Warnung an alle Personalmanager!
Wir befinden uns im Jahr 2014 und alle Unternehmensbereiche sind von BPM begeistert! Alle? Nein, ein von unbeugsamen Mitarbeitern bevölkerter Unternehmensbereich hört nicht auf, diesem BPM Widerstand zu leisten ;-).
BPM bedeutet in diesem Zusammenhang nicht „beats per minute“, also das Tempo eines Musikstückes oder „Bundesverband der Personalmanager“.
Eins der meistgelesenen Themen auf der Competence Site war letztes Jahr BPM im Sinne von Business Process Management. Nicht überraschend war BPM 2013 auch Titel des ersten Competence Books. Nochmals zur Klarstellung – unter BPM versteht zum Beispiel Wikipedia – sicherlich nicht wissenschaftlich belegt, aber ich finde Wikipedia immer wieder interessant – die Beschäftigung mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Hierbei geht es nicht nur um technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationsstruktur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten. Nun, wenn man dieses Spektrum sieht, dann handelt es sich eigentlich aus der „alten“ Organisationslehre um die Aufbau- und
Ablauforganisation, aber BPM klingt nun mal spannender und es wird wieder mal eine alte Kuh in neuem Fell durchs Dorf getrieben.
Ich persönlich bin der Meinung, dass Business Process Management heute und in Zukunft ein wesentlicher Bestandteil ist, um Unternehmen effizient und schlagfertig aufzustellen. Nur ein Bereich im Unternehmen („das Widerstands-Dorf“) scheint es aber wieder mal zu schaffen, sich elegant – zumindest oft – aus der Affäre zu ziehen – der Personalbereich.
Bei einem meiner früheren Arbeitgeber hatten wir eine sogenannte Organisationsabteilung, die sich primär mit den Themen der Ablauf- und Aufbauorganisation beschäftigt hat – also mit der gleichen Fragestellung wie heute das BPM – wer macht was, wann, wie und womit. Diese Abteilung hatte die Aufgabe, in allen Unternehmensbereichen nach den effizientesten Strukturen und Prozessen zu suchen und die Bereiche dabei zu unterstützen, die Ergebnisse auch in der Praxis umzusetzen. Ich war damals selbst im Personalbereich und wir waren der Meinung, dass wir das selbst können und hatten immer ein gutes Argument, um die internen Berater auszuladen: Wir hatten es ja schließlich mit Personaldaten zu tun und da darf keine andere interne Abteilung rein. Irgendwann beauftragte unser Vorstand ein großes Beratungsunternehmen und das zeigte uns plötzlich auf, wie wir 60% der Kapazitäten einsparen können und ließ uns dann damit allein. Da wäre die interne Organisationsabteilung vielleicht doch besser gewesen.
Aber egal, wie wir das Ganze nennen – ob Organisationsabteilung oder BPM-Team, und egal, ob intern oder extern – diese Unterstützung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor um Prozesse hocheffizient durchzuführen. Ich bin der festen Überzeugung, dass das Thema BPM auch in Personalabteilungen noch stärker Einzug halten muss, denn gerade hier haben wir ein sehr großes Potenzial durch die Einführung IT-gestützter Tools.
Allein die Einführung einer digitalen Personalakte setzt viel Kapazitäten im Personalmanagement frei und erhöht die Qualität und Sicherheit der Personalarbeit. Viel mehr Nutzen ergibt sich dann aber durch durchgängige digitale Prozesse – angefangen von Workflows (vom einfachen Urlaubsantrag bis hin zum komplexen Bewerbermanagement mit Bewältigung aller Aufgaben zum Eintritt) über die automatisierte Dokumentenerstellung (zum Beispiel für Arbeitsverträge) bis hin zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Personalabteilungen haben damit die Möglichkeit, freie Ressourcen zu schaffen und diese für wichtigere, strategische Themen einzusetzen, wie z.B. die Personalbeschaffung oder das Demographiemanagement. Und Gott sei Dank, es gibt Sie natürlich, die Personalmanager die das Potenzial schon erkannt und erfolgreich realisiert haben. Auch wir arbeiten sehr erfolgreich mit innovativen HR-Managern bei unseren Partnern zusammen.
Meine Bitte an die Personalmanager, die heute schon erfolgreich auf moderne BPM-Ansätze setzen: Berichten Sie auch anderen von Ihren Erfolgen. Und wer noch nicht im Thema BPM unterwegs ist: Machen Sie es einfach, informieren Sie sich und suchen Sie den Austausch!
In diesem Sinne machen Sie sich „fit“ für 2014, 2015, …!
Dieser Beitrag ist dieses Jahr bereits als Editorial der Competence Site erschienen
