Da brauche ich (HR) die IT

Eine der größten Sorgen im Auge der Personaler ist die Abstimmung mit der IT. Mal davon abgesehen, dass die IT dann immer mit Fachbegriffen um sich wirft und als erstes die Security nicht gewährleistet ist, hat die IT auch nie Zeit für die Personaler. Als erstes kümmert man sich um Core-Systeme, zum Beispiel für die Produktionssteuerung, dann kommen die Finanzsysteme und internen IT-Bereiche und zum Schluss darf dann irgendwann die Personalabteilung Wünsche äußern.

Und die Lösung? Nehmt die Private Cloud!

Sicher ist dieses Argument häufig richtig, das hat aber nichts damit zu tun, dass die IT nicht will, sondern auch dieser Bereich wurde in den letzten Jahren immer weiter reduziert und dann setzt man automatisch den Fokus auf die Core-Themen. Aber durch intelligente Private Cloud-Lösungen muss die IT nicht viel Kapazitäten einbringen und die Systeme werden dennoch auf höchsten Sicherheitsstandards betrieben.

Das kostet Geld

„Um unsere eigenen Prozesse umzustellen, muss ich erst viel Geld in die Hand nehmen.“ Genau das ist aber ein Trugschluss. Workflow-Systeme oder digitale Personalakten kosten heute nur noch einen Bruchteil als vor 10 oder 20 Jahren und moderne Systeme zur Dokumentenerstellung können wesentlich mehr als nur ein paar Textbausteine in Word. Aber natürlich muss ich Geld in die Hand nehmen, die Systeme müssen nun einmal entwickelt, gewartet und betrieben werden – es wäre falsch, zu sagen, das kostet alles nix.

Und die Lösung? Rechnet mal betriebswirtschaftlich!

Wieso schaffen es dann andere Bereiche, dass für sie immer wieder investiert wird, aber im Personalbereich wird immer nur gespart. Nun die anderen Bereich haben es gelernt, klare ROI-Berechnungen aufzustellen – und damit tun sich Personalbereiche immer noch schwer. Aber warum? Wir haben einmal eine Berechnung zum ROI einer digitalen Personalakte veröffentlicht. Das ist das Dokument mit den meisten Zugriffen bei uns und eigentlich ist die Berechnung ziemlich schnell zu machen und für jedermann nachvollziehbar. Und wenn sie mit dem richtigen Dienstleister zusammen arbeiten, kann Ihnen dieser auch bei den Berechnungen helfen – und wer Angst vor hohen Einmalkosten hat, findet auch Dienstleister, die Projektkosten auf die Vertragslaufzeit umlegen. Aber auch hier muss ich einmal eine Lanze für uns Dienstleister brechen – erwarten Sie nicht immer alles in der Vertriebsphase – auch ein Dienstleister muss wissen, was sich für ihn rechnet. Denn nicht immer ist Geiz auch geil!

Das ist nicht sicher

Oh ja, die IT ist ein offenes Scheunentor. Da kann sofort jeder mitlesen und alle Daten immer und überall kopieren. Und aktuelle Beispiele zeigen, dass weder das Rechenzentrum der Bundesregierung noch das Handy unserer Bundeskanzlerin sicher sind. Aber das sind auch Ziele, die eine wesentlich größere kriminelle Zielgruppe ansprechen als die Bescheinigung eines Mitarbeiters.

Aber wie sieht es denn heute mit der Sicherheit aus? Wer darf in der Poststelle Kuverts öffnen, wer hat seine Schränke mit Personalakten oder sonstigen Unterlagen ständig abgeschlossen, wer räumt seinen Schreibtisch auf, wenn Besuch oder abends die Putzfima kommt?

Und noch etwas ist verblüffend – wir buchen Reisen übers Internet, zeigen unsere Urlaubsfotos auf Facebook, nutzen Whatsapp (das erwiesen eines der unsichersten Tools ist) und wir wickeln unsere Bankgeschäfte online ab. Wieso machen wir das alles privat und beruflich haben wir so eine Angst vor der Digitalisierung?

Und die Lösung? Vertraut den Profis!

Professionelle Anbieter und Systeme haben heutzutage so viel Prüfungen von Datenschützern, Audits, ISO-Zertifizierungen hinter sich – was wollen Sie mehr? Natürlich können Sie immer noch anzweifeln, dass das alles unsicher ist, aber wie genau prüfen Sie denn das Rechenzentrum Ihrer Bank oder von Ihrem Einwohnermeldeamt, die auch alle Ihre persönlichen Daten speichern. Ich kann nur sagen, irgendwann ist auch einmal Schluss mit zweifeln – aber es sollte zumindest ein Dienstleister mit Erfahrung und den entsprechenden Referenzen sein.

