Benötigt Digitalisierung der Personalarbeit Mut?

Das Wort „Digitalisierung“ gehört sicherlich zu einem der meistgenannten Begriffe im vergangenen Jahr. Und nicht selten wird darüber diskutiert, dass der Personaler verantwortlich für die Digitalisierung im Unternehmen ist oder diese zumindest aktiv begleiten muss. Gerade die (häufig selbsternannten) Influencer oder Berater, die sonst kein anderes Betätigungsfeld finden, schreiben immer wieder von „HR muss… „, „HR geht sonst unter… „, „HR wird überflüssig …“. Meistens ohne konkrete Handlungsempfehlung – woher auch, die wenigsten haben schon einmal eine Personalabteilung von innen gesehen.

Eins ist dabei ganz einfach und war eigentlich schon immer so. Personal war schon in der Vergangenheit – und wird es aus meiner Sicht auch in der Zukunft sein – der Bereich, der Unternehmensveränderungen begleitet. Egal ob es sich um neue Führungsstrukturen handelt, neue Organisationsmodelle oder neue Arbeitsweisen, wie sie auch die Digitalisierung mit sich. Was ist denn daran so neu? Ich selbst war vor 30 Jahren als Personaler in einem Großunternehmen tätig, auch damals haben wir schon als Personalabteilung Unternehmensveränderungen aktiv begleitet. Damals nannte man ganz einfach „Workshop“, „Arbeitskreis“ oder „Meeting“, die Tools waren aber die gleichen wie heute – nur dass es heute neue Buzzwords dafür gibt, wie „Barcamp“, „WOL“ oder was auch immer. Wir waren die Profis, die die entsprechenden Methoden und Vorgehensweisen beherrschten, um Menschen oder Gruppen bei Veränderungsprozessen zu begleiten. Das war schon damals eins der wichtigsten Handwerkzeuge, die ein Personaler aus dem Effeff kennen musste. Arbeiten mit Gruppen und Menschen.

Doch etwas anderes gehörte schon immer und wird auch in den nächsten Jahrzehnten zu den Basisthemen der Personalarbeit gehören – das Beherrschen der administrativen und verwalterischen Aufgaben, immer unter dem Blick der modernen Möglichkeiten und effizientesten Vorgehensweisen. Doch hier hapert es manchmal etwas bei den Personalern – denn bei der Digitalisierung der eigenen Personalprozesse hinkt der ein oder andere doch hinterher. Dabei meine ich noch nicht mal so „hippe“ Themen wir Bots oder KI, sondern ganz einfache und mittlerweile ausgereifte Themen wie digitale Prozesse / Workflows oder ein Dokumentenmanagement.

Was hat das nun mit Mut zu tun?

Neben ein paar Großkonzernen haben sich, aus meiner Erfahrung heraus, die wenigsten Unternehmen wirklich mit der Digitalisierung Ihrer Personalprozesse beschäftigt. Denn das erfordert in manchen Bereichen etwas Mut, um das Thema anzugehen.

Mut für Technik

Digitale Workflowsysteme oder allein schon eine digitale Personalakte erfordern eine Auseinandersetzung mit Technik. Papier abzulegen oder von A nach B per Post zu bewegen, ist für jeden ein nachvollziehbarer Prozess. Versuchen wir, diese Prozesse digital abzubilden, muss man sich mit Technik, Prozessen, Strukturen, Systemen auseinandersetzen und diese verstehen und optimal einsetzen. Nicht selten versuchen IT-Bereiche oder der Einkauf hier die Personalabteilung zu verunsichern oder auf einen anderen Weg zu bringen. Wie oft erlebe ich es, dass die Personalabteilung dann doch nicht eine „echte“ digitale Personalakte einführt, sondern das allgemeine DMS (Dokumentenmanagementsystem) des Unternehmens einsetzen muss. Ddenn das verursacht nur die berühmten EDA-Kosten, es ist ja Eh da. Das kann dann zwar Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen revisionssicher ablegen, nützt aber für den spezialisierten Personalprozess so gut wie nichts. Was ist die Folge: Es werden dennoch Papiernebenakten geführt, die IT hat sich mal wieder durchgesetzt und HR arbeitet nach wie vor mit alten Prozessen und hat eigentlich nur zusätzliche Kosten. Haben Sie den Mut, sich auch mal gegen andere Bereiche durchzusetzen und das für Sie richtige System einzukaufen.

