HR zum Business bringen

Bedeutung einer digitale Personalakte und HR-Outsourcings zur Umsetzung der Personalstrategie

JetAviationDie Jet Aviation mit Sitz in Basel ist ein international tätiges, Schweizer Dienstleistungsunternehmen innerhalb der Geschäftsluftfahrt. Das Unternehmen verfügt über 20 Standorte in Europa, Nahen und Fernen Osten sowie in Nord- und Südamerika. Jet Aviation beschäftigt rund 4.500 Mitarbeiter, davon gegen 2.000 Mitarbeiter in der Schweiz, die von 20 HR-Mitarbeitern betreut werden. Das Tätigkeitsgebiet von Jet Aviation umfasst hauptsächlich fünf Geschäftsbereiche – den individuellen Innenausbau von Flugzeugen, die Wartung von Privat- und Businessflieger sowie deren Abfertigung an Flughäfen, das Operieren von Business Jets im Auftrage von Flugzeugeigentümern und Airtaxi Dienstleistungen.

Die letzte Zeit war geprägt von Restrukturierungen, die Anfang 2013 abgeschlossen werden konnten und mittlerweile befindet sich das Unternehmen wieder auf einem gesunden Wachstumskurs. So wurden allein in den letzten Monaten 50 Ingenieure neu eingestellt und mit neuen Talenten soll auch ein neuer Schwung in die Firma gebracht werden. In diesem Zusammenhang war es wichtig, auch die HR-Abteilung in der Schweiz modern, schlank und effizient aufzustellen. Durch die Verteilung des Unternehmens auf verschiedene Standorte war es uns wichtig, HR zum Business zu bringen und nicht aus einer anonymen Zentrale heraus zu agieren. Wir haben uns daher entschieden, vom Dave Ulrich – Modell abzuweichen und die HR-Abteilung in kleine Teams aufzuteilen. Jedes Team, bestehend aus einem HR-Manager, einem HR Business Partner und jeweils 2 – 3 Administratoren betreut einen Geschäftsbereich und sitzt auch vor Ort bei seinem Kunden. Diese Teams haben die Aufgabe, die komplette Personalarbeit durchzuführen, angefangen vom Recruiting bis hin zum Arbeitsvertrag oder Zeugnis. Uns war aber auch klar, dass es dabei einige Themen gibt, die wir weiterhin zentral durchführen müssen. Dazu gehörte die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die zentrale Steuerung und Ablage von Dokumenten. Für unser Ziel, HR zum Business zu bringen und gleichzeitig eine zentrale Informationsplattform für das Unternehmen zu installieren war dies ein absolutes „Muss“.

Wir haben uns dazu entschieden, die Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister zu übertragen und haben diesen nach einem Auswahlprozess mit der fidelis HR gefunden. Gleichzeitig konnte fidelis HR mit dem System EDIB® der Firma BEGIS eine digitale Dokumentenverwaltung anbieten, die unsere Anforderungen voll abdecken kann. Dabei war es neben Kostenaspekten vor allem sehr wichtig, einfache Prozesse und umfassende Dienstleistungen im Unternehmen zu etablieren und uns somit von allen administrativen Aufgaben so weit wie möglich zu entlasten. Der Schritt ermöglichte uns die für uns kritischen und wichtigen Aufgaben weiterhin im Unternehmen zu behalten.

Unsere Gehaltsabrechner sitzen seitdem direkt beim Dienstleister. Somit sind wir immer unabhängig von möglichen Krankheiten oder notwendigen Urlaubsvertretungen sicher, dass unsere Gehaltsabrechnung reibungslos ohne Störungen läuft. Auch können wir jederzeit auf das professionelle Know How der fidelis HR Mitarbeiter zurückgreifen – sowohl bei der Betreuung der HR IT-Systeme als auch beim umfangreichen Fachwissen rund um die Gehaltsabrechnung.

Die EDIB® Akte ist ein System, das mit sehr wenig Schulungsaufwand intuitiv zu bedienen ist und auf dem aktuellsten Stand der Technik entwickelt ist. Gleichzeitig ermöglicht uns die sehr professionelle Dienstleistung der BEGIS, dass wir Dokumente einfach einscannen müssen, ohne sie vorher mit Strichcodes oder anderen Merkmalen versehen zu müssen. BEGIS übernimmt für uns anschließend jede weitere Attribuierung, Qualifizierung und Qualitätsicherung und der Beleg landet automatisch im Workflowsystem unseres Dienstleisters für die Gehaltsabrechnung und in unserer digitalen Personalakte EDIB® Akte.

So reibungslos wie heute die tägliche Arbeit funktioniert, so haben wir bereits das Outsourcing-Projekt mit fidelis HR und die Einführung der digitale Akte erlebt. Selbst die Phase der Erstverscannung unserer bestehenden Personalakten – die immerhin Dokumente in drei Sprachen beinhalten – verlief reibungslos mit einer hervorragenden Qualität. Heute sind wir so weit, dass wir alle Originaldokumente nach der Digitalisierung vernichten und somit auf eine redundante Datenhaltung verzichten können. Im Unternehmen selbst gab es zum Glück keinerlei Widerstände gegen die Digitalisierung, auch unsere Legal-Abteilung sah das Thema sehr positiv, da wir durch eine digitale Verarbeitung eine wesentlich bessere Kontrolle über die Dokumente haben.

Nach dem Outsourcing und der Einführung der digitalen Akte werden wir nun die nächsten Schritte angehen. Wir sind mit dem System EDIB® auch in der Lage, Workflows für unsere tägliche Personalarbeit im Unternehmen abzubilden, unabhängig von anderen international gesetzten Systemen. Gerade die Personalarbeit ist immer noch sehr papierlastig und unser Ziel ist es nun, immer mehr weg vom Papier zu kommen. So werden wir in den nächsten Monaten in einfachen Schritten einzelne Themen umzusetzen um so das Unternehmen an die digitale Verarbeitung von Personalprozessen heranzuführen. Hier ist es uns wichtig, nicht mit einem großen Big Bang und auch hohen Einmalkosten ein Jahrelanges Projekt durchzuführen sondern den Weg der kleinen Schritte zu gehen und mit ersten einfachen Workflows auch schnell den Nutzen für die Anwender aufzuzeigen. Hier bauen wir auch auf die weiterhin professionelle Begleitung und Unterstützung der fidelis HR und der BEGIS um neue digital unterstützte Prozesse einfach und pragmatisch einzuführen und zu nutzen.

Als Resümee können wir nur feststellen, dass die Umsetzung unserer Personalstrategie nur durch dieses hybride Modell möglich war. Also ein gezieltes Outsourcing für Themen, die durch eine interne Bearbeitung keinen echten Mehrwert bringen, die Nutzung von modernen Softwaresystemen und eine für uns ideale Aufstellung der HR-Abteilung. Unser Team betreut seit dieser Umstellung hochmotiviert seine Kunden und durch die Gesamtverantwortung eines Teams hat dieses immer den gesamten Überblick im Vordergrund und nicht nur ein einzelnes spezialisiertes Thema. Für uns war es genau der richtige Schritt und wir haben als moderne HR-Abteilung die volle Akzeptanz im Unternehmen und sind somit zum kompetenten Partner des Business geworden!

Raffael Clerici

 

Raffael Clerici
Director HR EMEA & Asia
Jet Aviation

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