HR-Effizienz oder wie die Liebe blind machen kann

Marius ist verantwortlich für das HR-Shared Service Center (HR-SSC) eines grösseren Dienstleistungsanbieters und liebt seinen Job und seine Aufgaben. Vor 7 Jahren hat er die Funktion von seinem Vorgänger übernommen, der ihm nach einer halbjährigen Übergangszeit das Zepter übergeben hat und in den wohlverdienten Ruhestand getreten ist. Marius K. konnte während dieser Übergangszeit viel von seinem Vorgänger lernen, war dieser doch 23 Jahre lang der hoch angesehen Leiter der Personaladministration in dieser Firma. Das Dienstleistungsunternehmen läuft wirtschaftlich einigermassen stabil, in einem hart umkämpften Markt und beschäftigt rund 4.000 Mitarbeitende. Marius gehört als Leiter HR-SSC nun zum Management, wie schon sein Vater der vor 15 Jahren als Leiter Kreditorenbuchhaltung in den Ruhestand ging. Der Umbau der ehemaligen Personaladministration in ein HR-SSC war das erste grosse Projekt von Marius. Im Zentrum des Umbaus stand die Einführung von SAP HCM und die Digitalisierung der alten Personalakten, nun fein säuberlich und mutmasslich „state-of-the-art“ auf dem Server nach Personalnummern geordnet und gespeichert. Der Anglizismus „HR Shared Service Center“ wurde gewählt, weil die Bereichspersonalverantwortlichen sich neuerdings auch HR Business Partner nannten. Man muss ja auch mit der Zeit gehen!

Besonders stolz ist Marius auf die Tatsache, dass es ihm stets gelungen ist, das HR-SSC aus sämtlichen Reorganisationen rauszuhalten und noch heute führt er stolz 4 Teamleiter und 28 Spezialisten und Sachbearbeiter/innen. Die unliebsamen Vertreter neuer Lösungen konnte er auch immer erfolgreich abwimmeln. Er liebt seine Rolle als fürsorglicher Chef und steht voll und ganz hinter seinen Leuten.

Das letzte Geschäftsjahr war besonders intensiv und anstrengend. Die Geschäftsleitung hatte beschlossen, das HR-SSC in ein umgebautes Lager in der Nachbargemeinde zu zügeln, um dem wachsenden Kundendienst mehr Fläche zur Verfügung zu stellen. Dank seiner engagierten Führung, gelang es dem Team in nur 3 Monaten, sämtliche HR-Dokumente mit der neuen Adresse des Service Centers zu versehen. Eine einzige kleine Ausnahme rutschte bei der Aktion durch, auf einem Informationsschreiben der Personalabteilung stand noch die falsche Adresse – aber Gott sei Dank merkte es keiner. Er war stolz auf die Leistung und dafür liebte er seine Crew.

Kaum hatte das neue Jahr angefangen, kommt es schon wieder faustdick. Die Kollegen „Compensation & Benefit Manager“ und „People Development Manager“ haben es geschafft, die Entscheidungs- und Mitwirkungsgremien von der Notwenigkeit neuer „Job Grades“ zu überzeugen und nun droht grosses Ungemach für das HR-SSC. Die Kollegen benötigen Zugriff auf Dokumente in der Personalakte und schlimmer noch, jeder Mitarbeiter soll einen neuen Anstellungsvertrag bekommen.

Bei der Personalakte steht nun die Fragestellung im Raum, wie die Zugriffe für die Projektteam-Mitglieder des neuen „ Job Grade Projektes“ gewährt werden sollen. Dafür war doch die Akte nie vorgesehen! Den Projektteam-Mitgliedern ist auch unwohl, weil die Qualität der elektronischen Personalakte und die kryptischen Dateibezeichnungen über die Grenzen des HR-Bereichs bekannt sind.

Schlimmer kommt es nur bei den neuen Anstellungsverträgen. 4.000 neue Verträge in 10 Varianten (mit Subtypen) und auch noch diese 130 Sonderfälle in dieser Tochtergesellschaft in einer anderen Sprachregion machen den Vorfall zur Herkules-Aufgabe.

