Liebe HR’ler – so wird das nix mit der Digitalisierung

Wer sich in den weiten des Web und vor allem auf den Social Media Kanälen bewegt, kommt an dem Thema Digitalisierung nicht vorbei. 4.0 ist das neue Zauberwort, egal ob Industrie, HR, Sales oder wer auch immer. Gleichzeitig gibt es unzählige Studien, die belegen, dass Deutschland im Bereich der Digitalisierung nicht unbedingt der Vorreiter in dieser Welt ist, ganz zu schweigen vom HR-Bereich. Laut einer neuen Bitkom-Studie ist es um die digitalen Kompetenzen der deutschen Arbeitnehmer schlecht bestellt, auch bei passenden Weiterbildungen gibt es demnach Nachholbedarf. Doch warum ist das so?

anbieterEin wesentlicher Grund ist aus meiner Sicht das Thema Unsicherheit – und es gibt leider viele Berichte, die diese Unsicherheit noch weiter schüren. Ein schönes Beispiel ist die aktuelle Kolumne aus dem personalmagazin 08/16 „Doch noch nicht ganz papierlos“. Da beschreibt ein Rechtsanwalt das Thema digitale Personalakte und den Umgang mit dem Papier. Das Ergebnis – nur nicht die Originale wegwerfen, denn es gibt viele datenschutzrechtliche Unsicherheiten und am Schluss ist da auch noch der Betriebsrat, der muss ja auch noch informiert werden.

Ich will eins voraus schicken. Ich zweifle weder die Kompetenz noch die rechtliche Sachlage dieses Themas und des Autors an, das steht mir in keinster Weise zu. Da wir aber selbst mit unserem Produkt EDIB Akte eine digitale Akte vertreiben und die digitale Akte für die meisten Unternehmen der erste Schritt in Richtung „Digitalisierung der HR Arbeit“ ist, möchte ich zumindest versuchen, auch eine andere Sichtweisen ins Spiel zu bringen.

Datenschutz

Cloud-StorageAllein die Diskussion um den Datenschutz begleitet mich ständig. Komischerweise sind die meisten bei XING, LinkedIn, facebook und Co. und geben hier teilweise sehr persönliche Informationen von sich Preis. Wir erledigen unsere Bankgeschäfte online, kaufen online ein und auch die Urlaubsreise wird via Internet gebucht. Alles kein Problem – aber wenn es um Personalakten geht, dann ist der gute alte Büroschrank die sicherste Aufbewahrungsmöglichkeit und da macht es auch nichts aus, wenn mal eine Akte auf dem Schreibtisch liegen bleibt. Und wenn es wirklich mal zum Super-Gau kommt und die Schränke verbrennen, dann ist alles weg. Bei einer vernünftigen IT-Lösung gibt es Sicherungen, genaue Zugriffsbeschränkungen etc. – aber das ist dann unsicher ?

Betriebsrat

Komischerweise erlebe ich den Betriebsrat in der Regel nicht als den bösen Bremser des Themas – ganz im Gegenteil. Ich durfte vor kurzem bei einem Betriebsrat präsentieren – da wurde sehr sachlich und positiv das Thema diskutiert und es ging nicht um das ob sondern um das wie. Und das ist die Erfahrung aus vielen anderen Projekten – wichtig ist es, mit der Arbeitnehmervertretung frühzeitig das Gespräch beginnen und offen diskutieren. Die Bremser sitzen oft in anderen Abteilungen im Unternehmen.

Gesetz

pro contraDoch nun zu dem Hauptthema und den Argumenten, warum das Papier nicht weg darf. In der Kolumne werden da viele Gesetze, Richtlinien und Vereinbarungen aufgeführt. Natürlich hat jeder Jurist recht, der sagt, dass es noch eine Unsicherheit gibt, wenn es um die Akzeptanz von digitalen Dokumenten geht. Doch betrachten wir das Thema mal ganz pragmatisch: Die Einführung und der Betrieb einer digitalen Personalakte kostet Geld, Geld das Unternehmen in der Regel nur in die Hand nehmen, wenn es auf der anderen Seite auch Einsparungen gibt. Wenn der HR-Bereich aber weiterhin die Papierdokumente aufbewahrt, ist ein großer Teil der Einsparung wieder weg und das Ganze rechnet sich rein zahlenmäßig fast nicht mehr. In dem Zusammenhang sei auf einen älteren Beitrag auf diesem Blog verweisen – der ROI einer digitalen Personalakte. Doch wie hoch ist wirklich die Notwendigkeit, dass Dokumente weiterhin aufbewahrt werden? Überlegen Sie einfach mal folgenden Ansatz:

Ja – es ist denkbar, …

      … dass es zu einem Prozess mit Ihrem Arbeitnehmer kommt
      … dass die umstrittenen Ansprüche von einer Urkunde abhängen, die es nur auf Papier gibt (also z.B. nicht Zeitaufzeichnungen aus einem Programm)
      … dass die Urkunde nur in einer Version beim Arbeitgeber existiert, der Arbeitnehmer also keine Ausfertigung der Urkunde hat
      … dass die Echtheit der im elektronischen Personalakt gespeicherten Urkunde bestritten wird
      … dass das Gericht sich dem Zweifel an der Echtheit anschließt, obwohl Sie die sorgfältige Speicherung und den sauberen, seriösen Prozess dokumentieren können
      … dass diese Tatsache ausschlaggebend für den Ausgang des Prozesses ist
      … dass der dadurch entstandene Schaden größer ist als die Einsparung, die Sie in der gesamten Zeit durch die digitale Personalakte erzielt haben …

… aber wie wahrscheinlich ist dieses Szenario?

Wir kennen bei BEGIS aus unserer Erfahrung heraus keinen Fall, in dem es so war und die meisten unserer Kunden vernichten auch die Originalbelege.

Was ist das Fazit daraus?

Wir brauchen mehr Mut, um den Weg in die richtige Richtung zu gehen – und die Digitalisierung ist nun einmal die einzige Richtung. Mut, den viele erfolgreiche Unternehmer schon in der Vergangenheit bewiesen haben. Sonst würden wir heute nicht in Flugzeugen fliegen, im Zug mehr als 200 km/h fahren oder unsere Bankgeschäfte übers Internet abwickeln.

Wir brauchen aber auch eine Lobby, die sich darum kümmert, dass in Deutschland die entsprechenden Rahmenbedingungen geschaffen werden, vor allem in rechtlicher Form. Also nicht nur auf facebook posten sondern auch mal das Thema bei der Politik platzieren.

Sonst wird das nix mit digital!

5 Gedanken zu „Liebe HR’ler – so wird das nix mit der Digitalisierung

  1. Hallo Thomas, Dein Artikel trifft den Nagel auf dem Kopf. Wie oft werden in Unternehmen persönliche Unterlagen weitergeleitet ohne das man sich vorher einen Kopf zum Thema „Datenschutz“ gemacht hatte. Ob das abgeschlossene Büro und der Aktenschrank vor als Sicherheit ausgereicht hatten ist fraglich. Datenschutz ist wichtig, aber auch hier sollte man das richtige Maß anwenden.

Kommentar verfassen