Entscheidungshilfen für Automatisierung im HRM?

Das Thema Bewertung von Maßnahmen hat mich in meiner Zeit als „Outsourcer“ immer am meisten gewundert. Es war wirklich überraschend, wie wenig Unternehmen detailliert die echten Kosten ihrer Personalarbeit kannten.

Allein schon, wenn es um so ein einfaches und abgrenzbares Thema wie die Gehaltsabrechnung ging, kannten die wenigsten ihre Kosten pro Gehaltsabrechnung oder pro Mitarbeiter oder sie haben einfach die Personalkosten ihrer Gehaltsabrechner gerechnet und das wars. Das aber auch einiges an Sachkosten und vor allem EDV-Systemen nur für sie vorgehalten wurde, haben viele vernachlässigt und oft auch gar nicht gewusst, was das alles kostet.

Ich bin überzeugt, dass dies der erste Schritt sein muss. Egal in welche Richtung sich ein Unternehmen entscheidet, es muss sich erst einmal über seine eigenen Kosten bewusst sein und diese intern offen darlegen. In diesem Zusammenhang findet man häufig schon die ersten Themen, die man gerne auch als „nice to have“ bezeichnet. Natürlich mag es „nice to have“ sein, wenn eine Unternehmen einmal im Jahr alle Pensionisten zum Essen einlädt, aber wenn das die Unternehmenskultur ist und man sich dessen auch bewusst ist, dann ist es aus meiner Sicht sicherlich ok.

Man muss solche Entscheidungen nur in dem Bewusstsein treffen, welche Auswirkungen sie haben, sowohl finanziell als auch kulturell. Ob ein Unternehmen nun outsourct oder intern die Prozesse so effizient wie möglich (und nötig) gestaltet – es gibt aus meiner Erfahrung heraus keine klare Empfehlung.

Aber ein Unternehmen, das bisher keinerlei Erfahrungen mit Outsourcing-Prozessen hat, wenig Standorte betreibt und keinerlei Erfahrung in der Steuerung von Providern hat, sollte vielleicht nicht gerade mit der Personalabteilung beginnen. Ebenso wird es für Unternehmen schwierig, digitale Prozesse einzuführen, wenn flächendeckend keine Rechner zu Verfügung stehen und Mitarbeiter oder Führungskräfte bisher weder mit Portalen oder Weblösungen arbeiten.

Ich bin überzeugt, dass in der Zukunft gerade die als hybrid bezeichneten Lösungen wesentlich mehr zur Geltung kommen. Dies betrifft auf der einen Seite den Grad des Outsoucings vom Betrieb der Software bis hin zum kompletten Outsourcing der Personaladministration und auf der anderen Seite den Einsatz von Workflow-Systemen, die ja gerade die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter, Führungskraft, dem HR Business Partner und der Personaladministration bzw. dem Outsourcer optimieren.

Durch diese ganzen Maßnahmen werden natürlich erhebliche Freiräume oder Kosteneinsparungen geschaffen. Leider werden häufig aber nur die Kosten eingespart und das wars. Dann hat natürlich die Personalabteilung mit Zitronen gehandelt und vielleicht ist das auch ein Grund, warum hier so wenig unternommen wird. Intelligenter sind sicherlich die Lösungen, die die Einsparungen dann wieder ins Unternehmen einbringen und zumindest Teile der Einsparung dafür nutzen, in strategische Personalthemen zu investieren, sei es in Recruiting-Maßnahmen, Personalentwicklung oder Möglichkeiten, das Potenzial älterer Mitarbeiter zu fördern.

Eins muss man dabei aber auch berücksichtigen – die neuen Aufgaben müssen auch zu den Mitarbeitern passen. Ich habe hier schon Unternehmen erlebt, die haben ihre Gehaltsbrechnung outgesourct und wollten aus den bisherigen Gehaltsabrechnern Personalentwickler, Recruiter und HR Business Partner machen. Die Mitarbeiter wollten dies aber nicht und haben ihre frei gewonnene Zeit genutzt, dem Outsourcer immer wieder zu zeigen, was er falsch macht oder sie besser gekonnt hätten. Solche Projekte sind zum Scheitern verurteilt.