Marius K. zieht sich niederschlagen und angezählt in sein Einzelbüro zurück und überlegt, wie er diese aus seiner Sicht ebenso überflüssige, wie mühsame Aufgabe erfüllen will. Genau während dieser Zeit wollte er ja seine neue Druck-, Falz-und Kuvertiermaschine für die Gehaltsabrechnungen in Betrieb nehmen und nicht Lakei der Kollegen im sog. „Center of Excellence“ sein. Er sieht keinen anderen Weg als kurzfristig den Personalkörper mit Leihmitarbeitern zu erhöhen, um diese grosse Mehrarbeit zu bewältigen. Gott sei Dank weiss seine jüngere und tüchtige Stellvertreterin geschickt mit der Serienbriefunktion von MS-Word umzugehen, wodurch er die Verträge „automatisch“ erstellen kann, zumindest innerhalb der gleichen Vertragstypen. Wenn er alle Mann an Deck befiehlt und alle mitmachen, dann sollte es irgendwie zu schaffen sein. Die Sache mit der Akte löst er der Not gehorchend, unkonventionell und einfach. Resignierend berechtigt er sämtliche Mitglieder des Projektteams auf die Verzeichnisse zuzugreifen, ist ja höhere Gewalt und ja, sollen die doch suchen…

Einen Tag später sitzt Marius bei seinem Vorgesetzten im Büro und präsentiert stolz sein Lösungskonzept und seine Personalanforderungen. Plötzlich erstarrt er, als ihn sein Vorgesetzter fragt, ob sein HR-SSC wirklich dem aktuellen Stand der Technologie entspricht. Ruhig und gelassen erklärt ihm dieser, dass er gerade von einem Erfahrungsaustausch unter Personalchefs zurückkommt und er dort wertvollen und zugleich erstaunlichen Input erhalten hat.

Er habe gerade gestern mit einer Kollegin, Personalleiterin eines ähnlichen Unternehmens von nahezu gleicher Dimension gesprochen und diese hatte genau die gleichen Herausforderungen zu stemmen. Der grosse Unterschied liegt aber in der Art der Bewältigung. Die Anpassung der Dokumente nach dem Umzug des HR-SSCs ins Nachbardorf war in rund 7 Minuten erledigt und zwar restlos in allen Dokumenten. Der Zugriff auf das elektronische Personaldossier war durch das Anlegen einer neuen Rolle in 10 Minuten geregelt. Dank Volltextsuche innerhalb der berechtigten Bereiche der Akte, fand das Projektteam rasch die benötigten Informationen. Das Erstellen der neuen Verträge war lediglich eine Anpassung einzelner Textbausteine, was nach rund 10 Tagen, inkl. deren juristischer Überprüfung getätigt war und das System produzierte die neuen Verträge selbständig, wo nötig auch in einer anderen Sprache. Zu guter Letzt noch die neue Falz- und Kuvertiermaschine. Diese war schon vor langer Zeit ins Firmenmuseum transferiert worden, denn die Dokumente werden seit 4 Jahren automatisch in das entsprechende eMail-Postfach oder seit geraumer Zeit, direkt in die private Cloud des Mitarbeiters geschickt.

Als sein Vorgesetzter noch die personelle Stärke, bzw. den Headcount des Shared Service Centers beim Mitbewerber erwähnte, setzten starke Transpiration und Unwohlsein ein und Marius wurde schwarz vor Augen oder wie im Titel beschrieben, Liebe macht blind.

Automatische Dokumentengenerierung, Workflow-Automatisierung, elektronischer Versand von Unterlagen, wie auch leistungsfähige Lösungen im Bereich der digitalen Personalakten, gehören heute zum normalen Bild jeder innovativen und kostenbewussten Personalabteilung eines grösseren Unternehmens. Nur so kann sichergestellt werden, dass die knappen und wertvollen HR Ressourcen zielgerichtet in die wertschöpfenden und spannenden Aufgaben des modernen HR Managements investiert werden können.

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