Das schaffen wir eh nicht, wir haben gerade jetzt so viel zu tun

„Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie sie nicht einmal schärfen?“ Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: „Dafür habe ich keine Zeit – ich muß sägen!“ – wer kennt diesen alten und weisen Spruch nicht? Aber auch hier ist es so – wenn es uns selbst betrifft, dann ist alles anders. Dabei bringt die Digitalisierung der Personalarbeit so viele Effizienzmöglichkeiten, dass es eigentlich sträflich ist, nicht gestern schon damit anzufangen. Ich erlebe das häufig bei Präsentationen beim Kunden – wenn ich zeige, wie einfach und vor allem schnell ich heute Korrespondenz mit Mitarbeitern (vom Arbeitsvertrag über die Gehaltsänderung bis zum Zeugnis) erstelle, versende und automatisch ablege, sitzen staunende Teilnehmer vor mir. Aber sofort kommen auch die Bedenken – „bis wir das alles so umgesetzt haben“, „das ist zuviel Umstellung für uns“, „das Projekt ist zu aufwändig“ und so weiter und so weiter …

Und die Lösung? Packt es an – wenn nicht jetzt, wann dann?!

Natürlich gibt es immer viel zu tun, kein Bereich ist mit zu viel Kapazitäten versorgt. Und im Personalbereich gibt es immer den falschen Zeitpunkt. Jahreswechsel ist die Zeit der Gesetzesänderungen, Frühjahr ist die Zeit der Bescheinigungen, Tarifänderungen Sommer ist Sommer(Ferien) und im Herbst bereiten wir uns schon wieder auf den Jahreswechsel vor. Es ist also nie die richtige Zeit – ausser man nimmt sie sich endlich!

Es läuft doch

„Wir haben alles im Griff, die Abrechnung kommt jeden Monat pünktlich und genau, die Mitarbeiter haben gut Verträge und die Akten sind sauber abgelegt. Warum sollen wir etwas ändern?“ Klar, dann haben wir die Administration voll im Griff, aber was ist mit dem Rest? Zum einen landen Personaler hier schnell in der Kostenfalle, wenn sie nicht auch ihre Prozesskosten laufend überprüfen, zum anderen landen sie in der administrativen Sackgasse. Um nicht falsch verstanden zu werden – aus meiner Sicht ist die Administration eines der wesentlichen Themen, die die Personalabteilung auszeichnen. Aber eben nur eines von mehreren Themen, das aus meiner Sicht die Pflicht der Personalabteilung ist und die Kür kommt eigentlich danach. Nur wer die Pflicht beherrscht, kann sich auch der Kür widmen – und dazu zählen nun einmal Themen wie Recruiting, Talent Management, Candidate Experience, Personalmarketing, … Zu dem Thema habe ich bereits vor einiger Zeit in meinem Blog geschrieben.

Und die Lösung – schafft euch Freiheiten für die Kür!

Die eigene Digitalisierung voran zu treiben, nützt in vielfacher Hinsicht:

• Personaler schaffen sich durch höhere Effizienz Freiräume, um sich genau um die Kür zu kümmern
• Personaler zeigen in einer Vorbildfunktion, wie leicht Digitalisierung funktioniert
• Personaler zeigen den anderen Bereichen, wir ich das Thema rechnen und umsetzen kann
• Personaler beziehen andere in ihre Arbeitsprozesse ein und behalten dennoch die Hoheit darüber
• Personaler sind mal nicht die letzten, die auf den Zug aufspringen

Denn eins muss klar sein – die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten, so sehr sich manche auch dagegen wehren. Und am Schluss wird der, der sich ewig dagegen wehrt, der Verlierer sein. Das hat etwas von Don Quijote. Er kämpft gegen Windmühlen, die ihm als Riesen erscheinen, attackiert staubumwölkte Hammelherden, die für ihn mächtige Heere zu sein scheinen, jagt einem Barbier sein Rasierbecken ab, das für ihn den Helm des Mambrin darstellt, besteht einen „blutigen“ Kampf mit einigen Schläuchen roten Weines und dergleichen mehr. Und dabei berichtet die Geschichte von diesem ausweglosen Kampf des gnädigen Herrn gegen die gnadenlose Maschine, weil der rasante technische Fortschritt damals den Machtverlust der Aristokratie vorantrieb. Die lächerliche Auflehnung des Junkers gegen Windmühlen war dafür das ideale Symbol.

HR – seid Vorbild in der Digitalisierung, es gibt kaum einen weiteren Bereich im Unternehmen, der mehr davon profitiert, egal ob als Role Model oder für die eigene Effizienz!

Kennen Sie schon unsere kostenfreie App „HR-Blogger by BEGIS„? Mehr als 40 HR-Blogs sind hier übersichtlich und offline lesbar.

Android	IOS