Wer hat Angst vorm bösen Wolf?

2015-01 HR-P BEGISOder: Was ist so schlimm an einer digitalen Personalakte?

Wie häufig erlebe ich es, dass bei Diskussionen um die digitalen Prozesse im Personalwesen die Emotionen hochkochen. Das scheint für Personaler ein echtes Schreckgespenst zu sein. Da werden plötzlich alle Register gezogen, die eine Einführung im Unternehmen fast unmöglich erscheinen lassen. Und was in anderen Bereichen schon längst daily Business ist, kann im Personalbereich auf keine Fall Sinn machen.

Doch was sind die Befürchtungen, die sich dahinter verbergen und wie sieht es wirklich damit aus?

Damit beschäftigt sich mein Artikel im Sonderheft „Digitale Personalakte 2015“ der HR Performance 1/2015. Mein Artikel ist hier zu lesen, das gesamte Sonderheft steht hier als ePaper zur Verfügung.

HR-Effizienz oder wie die Liebe blind machen kann

Marius ist verantwortlich für das HR-Shared Service Center (HR-SSC) eines grösseren Dienstleistungsanbieters und liebt seinen Job und seine Aufgaben. Vor 7 Jahren hat er die Funktion von seinem Vorgänger übernommen, der ihm nach einer halbjährigen Übergangszeit das Zepter übergeben hat und in den wohlverdienten Ruhestand getreten ist. Marius K. konnte während dieser Übergangszeit viel von seinem Vorgänger lernen, war dieser doch 23 Jahre lang der hoch angesehen Leiter der Personaladministration in dieser Firma. Das Dienstleistungsunternehmen läuft wirtschaftlich einigermassen stabil, in einem hart umkämpften Markt und beschäftigt rund 4.000 Mitarbeitende. Marius gehört als Leiter HR-SSC nun zum Management, wie schon sein Vater der vor 15 Jahren als Leiter Kreditorenbuchhaltung in den Ruhestand ging. Der Umbau der ehemaligen Personaladministration in ein HR-SSC war das erste grosse Projekt von Marius. Im Zentrum des Umbaus stand die Einführung von SAP HCM und die Digitalisierung der alten Personalakten, nun fein säuberlich und mutmasslich „state-of-the-art“ auf dem Server nach Personalnummern geordnet und gespeichert. Der Anglizismus „HR Shared Service Center“ wurde gewählt, weil die Bereichspersonalverantwortlichen sich neuerdings auch HR Business Partner nannten. Man muss ja auch mit der Zeit gehen! Weiterlesen

ROI einer digitalen Personalakte – HR Effizienz konkret!

Die Personalarbeit ist heute wie vor 20 Jahren durch sehr viele administrative Prozesse geprägt. Repetitive Arbeiten, wie die massenhafte Erfassung von Urlaubs- und Zeitbelegen oder die papiergebundene Bearbeitung mit vielen manuellen Schritten, erlauben eine Effizienz innerhalb der Prozesse, die jeder Personalmanager am liebsten stillschweigend unter den Teppich kehrt; zumindest wenn er bemerkt, wie miserabel sie ist.

Umso erstaunlicher ist es, dass wir bei Diskussionen mit Personalmanagern immer wieder gefragt werden, was denn die Einführung von digital unterstützten Prozessen oder gar die Nutzung einer digitalen Personalakte an Einsparungen für sie bringen würde. Weiterlesen

Ab morgen geht die Zukunft los, Talente umwerben, aber Administration nicht vergessen + miteinander reden!

Ab morgen geht die Zukunft los!

Nun ist es soweit – wie jedes Jahr findet auch diese Oktober wieder die größte Personalmesse Europas in Köln statt – die Zukunft Personal 2014. Und jedes Mal frage ich mich, was kann man auf einer Personalmesse kaufen? Personal? Nein, zum Glück nicht, denn sonst wären wir wieder in den Sklavenmärkten der Vergangenheit, als man sich Mitarbeiter einfach so kaufen konnte 😉

Heute und in Zukunft muss man sie umwerben, die Talente!

Doch das Thema ist heutzutage wesentlich komplexer und zum Glück hat jeder die Entscheidungsfreiheit, zu welchem Arbeitgeber er gehen will. Und da sind wir schon zentralen Themen, die die Personaler z.Zt. massiv beschäftigt. Themen wie die demografische Entwicklung, eine scheinbar veränderte Generation (Y) und neue Arbeitsmöglichkeiten (siehe auch die neue Entscheidung von Microsoft, dass Mitarbeiter keine Anwesenheitspflicht mehr haben) führten in den letzten Jahren dazu, dass die Personalarbeit in diesem Bereich wesentlich komplexer wurde, als sie es noch vor einigen Jahren war. Zum einen wird eine hohe Flexibilität in der Anwendung der erforderlichen Maßnahmen gefordert, neue Tools, von Social Media bis zur automatisierten Bewerberauswahl oder Videos zum Arbeitgebermarketing überschwemmen den Markt, zum anderen wurden viele Gesetze, Richtlinien oder Verordnungen noch nicht an diese Veränderungen angepasst. Weiterlesen

HR und Effizienz – ein Widerspruch?

CB-HR-Effizienz-Cover-webKaum ein anderes Thema hat die Unternehmen in den letzten Jahren so stark beschäftigt wie die laufende Erhöhung der Effizienz. Und am Ende geht es darum, die Produktivität und somit auch den Unternehmensgewinn zu erhöhen oder im schlechteren Fall überhaupt in die Gewinnzone zu kommen. Hat man anfänglich in den Produktionsbereichen begonnen, sind im Laufe der Jahre auch immer mehr die Verwaltungseinheiten unter Druck geraten, um auch einen Beitrag zur Erhöhung der Effizienz zu leisten.

Eine Frage stellt sich dabei aber immer wieder – macht das überall wirklich Sinn oder sparen wir uns auch irgendwann mal zu Tode? Und gerade im Personalbereich steht man immer in der Diskussion zu einer einerseits eventuell nicht immer messbaren Mitarbeiterbetreuung und andererseits dennoch klarer Prozesse und Strukturen zum Beispiel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Personaladministration. Den wie wollen Sie festlegen, wie viel Zeit Sie für ein Mitarbeitergespräch verwenden dürfen, wie viele Bewerbergespräche Sie führen müssen, bis Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben oder wie lange darf ich für ein Arbeitszeugnis brauchen, wenn der eine Mitarbeiter vielleicht nur ein halbes Jahr im Unternehmen, der andere Mitarbeiter 30 Jahre mit vielen internen Wechseln und Veränderungen tätig war. Weiterlesen