5 Tipps, wie Sie ein Outsourcing-Projekt zum Scheitern bringen

Outsourcing der Personalarbeit ist „in“, „modern“, „effizient“. So liest man es auf der einen Seite. Andererseits gibt es auch viel negative Presse zu dem Thema, es wird vom Scheitern der Projekte gesprochen, von unüberschaubaren Kosten und einer sinkenden Qualität. Nach fast 15 Jahren Outsourcing-Erfahrung und vielen hundert Projekten haben sich 5 Punkte immer wieder wiederholt, die ein Projekt garantiert scheitern lassen.

Die Kosten

„Geiz ist geil“ lautet der Werbespruch eines bekanntes Unternehmens – und es ist spannend, wie schnell sich dieser Spruch auch im Geschäftsleben durchgesetzt hat. Und das ist auch schon ein wichtiger Punkt beim Outsourcing. Denn wenn Sie den Dienstleister ausquetschen wie eine Zitrone und auch noch den letzten Cent verhandeln, wenn Sie den wirklich allerbilligsten Anbieter wählen, dann können Sie sich auch vorstellen, dass der Dienstleister die besten Mitarbeiter mit dem Projekt betraut und auch wirklich alle Prüfmechanismen durchführt.

Der Anbieter

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Anbietern allein für das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die einen entscheiden sich für den größten, die anderen für den billigsten oder den beliebtesten. Doch am Ende müssen beide (Kunde und Dienstleister) auch ganz einfach zusammen passen. Was haben Sie davon, wenn Sie ein deutscher Mittelständler sind, der nur lokal unterwegs ist, wenn Sie mit einem internationalen Anbieter zusammenarbeiten, den Sie schon allein wegen seiner laufenden Anglizismen nicht mehr verstehen oder der sein Center in Indien hat, aber niemand bei Ihnen Englisch spricht. Genauso schwierig verhält es sich, wenn Ihr Dienstleister selbst an einen Konzern gebunden ist und die Mutter macht 95% des Geschäfts aus.

Die Qualität

Das ist immer wieder ein spannendes Thema. Da wird vom Dienstleister plötzlich erwartet, dass er die 100%-Qualität liefert. Natürlich dürfen Sie eine hohe Qualität erwarten, Sie zahlen ja auch ein gutes Geld dafür (wenn Sie sich nicht an die „Geiz ist geil“-Mentalität gehalten haben), dennoch kann auch ein Dienstleister nicht zaubern. Auch hier arbeiten Menschen, die mal einen Fehler machen können oder IT-Systeme können ausfallen. Aber können Sie intern auch eine 100%-Qualität nachweisen. Erfahrungsgemäß können die wenigstens Firmen ihre eigenen Qualität überhaupt messen, aber kaum ist ein Dienstleister da, muss alles perfekt werden.

Die Prozesse

Die internen Prozesse sind nicht sauber geklärt? Es gibt keine klaren Regeln und Strukturen? Es ist nichts dokumentiert? – eine ideale Voraussetzung für ein Outsourcing-Projekt. Denn der Dienstleister wird schon wissen wie es geht und hinterher ist es dann immer einfacher, die Fehler des Dienstleisters nachzuweisen und ihn dafür verantwortlich zu machen. Denn er müsste ja eigentlich wissen, was in den Köpfen der bisherigen Mitarbeiter als „Herrschaftswissen“ vorhanden war.

Das Unternehmen

Und bei dem Thema der bisherigen Mitarbeiter kommen wir schon zu dem letzten Punkt. Natürlich versuchen Unternehmen, so wenig wie möglich Personalabbau zu betrieben – erst recht nicht in der eigenen Personalabteilung. Aber den bisherigen Gehaltsabrechnung nach dem Outsourcing plötzlich zum HR-Business Partner zu machen (was er selbst häufig gar nicht will), ist natürlich die beste Motivation, um mit einem Dienstleister partnerschaftlich zusammen zu arbeiten. In der Praxis zeigt es sich hier häufig, dass gerade diese Mitarbeiter immer wieder einen Grund finden, um zu zeigen, dass sie es früher viel besser gemacht haben. Dabei plädiere ich nicht dafür, sofort alle abzubauen, aber gebt ihnen Aufgaben, die ihnen Spass machen.

Sicherlich sind die vorherigen Tipps teilweise etwas überzogen und ich habe zum Glück kein Projekt erlebt, in dem alle Punkte komplett so vorgefallen sind. Aber allein schon einer dieser Punkte kann Ihnen ein Outsourcing-Projekt zum Scheitern bringen – ein Projekt, dass sicherlich jeder der Partner ursprünglich mit viel Elan und großen Zielen umsetzen wollte. Lassen Sie es nicht so weit kommen.

Dieser Beitrag ist auch in der aktuellen Ausgabe der Personal im Fokus (Ausgabe 9/2014) erschienen.