HR ohne IT oder IT ohne HR?

Moderne Personalabteilungen bestehen aus einer Vielzahl von Spezialisten. Da gibt es den Recrutier, den Personalentwickler, Spezialisten für Arbeitsrecht oder Compensation & Benefits. Alles je nach Unternehmen mehr oder weniger notwendige Positionen, die aus den heutigen Personalbereichen nicht mehr wegzudenken sind. Mittlerweile gibt es sogar Social Media Manager oder Profis, die sich um das Personalmarketing kümmern – also die Marketingabteilung im Personalbereich. Die Personalbereiche haben so in den vergangenen Jahren viele Unternehmensfunktionen bei sich angesiedelt und sind so funktional fast schon ein kleines Unternehmen im Unternehmen. Sogar eigene Controlling-Bereiche leisten sich manche Unternehmen innerhalb des Personalbereichs.

Alles Themen, die die Mehrwertdiskussion im Personalbereiche unterstützen und aufzeigen sollen, wie wichtig der Personalbereich im Unternehmen ist und was er alles leisten kann. Dennoch wird der Personalbereich in vielen Unternehmen immer noch als reiner Kostenfaktor gesehen und hat es nicht geschafft, sich vom reinen Verwalter von Personaldaten und -akten zum strategischen Partner des Unternehmens zu etablieren. Aber auch genau in den Verwaltungsfunktionen liegen noch viele verborgende Potenziale um

• Kosten zu sparen
• Prozesse zu vereinfachen oder
• Informationen transparenter darzustellen.

Und komischerweise gibt es genau dafür plötzlich keine Spezialisten mehr im Unternehmen. Vom Personaler wird erwartet (oder er hat an sich selbst die Erwartung, dass er es kann), dass er Profi ist in allen Themen der Prozessorganisation und dem Einsatz von internen oder externen IT-Systemen.

Nehmen wir mal ein ganz einfaches Beispiel. Zu unserem Angebotsportfolio gehört unter anderem die digitale Personalakte. Das ist eigentlich ein relativ einfaches Produkt, dennoch muss man bei der Einführung einer solchen Lösung einige IT-Themen beachten. Das beginnt bei der Frage nach einem Archiv-System und endet dabei, wie ein technischer Zugriff auf die Systeme erfolgen soll. Und meistens kann der Personaler noch nicht einmal die Frage beantworten, ob die Systeme im Haus laufen sollen oder bei einem externen Rechenzentrum bzw. in der (deutschen) Cloud. Nun, ich will damit nicht sagen, dass Personaler keine Ahnung von EDV haben – die Frage ist eher, ist das ihr Job? Und wenn wir „nein“ sagen, wessen Job ist es dann? Ich erlebe es bei den Gesprächen leider immer wieder, dass die Personaler dann ungern die eigene IT-Abteilung mit ins Spiel holen, da hier eine  gewisse Diskrepanz zu spüren ist. Auf der einen Seite will der Personaler über seine Systeme, mit denen er arbeitet selbst entscheiden (was ich gut verstehen kann), auf der anderen Seite fehlt den IT-Kollegen oft auch das spezielle Personaler-KnowHow um über die Systeme zu entscheiden. Und dann kommt noch das Thema Datenschutz, bei dem der Personaler immer Angst hat, dass die IT-Abteilung am Ende alle Personaldaten sieht und hier ein Risikopotenzial entsteht. Andererseits haben viele IT’ler häufig keine Lust auf Personalsysteme, zum einen genau aus den vorgenannten Gründen, zum anderen ist ein Produktionssystem bei einem Produktionsunternehmen oder die Core Banking Systemen bei Banken wesentlich wichtiger als so ein Personalsystem – ausser am berühmten Tag der Abrechnung, wenn die Gehälter überweisen werden sollen.

Ein anderes Thema ist die Beschäftigung mit aktuellen Entwicklung im IT-Markt. Durch die Themen des Rekruitings oder Arbeitgebermarketings sind es zumindest Spezialisten im Personalbereich gewohnt, sich mit den neuen Möglichkeit zum Beispiel der Social Media Nutzung zu beschäftigen und sie kennen diese Möglichkeiten auch sehr gut. Wer beschäftigt sich aber mit Möglichkeiten, Prozesse mit Workflowsystemen zu vereinfachen, Dokumente mit spezieller Software rechtssicher erstellen zu können oder Mitarbeiterportale aufzubauen und bereits Teile des Prozesses schon beim Mitarbeiter digital beginnen zu lassen. Denken wir allein schon an so „eigentlich primitive“ Themen wie einen Urlaubsantreg. Natürlich ist es einfacher, den weiterhin in Papierform auszufüllen, den Vorgesetzten unterschreiben zu lassen und ihn dann wieder von Hand eintippen zu lassen. Wer beschäftigt sich damit, genau diese Themen anzugehen, Lösungen zu suchen, interne Schnittstellen zu klären und zu entwickeln und dann auch das Projekt zu begleiten.

Ich glaube, Personalabteilungen brauchen künftig auch einen Spezialisten für Ihre eigenen IT-Systeme. Damit meine ich aber keinen „Systemschrauber“, der in einem SAP-System Lohnarten pflegt oder in LOGA die 287. Auswertung entwickelt. Ich meine den Spezialisten, der laufend aktuelle Entwicklungen am Markt beobachtet, die internen grundsätzlichen IT-Strukturen kennt und genau weiss, was Personaler benötigen. Diese Profis können dann hoffentlich auch vielen Personalern die Angst vor solchen Projekten nehmen und gleichzeitig als vollwertiger Partner mit der internen IT diskutieren und Ihren Standpunkt klar argumentieren.

Personalabteilungen haben heutzutage so viele Möglichkeiten, mit einfachen Systemen ihre Prozesse zu vereinfachen und somit dem Unternehmen zu zeigen, dass sie auch ihre eigenen Prozesse voll im Griff haben und auch hier ihren Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten. Und die Spezialisten für Recruitung oder anderes können sich ganz ihrem Thema widmen – den richtigen Mitarbeiter finden oder ihr Unternehmen gewinnbringend im Netz der unendlichen Möglichkeiten darzustellen. Und wir als Anbieter solcher Lösungen haben es in vielen Diskussionen einfacher, weil sofort jemand da ist, der weiss, wie Zugriffe erfolgen oder ob outgesourct werden kann oder nicht.