Mut für Kosten

Nicht ist umsonst – ein alter Spruch, aber es ist nun einmal so. Wer Prozesse digital umsetzen will, muss investieren. Investieren in Systeme, in die Einrichtung, in den Betrieb, in die Wartung und in die Schulung. Ja das ist so und kann auch niemand wegdiskutieren. Das ist aber bei allen Systemen so, egal ob wir von Produktions-, Finanz- oder Vertriebssystemen sprechen. Diese Kosten müssen in Budgets, ROI-Berechnungen etc. durchgesetzt werden. Und ja, auch Personal muss sich hier mit Einsparungen auseinandersetzen. Wichtig ist es aber auch hier, sich bei den entsprechenden Gremien auch durchzusetzen und mutig die Themen umzusetzen. Gerade für die ROI-Berechnung einer digitalen Personalakte gibt es mittlerweile ein Standard-Werk, das Ihnen genau aufzeigt, wie Sie die Kosten einer digitalen Personalakte sehr schnell wieder einsparen können. Interessenten können dieses Papier gerne bei mir direkt anfordern.

Mut für Widerstände

Allein schon bei der digitalen Personalakte gibt es öfters eine ganze Liste an Widerstandskämpfern. Angefangen bei Betriebsräten über Führungskräfte, die eigenen Mitarbeiter der Personalabteilung oder die Rechtsabteilung. Nehmen wir ein kleines Beispiel – wie oft diskutiere ich mit Unternehmen, ob sie im Rahmen der Einführung einer digitalen Personalakte alle Dokumente vernichten können. Und je nachdem, wen sie fragen (Juristen, Praktiker, Bedenkenträger), bekommen sie unterschiedliche Aussagen. Am Ende gehen manche dann den vorsichtigen Weg und regeln das mit einer doppelten „Buchführung“, also digital und in Papier. Dass sich so ein Projekt nur schwer rechnen lässt und kein wirklicher Nutzen entsteht, liegt auf der Hand. Also auch einmal klare Entscheidungen treffen, mit den Mitbestimmungsgremien aktiv diskutieren – dann klappt’s auch gegen die Widerstände.

Und was sonst noch alles passieren kann

Selbstverständlich kann in einer digitalen Lösung auch einmal etwas passieren. Das Rechenzentrum läuft vielleicht nicht, die Software hat einen Fahler oder ein Mitarbeiter ist einfach mal nicht in der Lage, die richtigen Tasten zu drücken. Komischerweise scheinen solche Szenarien immer nur bei digitalen Themen vorzukommen. Nur hier gibt es Ängste, die es in der guten alten Papierwelt nicht gibt. Nein, in der Papierwelt haben wir noch nie eine Personalakte gesucht (die mal wieder ein Kollege am Schreibtisch liegen hatte), hier sind noch nie Dokumente falsch abgelegt worden (die ich digital zumindest leicht finden kann) und hier ist auch noch nie ein Antrag irgendwo liegen geblieben und keiner weiß, wo er liegt. Und im Worst Case ist auch noch nie ein Papierarchiv vernichtet worden, sei es durch Feuer oder Wasser. Nein, so etwas kann nur in einer digitalen Welt passieren, die meistens über mehrere Server, Rechenzentren, Zugangskontrollen oder Sicherungskopien abgesichert ist. Muss mal also auch mutig sein, um einfach mal der Technik zu vertrauen? Komischerweise vertrauen wir im privaten Bereich dieser Technik, sei es im Bankenverkehr oder mittlerweile auch bei Behördengängen. Und da gehen wir manchmal sehr leichtsinnig mit den Themen um, wie aktuelle Beispiele zeigen.

Ja, die Einführung einer digitalen Welt erfordert manchmal etwas Mut, wir müssen uns auf neue Prozesse und Vorgehensweisen einlassen, Widerstände bekämpfen und Softwareherstellern vertrauen. UNdhier können Personaler sich an die eigene Nase fassen, denn sie fordern von anderen Bereichen auch den Mut, sich auf Veränderungen einzulassen und mal etwas Neues zu tun.

Personaler – seid mutig!