Was bitte hat Automobilbau mit Personaladministration zu tun?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie befinden sich in der Montagehalle eines Automobilbauers und stehen auf der Höhe der Station, wo die fertigen Armaturenbretter in das entstehende Fahrzeug eingebaut werden. Von der Seite kommen der vorgefertigten, vollständigen Armaturenbretter in den Fahrzeugrohbau und werden mit wenigen Handgriffen eingebaut und das sich in der Assemblierung befindliche Fahrzeug, schreitet leise zur nächsten Fertigungsstation weiter. So einfach dieser kleine Schritt auch wirkt, so viel Ingenieurskunst und ganzheitlicher Prozessbeherrschung waren notwendig, um diesen Prozessschritt so einfach wirken zu lassen. Anders gesagt, hier trifft hohe Effizienz auf hohe Effektivität.

Gestatten Sie mir, liebe Blog-Leser, nun diese Montagehalle wieder mit Ihnen zu verlassen und gemeinsam den geistigen Vergleich mit der Personaladministration zu versuchen und die Unterschiede zu beleuchten. Vom Prinzip her, handelt es sich in der Montagehalle um nichts anderes, als um eine Assemblierung. Aus vielen kleineren Elementen entsteht ein grösseres Ganzes. Ähnlich verhält es sich ja auch bei der Datenerfassung, zum Beispiel, bei einem Mitarbeitereintritt. Viele kleineren Daten und Datenelemente werden zu einem grösseren Ganzen, zu einem Mitarbeiterstammsatz assembliert.

Wo liegt aber jetzt der wesentliche Unterschied? Der permanent unter höchstem Konkurrenz- und Kostendruck stehende Automobilbauer hat früh lernen müssen, seine Prozesse durchgängig zu automatisieren und präfabrizierte Bestanteile passgenau und qualitätsgesichert bei Unterlieferanten zu bestellen, um diese direkt ins Fahrzeug einbauen zu können. Wie sieht es aber in den administrativen Bereichen der modernen Personalabteilungen aus? Um das zu verdeutlichen, entführe ich Sie wieder geistig in die oben beschriebene Montagehalle und wir schauen jetzt den Personaladministratoren zu, wie diese die Assemblierung bewerkstelligen: Das vorfabrizierte Armaturenbrett wird von einem hochqualifizierten Team von Spezialisten ins seine Einzelteile auseinandergenommen. Alle Teile werden sorgfältig gekennzeichnet und markiert, in den Pkw-Rohbau getragen und dort von einem neuen Expertenteam wieder sorgfältig zu einem vollständigen Armaturenbrett zusammengebaut. Damit auch alles stimmt, wird fast jeder einzelne Schritt durch eine 4-Augenkontrolle abgesichert, kontrolliert möglicherweise periodisch stichprobenhaft noch auditiert. Sowohl das Demontageteam, wie auch das Montageteam arbeiten unter höchstem Leistungs- und Zeitdruck, um nicht die folgenden Montageschritte zu gefährden. Auch hier sind die Prozesse sorgfältig dokumentiert und möglicherweise sogar zertifiziert. Leider hatte diese Form der Produktion 2 grosse Nachteile: Um die Produktionsqualität zu gewährleisten musste die Geschwindigkeit des Montagebandes stark reduziert werden und der Ausstoss an Neuwagen sinkt auf einen Minimalwert. In Anbetracht der personalintensiven Art der Fertigung und des allgegenwärtigen hohen Leistungsdrucks verursachte diese Form der Produktion eine hohe Fluktuation und führte damit verbunden zu überdurchschnittlich hohe Stellenbesetzungskosten.

Viele Leser werden sich jetzt wundern und behaupten, dass dieses Beispiel an den Haaren herbeigezogen, bar jeglicher Realität und masslos übertrieben ist. Aber ganz ehrlich, ist es wirklich so fern von der Realität?

Wie viele Informationen und/oder Datenelemente werden zum Beispiel bei einem Mitarbeitereintritt noch immer mühsam zusammengetragen (Personalstammblatt) und wiederum in ein HR-System abgetippt, um dort einen vollständigen Personaldatensatz zu bilden? Obwohl die Informatik längst nahezu jeden Privathaushalt erreicht hat, werden noch immer Formulare und Stammblätter handschriftlich am Küchentisch ausgefüllt, Dokumente auf dem familieneigenen Multifunktionsgerät kopiert und in Papierform beigelegt, um Tage später in einem Unternehmen von Spezialisten abgetippt und/oder gescannt zu werden?

Ich bin der Meinung, dass es jetzt an der Zeit wäre, die Geschwindigkeit der HR-Fertigungsstrassen zu erhöhen und Effektivität und Effizienz auch im Bereich der Personaladministration nachhaltig zu optimieren. Wie der Automobilbauer muss jetzt auch der Personaler seinem Kandidaten und/oder (neuen) Mitarbeiter die Eigenschaften und Form der Information vorgeben und diese dann in nahtlosen Informationsflüssen (end2end-Prozesse) in die Personalinformationssysteme fliessen zu lassen. Um abschliessend die Metapher zum Automobilbau ein letztes Mal zu verwenden, das vorgefertigte „Armaturenbrett“ einfach direkt einzubauen. Ich bin überzeugt, dass es jetzt der richtige Moment wäre, den hohen und noch weiter wachsenden Kostendruck auf die Personalabteilungen zu antizipieren und die Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren! Wann legen auch Sie los?

Ein Gedanke zu „Was bitte hat Automobilbau mit Personaladministration zu tun?

  1. Hallo, vielen Dank fuer den Blog! Die Effektivisierung solcher Prozesse ist ja in allen Bereichen und Branchen eine Herausforderung, jedoch notwendig, schon bereits geradezu eine Voraussetzung. Vielen Dank, dass Sie sich so differenziert in Ihrem Blog an das Thema heranbegeben haben.

Kommentar verfassen